Oficina de Gestión de Valor (Value Management Office, VMO) promovió la integración entre las áreas de negocio, TI y conformidad, reduciendo ineficiencias, costes y riesgos para la entidad financiera
Un banco especializado en la financiación de automóviles necesitaba superar la complejidad de los procesos que provocaban cuellos de botella operativos, redundancias y costes excesivos, relacionados con la eficiencia y la alineación estratégica en las áreas de negocio, TI (tecnologías de la información) y gobernanza.
El escenario al que se enfrentaban requería un enfoque integrado y estructurado para revisar y optimizar los procesos, así como una estrategia clara para implantar una oficina de gobernanza y gestión de valor que pudiera hacer frente a estos retos. Este proyecto fue desarrollado por act digital, que trabajó en la estructuración del Value Management Office (VMO), integrando las áreas de negocio, TI y conformidad.
La implantación del VMO ha generado un ahorro del 58% en los costes operativos, reflejado en la optimización de los procesos. El proyecto también ha promovido un aumento medio del 15% de la eficiencia operativa en cada ciclo, estableciendo una cultura de mejora continua. Además, la mejora de las prácticas de gobernanza ha reducido las incidencias de incumplimiento en un 30%, mitigando los riesgos para la empresa.
El sector financiero es altamente competitivo y dinámico, lo que exige a las empresas prestar atención a la eficiencia operativa y a la capacidad de adaptarse a diferentes escenarios. La agilidad y la mejora continua de los procesos se han convertido en factores decisivos para afrontar retos y riesgos, garantizando la sostenibilidad y el crecimiento de estos negocios. En este contexto, la gestión de proyectos está ganando protagonismo, con enfoques cada vez más innovadores. Es el caso del Value Management Office (VMO), con un enfoque ampliado hacia la creación, maximización y medición del valor para la organización.
A diferencia del Project Management Office (PMO) tradicional, que suele limitarse a la eficiencia de los procesos, el VMO pretende garantizar que todas las iniciativas estén alineadas con las estrategias organizativas y contribuyan eficazmente a la consecución de resultados. La creación de esta estructura se asocia a ganancias de eficiencia, reducciones de costes y avances continuos en las operaciones.
El impacto para las empresas del sector financiero puede ser significativo, como la reducción del 58% de los costes operativos lograda por uno de los principales bancos de financiación de automóviles que operan en Brasil. La empresa contrató a act digital para estructurar su VMO, integrando las áreas de negocio, TI y conformidad. La solución pretendía no sólo resolver estas cuestiones operativas y estratégicas, sino también establecer un modelo sostenible de gobernanza y gestión de valor.
Basándose en una metodología estructurada, que incluía entrevistas exploratorias, mapeo de procesos y análisis de marcos, así como una implantación por fases y la adopción de un ciclo de mejora continua, el VMO se desarrolló teniendo en cuenta la realidad de la organización. Siga leyendo para saber cómo se realizó el proyecto, los retos a los que se enfrentó y los resultados obtenidos
La institución financiera que contrató a act digital para este proyecto está especializada en soluciones de crédito para la compra de vehículos de dos renombrados fabricantes mundiales de automóviles. El grupo tiene una historia de casi un siglo y opera en Brasil desde hace 20 años. En la actualidad, es el banco líder en el país en la financiación de vehículos de kilómetro cero de estas dos marcas automovilísticas.
Debido a su estrecha relación con los fabricantes de automóviles y las redes de concesionarios, la institución tiene la función de establecer y aplicar estrategias de mercado que sean competitivas y estén alineadas con los perfiles de los clientes. Para alcanzar estos objetivos y maximizar la generación de valor de su modelo de negocio, la empresa necesita mejorar continuamente sus procesos, especialmente en términos de eficiencia operativa, optimización de inversiones y gestión de riesgos.
El banco se enfrentaba a retos críticos relacionados con la falta de una estructura operativa unificada y de gestión de proyectos. Al operar en un mercado altamente regulado, la empresa tenía que adherirse a un estricto conjunto de regulaciones del sector y normas internacionales, un factor que imponía un reto adicional a la organización, aumentando la complejidad del entorno operativo.
En este contexto, el banco se fijó unos objetivos para resolver los retos:
integrar y optimizar los procesos en las áreas de negocio, TI y conformidad;
alinear las iniciativas de los proyectos con los objetivos estratégicos;
establecer una gobernanza eficaz para apoyar la conformidad y la gestión de riesgos;
implantar un sistema de gestión de valor para maximizar el rendimiento de la inversión.
Teniendo en cuenta las exigencias de la organización, el equipo de act digital buscó aprovechar la eficiencia operativa y estratégica del banco, con el VMO como estructura central. La metodología empleada tenía como objetivo conocer en profundidad los procesos, identificar las lagunas y proponer soluciones integradas para la gobernanza y la gestión de valor.
- Entrevistas exploratorias y grupos focales: la primera fase del proyecto incluyó entrevistas exploratorias en las que participaron las principales partes interesadas de las áreas de negocio, TI y conformidad. A esto le siguieron sesiones de investigación en grupos para comprender las percepciones, los retos y las expectativas de las diferentes partes implicadas.
- Mapeo de procesos: se elaboró un mapeo de los procesos existentes que permitió identificar los puntos de integración entre las áreas y las actividades críticas para la creación de valor.
- Análisis del marco local: el proyecto siguió una evaluación exhaustiva del marco local, teniendo en cuenta el contexto normativo específico del sector bancario y la normativa de la empresa para garantizar que la solución cumplía los requisitos legales y corporativos.
- Identificación de cuellos de botella en procesos, métodos y cartera: mediante un análisis detallado, fue posible identificar los cuellos de botella existentes en procesos, metodologías y cartera, que fueron elementos clave para definir las áreas de mejora.
- Diseño de la solución: tras las fases iniciales de análisis, el equipo de act digital propuso la creación de una oficina de gobernanza y gestión de valor que integrase las áreas de negocio, TI y conformidad, compatible con las exigencias presentadas. Durante esta fase, también se desarrolló una visión “to be” (como debe ser), alineada con los objetivos estratégicos y respetando las directrices de la sede central de la empresa (con sede en Francia).
- Implantación por fases: esta fase garantizó una transición fluida, minimizando los impactos operativos. Cada fase se trazó con objetivos específicos, como la integración de procesos, la implantación de tecnologías y el establecimiento de prácticas de conformidad.
- Ciclo PDCA: también se estableció un ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) para supervisar continuamente el rendimiento del VMO. La adopción de prácticas de mejora continua ajustó las estrategias según fuera necesario para hacer frente a los cambios en el entorno interno y externo.
Mediante la adopción de esta metodología integral, el consultor del VMO garantizó la implantación efectiva de la oficina de gobernanza y gestión de valor, en consonancia con las expectativas de la institución financiera. El enfoque integrado en las áreas de negocio, TI y conformidad garantizó un enfoque holístico para maximizar el valor entregado al cliente.
La estructuración del VMO en el contexto de la institución financiera fue capaz de ofrecer los resultados buscados y superar las expectativas. Con la implantación concluida y los procesos revisados, la empresa mejoró su eficacia operativa, redujo costes y disminuyó la inseguridad en relación con las cuestiones de riesgo y conformidad. Todo el enfoque del proyecto se orientó a maximizar el rendimiento empresarial, en línea con las estrategias corporativas.
- Eficiencia operativa: se observó una notable mejora en la eficiencia de la operación, que se tradujo en un ahorro de costes del 58%. Este indicador refleja la optimización de procesos, la eliminación de redundancias y la mejora de la productividad en áreas críticas identificadas durante el análisis del VMO.
- Aumento de la eficacia de las inversiones: a aplicación del VMO ha optimizado los resultados de las inversiones, maximizando la tasa de rendimiento en promedio y superando las expectativas iniciales. Esto pone de manifiesto la capacidad del VMO para dirigir las inversiones a las áreas de mayor valor, garantizando un rendimiento sustancial.
- Mejora continua con el ciclo PDCA: la adopción del ciclo PDCA demostró ser una estrategia eficaz para la mejora continua. A lo largo del periodo de aplicación, se produjo un aumento medio del 15% en la eficiencia operativa con cada ciclo, lo que demostró la adaptabilidad y la capacidad de aprendizaje continuo del VMO. Este enfoque se basó en la difusión de buenas prácticas de gestión para apoyar y apuntalar la cultura del Value Management Office.
- Mayor conformidad y reducción de riesgos: el VMO fue esencial para las estrategias de conformidad. Se redujeron en un 30% los incidentes de incumplimiento, un porcentaje que demuestra la eficacia de las prácticas de gobernanza aplicadas.
Estas cifras representan una parte de los impactos positivos observados con la implantación del VMO. El enfoque integrado en las áreas de negocio, TI y conformidad representó una transformación integral y mensurable en el funcionamiento del cliente, lo que refuerza la importancia de este instrumento estratégico para la creación sostenible de valor.
En un escenario acelerado por la transformación digital, act digital destaca como socio estratégico con la experiencia necesaria para crear soluciones robustas que combinan innovación, agilidad y tecnología. Conocemos en profundidad los retos y oportunidades a los que se enfrenta el sector financiero para desarrollar proyectos que respondan a las complejidades del mercado.
A través de enfoques ágiles y eficaces, impulsamos el rendimiento operativo de nuestros clientes, garantizando una mayor eficiencia y seguridad en todas sus transacciones y procesos. Esto se complementa con nuestro compromiso de permitir a las instituciones financieras ampliar su presencia en los canales digitales.
El VMO es una estructura que revoluciona los procesos con el foco puesto en incrementar la generación de valor para las diferentes estrategias de negocio. ¿Quieres impulsar esta transformación en tu empresa? Póngase en contacto con los expertos de act digital.
Con arquitectura de datos y herramientas funcionales desarrolladas por act digital, la empresa aplica inteligencia analítica y mejora las estrategias de marketing
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