Ein Task-Tracking-System aktualisiert automatisch den Status von Aktivitäten und reduziert Ineffizienzen in den Prozessen
In der heutigen wettbewerbsintensiven Landschaft sind operative Effizienz und Prozesstransparenz entscheidend für den Unternehmenserfolg. Sie ermöglichen die Ausrichtung der Aktivitäten an der Geschäftsstrategie und fokussieren auf die Erreichung von Zielen. Andernfalls kommt es zu Doppelarbeit und Produktivitätsrückständen, was sogar die Entscheidungsfindung der Führungskräfte beeinträchtigt.
Um diese Probleme zu vermeiden, erkannte ein führendes Telekommunikationsunternehmen in Brasilien die Notwendigkeit, die Steuerung von Workflows zu optimieren. Das Fehlen eines zentralisierten und automatisierten Systems erschwerte die effiziente Überwachung von Fristen, Produktivität und Engpässen in den Betriebsabläufen.
Ziel war es, die Transparenz der Aktivitäten zu verbessern, das Workflow-Management zu optimieren und die strategische Entscheidungsfähigkeit zu stärken. Die Partnerschaft mit act digital brachte die Lösung für diese Herausforderung: ein automatisiertes Dashboard, das die Art und Weise revolutionierte, wie das Unternehmen seine täglichen Abläufe steuert.
Das Team von act digital entwickelte das Tool mit dem Fokus auf die Beseitigung manueller Prozesse und die Reduzierung des Zeitaufwands für administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Erfassung, Verarbeitung und Darstellung von Aktivitätsdaten. Das System steigerte die operative Effizienz der Teams und sparte vier Arbeitstage pro Monat ein. Erfahren Sie mehr über diesen Erfolgsfall.
Das Unternehmen ist einer der innovativsten Telekommunikationsanbieter Brasiliens. Es ist führend in der 4G-Abdeckung und zeichnet sich durch die Entwicklung des 5G-Systems aus, mit konsequenten Investitionen in die Glasfaserinfrastruktur. Derzeit betreut es über 60 Millionen Mobilfunkkunden.
Mit Fokus auf Innovation, Kundenerlebnis und Agilität basiert das Unternehmen seine Operationen auf einer Kultur der Verantwortung und digitalen Transformation. Der Anbieter ist verpflichtet, Umwelt-, Sozial- und Governance-Praktiken (ESG) umzusetzen und ist in wichtigen Indizes der brasilianischen Börse vertreten, darunter der S&P/B3 Brasil ESG, der CO₂-effiziente Index (ICO2) und der Unternehmensnachhaltigkeitsindex (ISE). Derzeit beschäftigt das Unternehmen rund 10.000 Mitarbeiter sowie externe Teams, die in Schlüsselbereichen wie Informationstechnologie (IT) tätig sind. Mit komplexen Operationen und einer großen Anzahl von Humanressourcen zu verwalten, benötigte das Unternehmen maximale Transparenz über seine Prozesse, um sie kontinuierlich zu optimieren.
Das Unternehmen hatte Schwierigkeiten aufgrund mangelnder Transparenz der von den Teams durchgeführten Aufgaben, was die Nachverfolgung und Organisation der Arbeitsabläufe beeinträchtigte. Das Fehlen eines zentralisierten und automatisierten Systems erschwerte die effiziente Überwachung von Fristen, Teamproduktivität und die Identifizierung von Situationen, die die Aktivitäten beeinflussten. Ohne ein geeignetes Dashboard war das Unternehmen auf manuelle und dezentrale Methoden zur Verfolgung seiner täglichen Operationen angewiesen. Dieser Ansatz machte den Berichtsprozess zeitaufwändig und fehleranfällig und führte zu mangelnder Klarheit und Verzögerungen bei der Beschaffung entscheidender Informationen für die Entscheidungsfindung.
Die Führungsteams hatten Schwierigkeiten, einen klaren und aktuellen Überblick über den Projektfortschritt zu erhalten, was sich negativ auf die Fähigkeit auswirkte, schnell auf Probleme zu reagieren und die operative Effizienz zu gewährleisten. Für die Teams erforderte der Kontext Zeitaufwand für die Organisation, Verarbeitung und Berichterstattung über die durchgeführten Arbeiten, was bis zu vier Tage pro Monat in Anspruch nahm.
Um die Herausforderungen in Bezug auf Transparenz und Aktivitätsverfolgung zu bewältigen, entwickelte das Projektteam ein automatisiertes Dashboard. Das System ermöglicht es Managern, den Fortschritt aller Aufgaben zu überwachen und schnell den Status jeder einzelnen zu identifizieren. Die Lösung wurde mit einer automatischen Aktualisierung alle drei Stunden entwickelt, um sicherzustellen, dass die Informationen aktuell sind. Das Dashboard zeigt die für die Aufgabenausführung Verantwortlichen, die Antragsteller und die betreuten Bereiche. Darüber hinaus wurde ein geplanter Prozess erstellt, der automatische Berichte über die Gründe für Terminbeeinträchtigungen generiert und Zeitpläne mit den beteiligten Bereichen teilt.
Verwendete Technologien und Methoden
Die Implementierung des automatisierten Dashboards brachte dem Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter eine bessere Transparenz der Aktivitäten, eine verbesserte Terminüberwachung und eine höhere Effizienz bei der Identifizierung und Lösung von Problemen. Die Lösung erleichtert das Projektmanagement, verbessert die Kommunikation zwischen den Teams und bietet eine solide Grundlage für strategische Entscheidungen.
Excel und Power Automate
Die anfängliche Datenbank wurde in Excel erstellt. Das Projektteam nutzte Power Automate, um diese Datenbank automatisch hochzuladen, sobald eine Aktualisierung generiert wurde, und sicherzustellen, dass die Daten stets aktuell und für die Verarbeitung verfügbar sind.
Drive und BigQuery (GCP)
Die aktualisierte Datei wird in einem Drive gespeichert, auf den BigQuery (Google Cloud Platform) über einen geplanten Prozess (Schedule) zugreift. In BigQuery werden die notwendigen Datenaufbereitungen für den endgültigen Bericht durchgeführt.
Looker Studio
Looker Studio wurde als Visualisierungstool eingesetzt und diente der Erstellung eines interaktiven und visuell ansprechenden Dashboards, das alle von den Managern angeforderten Informationen präsentiert. Looker Studio integriert alle aufbereiteten Daten und bietet eine klare und detaillierte Übersicht über die Leistung und Arbeitsabläufe.
Ergebnisse: Effizientes und automatisiertes Kontrollsystem
Die Implementierung des automatisierten Dashboards zur Nachverfolgung von Arbeitsabläufen brachte eine signifikante Transformation der betrieblichen Effizienz des Unternehmens. Mit der neuen Lösung wurden viele manuelle Prozesse eliminiert, was zu Zeitersparnis und Produktivitätssteigerung führte. Das Projekt konzentrierte sich darauf, die Transparenz der Aktivitäten zu verbessern, die Kommunikation zu optimieren und die manuelle Arbeitsbelastung zu reduzieren.
Erzielte Ergebnisse mit dem automatisierten Dashboard
Die Implementierung des automatisierten Dashboards brachte verschiedene Vorteile, die sich positiv auf den Betrieb des Unternehmens auswirkten.
Eliminierung der Zeit für die Generierung monatlicher Berichte
Die Automatisierung des Prozesses eliminierte vollständig die für die Generierung monatlicher Berichte benötigte Zeit. Zuvor war dieser Prozess manuell und dauerte mindestens einen ganzen Tag.
Eliminierung des manuellen Berichtsversands per E-Mail
Das neue System beseitigte die Notwendigkeit, Lieferberichte manuell per E-Mail zu versenden. Nun werden Berichte automatisch generiert und geteilt, sodass alle Stakeholder ohne Verzögerungen Zugriff auf aktualisierte Informationen haben.
Automatisierung des Zeitplan-Validators
Der manuelle Prozess des Versands des Zeitplan-Validators wurde durch ein automatisiertes System ersetzt, das eine klare und detaillierte Ansicht generiert. Dies erleichtert die Genehmigung des Zeitplans durch den Kunden, der nun alle notwendigen Informationen in organisierter und zugänglicher Form erhält.
Automatische Zeitplanerstellung
Die Automatisierung umfasste die Zeitplanerstellung durch einen geplanten Prozess, der Aktualisierungen direkt an Looker Studio sendet. Benutzer können die Informationen nach Bedarf bearbeiten und haben Zugriff auf eine PDF-Version, was den manuellen Versand überflüssig macht.
Gewinn von 4 Tagen pro Monat
Durch die vollständige Automatisierung des Berichts sparte das Team mindestens einen Tag pro Woche, was einem Gesamtgewinn von vier Tagen pro Monat entspricht. Diese Zeit kann nun für andere strategische Aktivitäten genutzt werden, was die Effizienz und Produktivität des Teams steigert.
act digital verändert die Realität von Unternehmen verschiedenster Branchen weltweit. Diese Wirkung ergibt sich aus der effektiven Kombination fortschrittlicher Technologien mit agilen Methoden, die einen schnellen Übergang von Geschäftsmodellen in den digitalen Kontext ermöglichen. Wir verfügen über ein Team von Spezialisten im Telekommunikationssektor, die Chancen und Herausforderungen der Branche erkennen und passende Lösungen für jedes Szenario bieten.
Ob durch die Entwicklung automatisierter Dashboards, Datenmanagementsysteme oder anderer technologischer Lösungen – act digital ist bereit, Ihr Unternehmen zu transformieren und die Effizienz Ihrer Prozesse zu verbessern. Wir erstellen maßgeschneiderte Lösungen, die den spezifischen Bedürfnissen jedes Kunden entsprechen.
Das Arbeitsablauf-Dashboard optimiert Prozesse und unterstützt strategische Entscheidungen. Möchten Sie Effizienz steigern und die Produktivität Ihres Teams verbessern? Kontaktieren Sie unsere Experten!
