El número de empresas que están adoptando métodos de teletrabajo es cada vez mayor gracias a la disponibilidad de herramientas de software cada vez mejores y más diversas que facilitan la comunicación y colaboración entre equipos. Y con toda la razón. Los equipos virtuales, como los equipos nearshore, pueden ser un recurso excepcional para las empresas, ya que la administración puede incorporar a sus equipos a expertos que pueden no estar disponibles en su organización, su misma ciudad e incluso su mismo país.

Sin embargo, gestionar de forma eficaz equipos remotos puede ser un desafío. Sin el contacto personal, puede resultar difícil conectar y generar confianza entre los miembros del equipo. Los problemas de comunicación son comunes en estos equipos debido a la falta de señales no verbales.

Creemos en el potencial del trabajo remoto. Teniendo eso en mente, aquí te traemos nueve consejos para ayudarte a gestionar un equipo altamente productivo, bien coordinado y motivado:

1. DEFINIR PRONTO LOS ACUERDOS

Una de las cosas más importantes que debes hacer en primer lugar como jefe de un equipo remoto es definir (con la aceptación y las aportaciones de todo el mundo) algunas reglas básicas:

• Horas de trabajo: Es importante acordar unas horas de trabajo normales para el equipo para no perjudicar el equilibrio profesional/personal de nadie. El horario debe tener en cuenta las posibles diferencias de zonas horarias.
• Reuniones de equipo: ¿Con qué frecuencia se va a reunir el equipo durante la semana? En los equipos remotos, programar reuniones de grupo habituales es una buena forma de fomentar una mayor conexión entre los miembros.
• Notificación de ausencias: Cuando se trabaja en el mismo espacio físico, salir a una cita médica o tomarse un día libre no resulta ningún problema. Sin embargo, en los equipos remotos es importante definir cómo notificar al equipo para evitar situaciones en las que algunos miembros pueden esperar respuestas de un compañero/a de trabajo que se encuentra ausente.

2. PERMITIR FLEXIBILIDAD HORARIA

Una de las ventajas del trabajo remoto que alaba la mayoría de los empleados es la flexibilidad horaria. A la hora de gestionar equipos remotos es importante permitir algo de flexibilidad en las horas de trabajo para encajar los compromisos y las obligaciones personales de los miembros del equipo. De esta forma, sienten que se confía en ellos y es más probable que correspondan a la empresa si en el futuro es necesario que trabajen fuera de su horario laboral normal.

3. MOSTRAR DISPONIBILIDAD

Al trabajar en un equipo remoto, es fácil que los pequeños problemas con el equipo pasen desapercibidos. Como jefe de equipo, es importante que muestres a los miembros de tu equipo que tu puerta virtual siempre está abierta. Puedes hacerlo de esta forma:

• Ofrece ayuda y asistencia siempre que la necesiten. Si estás ahí para ellos, le muestras al equipo que eres una persona en la que pueden confiar.
• Programa reuniones individuales periódicas. Las reuniones individuales con cada miembro del equipo son una forma fantástica de recibir feedback sobre cómo va el proyecto, entender las frustraciones de cada persona y detectar cualquier problema que pueda haber surgido y del que no se haya hablado.

4. COMUNICAR DE UNA FORMA CLARA Y CONCISA

Debido a la falta de señales no verbales, los malentendidos son un problema común en los equipos remotos. Perfecciona tus habilidades de expresión escrita para comunicarte de una forma clara y concisa y no confundir a tus equipos. Plantéate invertir en herramientas de comunicación grupal para abarcar distintos tipos de contacto (por ejemplo, correo electrónico para las solicitudes más oficiales, mensajería instantánea para resolver problemas rápidos, videoconferencias para reuniones, etc.).

5. COMUNICAR DE UNA FORMA HUMANA

Al interactuar principalmente de forma escrita o a través de herramientas virtuales, es fácil olvidar los pequeños detalles de la comunicación, que resultan muy importantes si se quiere crear un buen entorno de trabajo.

• Di “hola” y pregunta a los miembros de tu equipo qué tal están al comienzo de cada correo electrónico o conversación de chat. Trátalos como personas y muéstrales que te preocupas por ellos y no solo por el trabajo que hacen para el proyecto.
• Deja espacio para conversaciones banales al principio de las reuniones de grupo. Estos cinco minutos de cháchara pueden ayudar mucho a mejorar la unión del equipo.

6. ESTABLECER UNA CULTURA QUE PRIORICE EL VÍDEO

Prioriza las reuniones en vídeo a las reuniones en las que solo se escuchen vuestras voces. Las videoconferencias tienen varias ventajas:

• Las señales no verbales: una parte sustancial de la comunicación humana es no verbal. Las reuniones de grupo en vídeo permiten al jefe de equipo y a los miembros del equipo observar las expresiones faciales y el lenguaje corporal, que resultan útiles para transmitir mensajes.
• Anima al personal a participar en reuniones desde una ubicación profesional y tranquila, lo que provoca menos distracciones y que se pierda menos tiempo.
• Anima al personal a vestirse y salir de la cama para trabajar.
  

7. DOCUMENTOS COLABORATIVOS

Utiliza las herramientas de colaboración en línea para fomentar un entorno de colaboración en el equipo. Es una forma importante de crear una cultura de equipo y resulta más sencillo que andar enviando correos electrónicos y descargando documentos que luego tienen que editar varias personas.

8. HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS

Invierte en una herramienta de gestión de proyectos para ayudar a hacer un seguimiento del progreso de tu proyecto, de las tareas pendientes y futuras y de los plazos. La mayoría de las herramientas permiten comentar y reasignar tareas, adjuntar documentos e incluso cuentan con una opción de chat para facilitar la comunicación. Sirve de ayuda para coordinar tu equipo y hacer un seguimiento de la productividad.

9. REUNÍOS EN PERSONA AL MENOS UNA VEZ AL AÑO

A pesar de toda la tecnología disponible, nada sustituye realmente el contacto en persona. De vez en cuando, organiza un evento de integración de equipos fuera de línea y anima a todos los miembros a participar. Es importante para establecer relaciones y aumentar la moral del equipo.