Der Finanzsektor ist äußerst wettbewerbsintensiv und dynamisch und erfordert von Unternehmen Fokus auf operative Effizienz und Anpassungsfähigkeit an verschiedene Szenarien. Agilität und kontinuierliche Prozessverbesserungen werden entscheidend, um Herausforderungen und Risiken zu bewältigen und so Nachhaltigkeit und Wachstum dieser Unternehmen zu gewährleisten. In diesem Kontext gewinnt Projektmanagement an Bedeutung mit zunehmend innovativen Ansätzen. So etwa das Value Management Office (VMO) mit erweitertem Fokus auf Wertschöpfung, -maximierung und -messung für die Organisation.

Im Gegensatz zum traditionellen Project Management Office (PMO), das oft auf Prozesseffizienz beschränkt ist, zielt das VMO darauf ab, sicherzustellen, dass alle Initiativen mit den Organisationsstrategien abgestimmt sind und effektiv zu Ergebnissen beitragen. Die Einrichtung dieser Struktur ist mit Effizienzsteigerungen, Kostensenkungen und kontinuierlichen Betriebsverbesserungen verbunden.

Die Auswirkungen auf Unternehmen im Finanzsektor können erheblich sein, wie die 58%ige Reduzierung der Betriebskosten, die von einer der führenden Autofinanzierungsbanken in Brasilien erreicht wurde. Das Unternehmen beauftragte act digital mit dem Aufbau seines VMO, das Geschäftsbereiche, IT und Compliance integriert. Die Lösung zielte nicht nur darauf ab, diese operativen und strategischen Fragen zu lösen, sondern auch ein nachhaltiges Modell für Wertemanagement und -steuerung zu etablieren.

Basierend auf einer strukturierten Methodik, die explorative Interviews, Prozessabbildung und Framework-Analysen sowie eine phasenweise Implementierung und die Einführung eines kontinuierlichen Verbesserungszyklus umfasste, wurde das VMO unter Berücksichtigung der organisatorischen Gegebenheiten entwickelt. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie das Projekt umgesetzt wurde, welche Herausforderungen bewältigt wurden und welche Ergebnisse erzielt wurden.

Kunde: Marktführer in der Autofinanzierung

Die Finanzinstitution, die act digital für dieses Projekt beauftragt hat, ist spezialisiert auf Kreditlösungen für Fahrzeuge zweier globaler Automobilhersteller. Die Gruppe blickt auf eine fast ein Jahrhundert lange Geschichte zurück und ist seit 20 Jahren in Brasilien tätig. Heute ist sie die führende Bank bei der Finanzierung von Neufahrzeugen dieser beiden Marken.

Dank enger Beziehungen zu den Automobilherstellern und Händlernetzwerken spielt die Institution eine zentrale Rolle bei der Entwicklung und Umsetzung wettbewerbsfähiger Marktstrategien, die auf die Kundenprofile zugeschnitten sind. Um diese Ziele zu erreichen und den Wert ihres Geschäftsmodells zu steigern, muss das Unternehmen seine Prozesse kontinuierlich verbessern – insbesondere in Bezug auf operative Effizienz, Investitionsoptimierung und Risikomanagement.

Herausforderung: Komplexität und operative Ineffizienz vor dem VMO

Die Bank stand vor kritischen Herausforderungen aufgrund fehlender einheitlicher Prozesse und Projektmanagement-Strukturen. In einem stark regulierten Markt musste sie strenge Branchenvorschriften und internationale Standards einhalten, was die operative Komplexität erhöhte.

Vor diesem Hintergrund setzte sich die Bank folgende Ziele:

• Integration und Optimierung der Prozesse in den Bereichen Business, IT und Compliance;
• Ausrichtung der Projektinitiativen an den strategischen Zielen;
• Etablierung eines effektiven Governance-Systems für Compliance und Risikomanagement;
• Implementierung eines Wertemanagementsystems zur Maximierung der Investitionsrendite.

Lösung: Strategische Einführung des VMO

Basierend auf den Anforderungen des Kunden nutzte das act digital-Team das VMO als zentrale Struktur, um die operative und strategische Effizienz der Bank zu steigern. Die Methodik umfasste eine tiefgehende Prozessanalyse, Identifikation von Schwachstellen und integrierte Lösungsvorschläge für Governance und Wertemanagement.

Schritte zur Einrichtung des VMO:

• Explorative Interviews und Fokusgruppen: In der ersten Phase wurden Interviews mit Stakeholdern aus Business, IT und Compliance durchgeführt, gefolgt von Workshops zur Erfassung von Erwartungen und Herausforderungen.
• Prozess-Mapping: Bestehende Prozesse wurden analysiert, um Schnittstellen und wertschöpfende Aktivitäten zu identifizieren.
• Analyse lokaler Rahmenbedingungen: Eine detaillierte Bewertung der bankenspezifischen Regularien und internen Richtlinien sicherte die rechtliche und unternehmensweite Konformität.
• Identifikation von Engpässen: Durch eine detaillierte Analyse wurden Schwachstellen in Prozessen, Methoden und dem Projektportfolio aufgedeckt.
• Lösungsdesign: Das Team entwickelte ein integriertes Value Management Office (VMO), das Business, IT und Compliance verbindet, sowie eine „to-be“-Vision im Einklang mit der Unternehmensstrategie.
• Schrittweise Implementierung: Ein strukturierter Rollout minimierte operative Auswirkungen, mit klaren Zielen pro Phase (Prozessintegration, Technologieeinführung, Compliance).
• PDCA-Zyklus: Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (Plan-Do-Check-Act) wurde etabliert, um die VMO-Performance zu überwachen und anzupassen.

Dieser umfassende Ansatz sicherte eine erfolgreiche VMO-Einführung, die die Erwartungen der Bank übertraf.

Ergebnisse: VMO-bedingte Transformation

Die VMO-Implementierung führte zu messbaren Verbesserungen:

• Operative Effizienz: 58% Kosteneinsparungen durch optimierte Prozesse und gesteigerte Produktivität.
• Bessere Investitionsrendite: Höhere ROI-Quoten dank gezielter Mittelallokation.
• Kontinuierliche Verbesserung (PDCA): 15% Effizienzsteigerung pro Zyklus.
• Risikoreduktion: 30% weniger Compliance-Verstöße.

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