Die Unternehmenswelt wird durch die ständige Entwicklung digitaler Technologien massiv verändert. Um in diesem neuen Umfeld bestehen zu können, sind Unternehmen gefordert, Innovationen und Tools einzuführen, die Effizienzsteigerungen, Risikoreduzierungen und Produktivitätsverbesserungen bewirken.

In der heutigen Zeit ist Robotic Process Automation (RPA) eine Lösung, die kontinuierliche Verbesserungen und damit bessere Ergebnisse liefert. Erst diese Sorgfalt ermöglicht die Identifizierung und Behebung von Ineffizienzen, die selbst nach der Implementierung einer RPA-Lösung bestehen bleiben können.

Durch Investitionen in diesen Optimierungsprozess konnte eines der größten Kosmetikunternehmen Brasiliens die mit RPA erzielten Ergebnisse deutlich steigern. act digital unterstützte dieses Projekt durch Prozessanalyse, Neugestaltung und Technologiemigration der Lösung.

Das Projekt erforderte nicht nur den Austausch von Tools, sondern eine vollständige strategische Überprüfung der bestehenden Prozesse. Mit Hilfe eines spezialisierten, multidisziplinären Teams von act digital steigerte das Unternehmen Produktivität, Effizienz und Ergebnisse – bei anfänglichen Einsparungen von geschätzt 60.000 BRL pro Monat und einem Backlog mit über 100 identifizierten Möglichkeiten. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie diese Ergebnisse erzielt wurden.

Kunde: Vorreiter der Transformation durch Schönheit und Nachhaltigkeit

Das Unternehmen, das act digital mit der Optimierung seiner RPA-Plattform (Robotic Process Automation) beauftragte, ist seit fast 50 Jahren in der Beauty-Branche tätig. Die Gruppe besteht aus verschiedenen Marken, deren Mission darin besteht, das Leben der Menschen durch ihre Prozesse und die Auswirkungen ihrer Handlungen zu verändern, was sich auch im Streben nach sozialer und ökologischer Verantwortung widerspiegelt.

Die brasilianische Gruppe ist in über 50 Ländern präsent und betreibt 4.000 stationäre Geschäfte. Die Marke hat den Titel der weltweit größten Beauty-Franchise erworben und ist Marktführer in der Verbrauchergunst im Heimatmarkt. Mit der Leitung von über 10 Marken muss das Unternehmen die operative Effizienz kontinuierlich verbessern, was entscheidend für bessere Ergebnisse, Risikominimierung und globale Wettbewerbsfähigkeit ist.

Herausforderung: Umfassende Überprüfung der Automatisierungsplattform

Das Unternehmen stand vor der Herausforderung, interne Prozesse zu optimieren und die operative Effizienz zu steigern. Obwohl RPA-Tools bereits in verschiedenen Abteilungen genutzt wurden, musste die gesamte Automatisierungsplattform verbessert werden – von der Identifizierung und Priorisierung der Prozesse bis zur Skalierung des Teams für die Bearbeitung aller Anforderungen.

Eine weitere Herausforderung war die Migration der RPA-Software. Ursprünglich wurden alle Prozesse mit Blue Prism automatisiert, aber das Unternehmen entschied sich für UiPath. Der Technologiewechsel erforderte eine Neuausrichtung der gesamten Plattform.

Die Projektziele waren:

• Prozessanalyse,
• Projektentwicklung,
• Erstellung eines neuen Backlogs durch Identifizierung von Automatisierungsmöglichkeiten mit UiPath,
• Klare Gestaltung der RPA-Plattform,
• Priorisierung von 56 Anforderungen,
• Effizienzsteigerungen für schnellere und wertvollere Lösungen.

Lösung: Neue Automatisierungsplattform

Als Antwort auf die Herausforderungen stellte act digital ein multidisziplinäres Team zusammen (3 Entwickler, 1 Architekt, 3 Funktionsanalysten, 1 Agile Master), das eine projektgerechte Entwicklungsplattform entwarf.

Methodik

Die Innovation lag in der Kombination von Best Practices mit Technologie, um den Nutzen der Lösungen zu maximieren.

• Prozessinnovation: Ein Discovery-Prozess analysierte die Ausgangslage und entwickelte Lösungen durch Prozessmapping und Best Practices.
• Technologieinnovation: Nutzung von RPA-Best Practices und Konsolidierung aller Prozesse in einer Managementplattform (UiPath).

Eingesetzte Technologien:

• UiPath,
• Automation Hub,
• Insights,
• BluePrism,
• Automation Anywhere,
• Power Automate.

Ergebnisse: Mehr Effizienz, geringere Kosten und bessere Leistung

Die Restrukturierung der Automatisierungsplattform führte zu:

• Optimierter Produktivität,
• Höherer Präzision in der Aufgabenausführung,
• Geringeren Kosten und Fehlerquoten,
• Verbessertem Compliance,
• Erhöhter Zufriedenheit bei Kunden und Mitarbeitern.

Diese Vorteile stärkten die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Konkrete Projektergebnisse:

• Monatliche Einsparungen: Bereits die ersten Umsetzungen brachten durchschnittlich 60.000 BRL/Monat,
• Optimierungspotenziale: Ein detaillierter Backlog mit 105 identifizierten Möglichkeiten wurde erstellt,
• Umsetzte Verbesserungen: Bearbeitung von 62 Anforderungen und 43 Prozessdokumentationen,
• Prozessneugestaltung: Entwicklung von AS-IS (aktueller Zustand) und TO-BE (Zielprozess),
• Priorisierungsmatrix: Erstellung einer maßgeschneiderten Priorisierungsmatrix,
• Steuerung: Analyse der Prozessdokumentation und Konsolidierung der Anforderungen im Automation Hub.

Wie wir Ihr Unternehmen unterstützen können

Der Einzelhandels- und FMCG-Sektor ist durch hohen Wettbewerb geprägt. Um Marken und Produkte erfolgreich zu positionieren, müssen Unternehmen ihre operative Effizienz steigern – bei nachhaltigen Ergebnissen.

Eine RPA-basierte Automatisierungsplattform ist die ideale Lösung für diese Anforderungen.

Mit multidisziplinären Teams ist act digital spezialisiert auf digitale Lösungen für Retail und Konsumgüter. Unsere Experten verstehen die Branchendynamik und entwickeln gemeinsam mit Kunden optimale Strategien.

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