Die rasche Expansion eines der größten Agrarindustrieunternehmen Lateinamerikas brachte neue Herausforderungen mit sich, insbesondere im Bereich Commercial Control. Die Wachstumsstrategie des Unternehmens, die die Eröffnung neuer Produktionsstätten umfasste, erhöhte das Volumen der zu verwaltenden Verträge und Dokumente erheblich. Dies verdeutlichte die Notwendigkeit einer Überarbeitung der internen Prozesse, um Lücken zu vermeiden und die Betriebskontinuität bei hoher Effizienz zu gewährleisten.

Die Commercial-Control-Abteilung musste mehr als 7.400 Dokumente und Rohstoffbezugsverträge ohne automatisierte Tools verwalten. Die Analyse, Validierung und finanzielle Abwicklung dieser Verträge erfolgte manuell, war extrem zeitaufwändig und erhöhte das Fehlerrisiko.

Daher beauftragte das Unternehmen act digital mit einem VSM-Projekt (Value Stream Mapping, auch Wertstromanalyse oder Wertschöpfungsketten-Mapping genannt), das auf den Commercial-Control-Bereich fokussiert war. Ziel war es, Prozessschwächen und Automatisierungspotenziale zu identifizieren sowie eine Roadmap für prioritäre Lösungen zu entwickeln. Neben der Beseitigung manueller Prozesse zielte der Ansatz auf die Integration von Systemen und Workflows (Organisation der Arbeitsabläufe) ab, um die Prozesse maximal zu optimieren.

In diesem Text zeigen wir, wie das VSM-Projekt für das Unternehmen entscheidend war, um das beste Format für die Prozessrestrukturierung zu identifizieren und die Ergebnisse zu steigern.

Kunde: Marktführer in Ethanolproduktion und agroindustrieller Innovation

Das Unternehmen, das mit act digital zusammenarbeitet, ist im Agrarindustriesektor tätig und befindet sich in einer Phase rascher Expansion. Das Unternehmen begann seine Tätigkeit im Jahr 2006 mit der Produktion von wasserfreiem und hydratisiertem Ethanol, DDGS (Distiller’s Dried Grains with Solubles) und Maisöl. Heute verfügt es über Produktionsstätten in Paraguay und Brasilien.

In den letzten Jahren verzeichnete das Unternehmen ein exponentielles Wachstum. Diese Expansion führte dazu, dass die Anzahl der Produktionsstandorte von einem auf sieben anstieg (fünf sind bereits in Betrieb, zwei im Bau).

Mit einer klaren Mission, Getreide in nachhaltige Lösungen umzuwandeln, investiert das Unternehmen kontinuierlich in die Diversifizierung seiner Produkte, erweitert den technologischen Rahmen für pflanzliche Öle und entwickelt Strategien für die Energieerzeugung aus erneuerbaren Quellen. Heute gilt das Unternehmen als der größte Produzent von Maisethanol in Lateinamerika.

Herausforderung: Hohes Dokumentenaufkommen und manuelle Prozesse

Die Hauptherausforderung des Projekts lag im Bereich Commercial Control, der für die Analyse, Erstellung und Verwaltung von Rohstoffbezugsverträgen verantwortlich ist. Jährlich verwaltet diese Abteilung über 7.400 Dokumente, die manuell geprüft werden.

Da dem Unternehmen automatisierte und integrierte Systeme fehlten, mussten viele Mitarbeiter in die Dokumentenanalyse eingebunden werden. Aufgrund des Risikos manueller Fehler wurden dieselben Aufgaben häufig mehrfach überprüft oder wiederholt, um Fehler zu vermeiden, die erhebliche finanzielle Verluste nach sich ziehen könnten.

Lösung: VSM mit Fokus auf Prozessautomatisierung

Um die Herausforderungen im Commercial Control zu bewältigen, entwickelte act digital ein Projekt, das die Wertstromanalyse sowie die Restrukturierung von Prozessen zur Implementierung von RPA (Robotic Process Automation) und zur Integration von Unternehmenssystemen mit automatisierten Workflows umfasste.

Ziel des Projekts war es, den Arbeitsfluss zu verstehen, Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren und eine Roadmap für priorisierte Automatisierungsmaßnahmen zu erstellen.

Methodik

1. Marktkontextanalyse (Desk Research)
   Eine detaillierte Analyse des Ethanol- und Biomassemarktes unter Berücksichtigung des strategischen Ziels des Unternehmens, die Produktionskapazität bis 2024 um 45 % zu steigern.
2. Interne Analyse
   Der Schwerpunkt lag auf den Herausforderungen der Rohstoffbeschaffung, um zu verstehen, wie das Produktionswachstum die Commercial-Control-Abteilung beeinflusst.
3. Einzelinterviews mit Stakeholdern
   Gespräche mit Vertragsverantwortlichen identifizierten Kernprobleme wie:
   • fehlende Systemintegration,
   • mangelnde Dokumentennachverfolgung,
   • keine Automatisierung,
   • hoher Anteil manueller Dokumentenprüfung.
4. Wertstromanalyse-Workshop
   Gemeinsam mit den beteiligten Abteilungen wurden Optimierungspunkte und Lösungen erarbeitet.
5. Lösungsszenarien
   30 Lösungsansätze wurden bewertet (Business Impact vs. Implementierungskomplexität).

Ergebnisse: Produktivitäts- und Effizienzsteigerung

Die Umsetzung der Lösungen wird folgende Vorteile bringen:

• 10 % mehr Effizienz durch Netzwerkordnerintegration,
• höhere Genauigkeit und Geschwindigkeit durch automatisierte Datenerfassung (APIs),
• 30 % Effizienzsteigerung durch automatisierte Workflows.

Wie wir Ihrem Unternehmen helfen können

Bei act digital setzen wir auf Methoden wie Service Design und VSM, um komplexe Prozesse in integrierte Workflows zu verwandeln.

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