El painel de los flujos de trabajo beneficia a la gestión y las operaciones
El sistema de seguimiento de las tareas actualiza automáticamente el estado de las actividades, reduciendo la ineficacia en todos los procesos
En el entorno competitivo actual, la eficacia operativa y la visibilidad de los procesos están vinculadas al éxito empresarial. Estos aspectos permiten estructurar las actividades en función de las estrategias empresariales, centrándose en la consecución de resultados. De lo contrario, la situación se presta a retrabajos y retrasos en la producción, llegando incluso a poner en peligro la toma de decisiones de los directivos.
Para evitar estos problemas, una importante empresa de telecomunicaciones de Brasil reconoció que necesitaba mejorar el control del flujo de trabajo. La falta de un sistema centralizado y automatizado dificultaba el seguimiento eficaz de los plazos de entrega, la productividad y la identificación de cuellos de botella en las operaciones.
El objetivo era optimizar la visibilidad de las actividades, mejorando la gestión del flujo de trabajo y la capacidad de tomar decisiones estratégicas. La asociación con act digital proporcionó la respuesta a este reto, dando lugar a la creación de un cuadro de mando automatizado que transformó la forma en que la empresa gestiona sus operaciones diarias.
El equipo de act digital desarrolló la herramienta centrándose en la eliminación de procesos manuales y en la reducción del tiempo dedicado a tareas administrativas relacionadas con la obtención, el procesamiento y la presentación de información sobre las actividades realizadas. El sistema ha mejorado la eficiencia operativa de los equipos, generando un ahorro de cuatro días al mes. Más información sobre esta historia de éxito.
Cliente: transformación digital y liderazgo en telecomunicaciones en Brasil
La empresa es uno de los operadores de telecomunicaciones más innovadores de Brasil. Es líder en cobertura 4G y ha destacado en la evolución del sistema 5G, con inversiones constantes en su infraestructura de fibra óptica. Hoy en día cuenta con más de 60 millones de clientes de redes móviles.
Centrada en la innovación, la experiencia del cliente y la agilidad, basa sus operaciones en una cultura de responsabilidad y transformación digital. La operadora está comprometida con las prácticas ambientales, sociales y de gobernanza (ESG), y es miembro de importantes índices bursátiles brasileños, como el S&P/B3 Brasil ESG, el Índice de Carbono Eficiente (ICO2) y el Índice de Sostenibilidad Empresarial (ISE).
Actualmente cuenta con cerca de 10.000 empleados, además de equipos subcontratados que trabajan en sectores clave como las Tecnologías de la Información (TI). Con un funcionamiento complejo y un gran contingente de recursos humanos que gestionar, la empresa necesita tener la máxima visibilidad sobre sus procesos para optimizarlos continuamente.
Reto: falta de visibilidad y seguimiento de los flujos de trabajo
La empresa se enfrentaba a dificultades debido a la falta de visibilidad de las tareas realizadas por los equipos, lo que comprometía el seguimiento y la organización de los flujos de trabajo. La falta de un sistema centralizado y automatizado dificultaba el seguimiento eficaz de los plazos de entrega, la productividad de los equipos y la identificación de situaciones que repercutían en las actividades.
Sin un painel adecuado, la empresa recurría a métodos manuales y descentralizados para supervisar sus operaciones diarias. Este enfoque hacía que el proceso de elaboración de informes fuera lento y propenso a errores, además de provocar falta de claridad y retrasos en la obtención de información esencial para la toma de decisiones.
Los equipos de gestión tenían dificultades para obtener una visión clara y actualizada del progreso del proyecto, lo que afectaba negativamente a su capacidad para responder con rapidez a los problemas y garantizar la eficiencia operativa. Para los equipos, el contexto les exigía dedicar tiempo a organizar, procesar y comunicar información sobre el trabajo realizado, lo que les consumía hasta cuatro días al mes.
Solución: painel automatizado para supervisar los flujos de trabajo
Para hacer frente a los retos de visibilidad y seguimiento de las actividades, el equipo del proyecto creó un painel automatizado. El sistema permite a los gestores supervisar el progreso de todas las tareas, identificando rápidamente el estado de cada una.
La solución se desarrolló con actualizaciones automáticas cada tres horas, lo que garantiza que la información es reciente. El painel muestra los responsables de realizar las tareas, los solicitantes y las zonas atendidas. Además, se creó un proceso programado que genera informes automáticos sobre los motivos que impactaron en los plazos y comparte los cronogramas con las áreas involucradas.
Tecnologías y metodologías utilizadas
La implantación del painel automatizado ha aportado numerosos beneficios a la empresa, como una mayor visibilidad de las actividades, un mejor seguimiento de los plazos y una mayor eficiencia en la identificación y resolución de problemas. La solución facilita la gestión de los proyectos, mejora la comunicación entre los equipos y proporciona una base sólida para la toma de decisiones estratégicas.
Excel y Power Automate
La base de datos inicial se creó en Excel. El equipo del proyecto utilizó Power Automate para cargar automáticamente esta base de datos cada vez que se genera una actualización, lo que garantiza que los datos estén siempre actualizados y disponibles para su procesamiento.
Drive y BigQuery (GCP)
El archivo actualizado se almacena en una unidad, donde BigQuery (Google Cloud Platform) accede a la base de datos a través de un proceso programado. BigQuery realiza el procesamiento necesario para preparar los datos para el informe final.
Looker Studio
Looker Studio se utilizó como herramienta de visualización para crear un painel interactivo y visualmente atractivo para presentar toda la información solicitada por los gestores. Looker Studio integra todos los datos procesados, ofreciendo una visión clara y detallada del rendimiento y los flujos de trabajo.
Resultados: sistema de control automatizado y eficaz
La implantación del painel automatizado para el control de los flujos de trabajo supuso una transformación significativa de la eficiencia operativa de la empresa. Con la nueva solución, se eliminaron varios procesos manuales, lo que se tradujo en un ahorro de tiempo y un aumento de la productividad. El proyecto se centró en mejorar la visibilidad de las actividades, optimizar la comunicación y reducir la carga de trabajo manual.
Resultados obtenidos con el painel automatizado
La implantación del painel automatizado proporcionó varias ventajas que repercutieron positivamente en las operaciones de la empresa.
Eliminación del tiempo dedicado a generar informes mensuales
La automatización del proceso eliminó por completo el tiempo necesario para generar informes mensuales. Anteriormente, este proceso era manual y tardaba al menos un día entero en completarse.
Eliminación del proceso de notificación de entregas por correo electrónico
El nuevo sistema ha eliminado la necesidad de enviar manualmente informes de entrega por correo electrónico. Ahora, los informes se generan y comparten automáticamente, lo que garantiza que todas las partes interesadas tengan acceso a información actualizada sin retrasos.
Automatización del envío del validador de cronograma
El proceso manual de envío del validador de cronograma se ha sustituido por un sistema automatizado que genera una visualización clara y detallada. Esto facilita al cliente la aprobación del calendario, ya que ahora recibe toda la información necesaria de forma organizada y accesible.
Programación automática de cronogramas
La automatización incluye la programación de cronogramas a través de un proceso programado que envía las actualizaciones directamente a Looker Studio. Los usuarios pueden manipular la información según sea necesario, además de tener acceso a una versión en PDF, eliminando la necesidad de envíos manuales.
Gane 4 días al mes
Con la automatización completa de los informes, el equipo ha ahorrado al menos un día a la semana, lo que supone una ganancia total de cuatro días al mes. Este tiempo puede dedicarse ahora a otras actividades estratégicas, aumentando la eficiencia y productividad del equipo.
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Ya sea a través del desarrollo de paineles automatizados, sistemas de gestión de datos u otras soluciones tecnológicas, act digital está preparada para transformar su empresa y mejorar la eficiencia de sus procesos. Creamos soluciones personalizadas que responden a las necesidades específicas de cada cliente.
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