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Healthtech automatiza los procesos de cuentas por cobrar

Healthtech automatiza gestión de cuentas por cobrar y horas optimizadas dedicadas a la verificación de datos.

Reto

Una de las mayores healthtechs brasileñas necesitaba reducir costos y fallas en el procesamiento de cuentas por cobrar en transacciones con tarjetas de crédito y débito

Solución

La solución desarrollada por act digital se basó en la automatización robótica de procesos (RPA), lo que permitió a la empresa capturar datos sobre las cuentas por cobrar disponibles de diferentes fuentes para procesar la información e ingresarla al sistema ERP

Resultados

La implantación de RPA en el área de cuentas por cobrar generó una ganancia de eficiencia de más de 200 horas mensuales, reduciendo costos con el procesamiento manual de las informaciones y mitigando la ocurrencia de fallas en el sector.

Cuentas por Cobrar es un departamento de gran importancia dentro de las organizaciones. Es responsable de garantizar que todos los pagos se procesen a tiempo y con precisión. Los errores en este departamento pueden causar molestias a todas las partes involucradas.

El departamento también se asegura de cobrar a los clientes adecuadamente. Debido a su importancia, las mejoras en esta área siempre son bien recibidas por los líderes empresariales.

Sin embargo, la gestión manual de todas estas cuentas, además de demandar mucho tiempo del equipo y un estricto control, expone al área a errores que pueden comprometer la salud financiera de una empresa.

Por lo tanto, invertir en RPA (Robotic Process Automation) puede ser la solución para reducir las ocurrencias. La automatización de procesos ha sido cada vez más utilizada por empresas de diferentes sectores para hacer frente a tareas básicas y repetitivas del día a día y ayudar en la toma de decisiones basadas en inteligencia artificial y machine learning.

Vea a continuación cómo act digital ayudó a un cliente a optimizar sus procesos de cuentas por cobrar y qué resultados lograron.

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Cliente: salud y tecnología en evolución

La empresa socia es una healthtech con más de diez años de experiencia que opera cerca de 35 centros médicos en las ciudades de São Paulo y Río de Janeiro.

Nuestro socio ha atendido a más de 2 millones de clientes y cuenta con más de mil profesionales de la salud registrados. Con una estructura tan robusta, hay un gran volumen de datos y procesos para los equipos de cuentas por pagar y por cobrar.

La tecnología forma parte del ADN de esta startup y, por ello, siempre está buscando soluciones tecnológicas que faciliten el día a día de la empresa y sus clientes. Esta vena innovadora es parte de sus valores.

En un escenario de crecimiento, y con una visión moderna de futuro, llegó el momento de invertir en automatización.

Reto: optimizar la gestión de cuentas por cobrar

En 2011, la startup inició sus actividades con su primer - y, a la época, único - centro médico. Hoy, 12 años después, sus operaciones han crecido y también lo ha hecho el volumen de datos que maneja a diario.

Sin embargo, el crecimiento de los servicios prestados y los resultados financieros también fueron acompañados por un aumento en las operaciones internas, en la cantidad de datos y en la complejidad de los procesos.

El reto al que se enfrentó la startup cuando buscó el apoyo de act digital era reducir costos con fallas y retrasos en los recibos.

El procesamiento de las cuentas por cobrar se realizaba de forma manual, lo que implicaba altos costos operativos y sometía a healthtech a fallas derivadas de la falta de centralización de la información.

Solución: automatización robótica de procesos

Conociendo el reto, act digital desarrolló una solución de automatización robótica de procesos (RPA), la misma creada para el sector de cuentas por pagar. El enfoque de este proyecto fue estructurar un sistema para capturar y procesar la información sobre cuentas por cobrar que se encontraba dispersa en diferentes fuentes de datos.

A través de procesos automatizados, la solución debería descargar diariamente las bases de datos que tienen los registros de pagos vía tarjeta de débito o crédito, además de concatenar y sanear estos datos para su lanzamiento vía API en el extracto del ERP (Oracle).

Metodología

La solución se desarrolló en cuatro pasos centrales:

  • elaboración de instrucciones de operación de los portales y sistemas involucrados en el proceso;
  • desarrollo de procesos robóticos, pruebas, go live y operación asistida con el cliente;
  • creación de un plan de mejora con priorización del backlog de desarrollo de los RPAs junto con el cliente;
  • implantación de un protocolo de comunicación con las áreas de negocios en caso de incidentes operativos.

Tecnología

As seguintes tecnologias foram adotadas para promover a solução:

  • RPA;
  • UIPath
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Resultados: más mercado y ventas a escala

La automatización de procesos es capaz de generar excelentes resultados, ya que las ganancias se perciben inmediatamente después de la implementación de la tecnología. Con healthtech no fue diferente. ¡Vea los principales resultados obtenidos!

  • Más de 12.500 bases de datos de transacciones con tarjeta extraídas de la herramienta Equals, en 7 meses.
  • Más de 15 mil alertas de finalización de proceso robótico enviadas a las partes interesadas.
  • 2 RPAs con operación diaria sin interrupción.
  • Más de 12.500 cobros registrados en un extracto del sistema Oracle con alta precisión.
  • Ganancia de más de 200 horas de eficiencia por mes.

La captura y conciliación de la información de las cuentas por cobrar aseguró la eficiencia operativa de la empresa, con mayor agilidad en el procesamiento de la información financiera y una importante reducción de costos. Con esto, nuestro socio puede agilizar los procesos internos y lograr mejores resultados financieros.

Cómo podemos ayudar su empresa

La especialización tecnológica de nuestro equipo nos permite ofrecer soluciones modernas e innovadoras a nuestros clientes que trabajan en el área de la salud. Desarrollamos recursos que mejoran la experiencia del paciente, automatizan procesos, generan ganancias de eficiencia operativa y financiera, entre otros beneficios que logramos entregar de manera ágil y efectiva.

Contamos con un equipo calificado con experiencia para implementar las tecnologías más avanzadas para el segmento de la salud. De esta forma creamos ventajas competitivas para cualquier negocio del sector, posibilitando la aplicación de modelos predictivos basados en la asistencia, y la visión analítica necesaria para la toma de decisiones tempranas guiadas por datos. ¡Conozca algunas tecnologías que podemos implementar en su empresa!

  • Big Data y computación cognitiva.
  • Inteligencia artificial.
  • Telemedicina.
  • PA y APIs.

¿Ha identificado uno o más puntos de este case similares a sus propios retos? ¡Hable con nuestros especialistas y cuente con act digital para desarrollar la solución que hará con que la automatización digital sea realidad en su empresa!

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