La comptabilité client est un département de grande importance au sein des organisations. Il est responsable de s'assurer que tous les paiements sont traités à temps et avec précision. Les erreurs dans ce département peuvent causer de l'inconfort à toutes les parties impliquées.
Le département s'assure également que les clients sont facturés en conséquence. En raison de son importance, les améliorations dans ce domaine sont toujours bien accueillies par les chefs d’entreprise.
Or, la gestion manuelle de tous ces comptes, en plus de demander beaucoup de temps à l'équipe et un contrôle strict, expose le domaine à des erreurs pouvant compromettre la santé financière d'une entreprise.
Par conséquent, investir dans la RPA (Robotic Process Automation) peut être la solution pour réduire les occurrences. L'automatisation des processus est de plus en plus utilisée par les entreprises de différents secteurs pour faire face aux tâches quotidiennes basiques et répétitives et aider à la prise de décision basée sur l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique.
Découvrez ci-dessous comment act digital a aidé un client à optimiser ses processus de comptabilité des clients et les résultats obtenus.
Client : healthtechs en évolution
L'entreprise partenaire est une healthtech avec plus de dix ans d'expérience et qui exploite environ 35 centres médicaux à São Paulo et Rio de Janeiro.
Notre partenaire a servi plus de 2 millions de clients et compte plus d'un millier de professionnelsde la santé enregistrés. Avec une structure aussi robuste, il existe un énorme volume de données et de processus pour les équipes des comptes créditeurs et débiteurs.
La technologie fait partie de l'ADN de cette startup et, par conséquent, elle est toujours à la recherche de solutions technologiques qui facilitent le quotidien de l'entreprise et de ses clients.
Cette veine innovante fait partie de ses valeurs.
Dans un cadre de croissance et avec une vision moderne de l'avenir, le moment est venu d'investir dans l'automatisation.
Défi : optimiser la gestion des créances
En 2011, la startup démarre ses activités avec son premier - et à l'époque, le seul - centre médical. Aujourd'hui, 11 ans plus tard, leurs opérations se sont développées, tout comme le volume de données qu'ils traitent quotidiennement.
Cependant, la croissance des services fournis et des résultats financiers s'est également accompagnée d'une augmentation des opérations internes, de la quantité de données et de la complexité des processus.
Le défi auquel la startup a été confrontée lorsqu'elle a sollicité le soutien d'act digital était de réduire les coûts avec les échecs et les retards dans les recettes.
Le traitement des comptes clients se faisait manuellement, ce qui entraînait des coûts de fonctionnement élevés et soumettait la healthtech à des défaillances liées au manque de centralisation des informations.
Solution : automatisation robotisée des processus
Connaissant le défi, act digital a développé une solution d'automatisation robotisée des processus (RPA), la même que celle créée pour le secteur de la comptabilité. L'objectif de ce projet était de structurer un système pour capturer et traiter les informations sur les créances qui étaient dispersées dans différentes sources de données.
Grâce à des processus automatisés, la solution devrait télécharger quotidiennement les bases de données contenant les enregistrements de paiements par carte de débit ou de crédit, en plus de rassembler et de nettoyer ces données pour le lancement via API dans l'extrait ERP (Oracle).
Méthodologie
La solution a été développée en quatre étapes principales :
- préparation des instructions d'exploitation des portails et des systèmes impliqués dans le processus ;
- développement de procédés robotisés, tests, mise en production et exploitation assistée avec le client ;
- préparation d'un plan d'amélioration avec priorisation du backlog de développement RPA avec le client ;
- mise en place d'un protocole de communication avec les métiers en cas d'incidents opérationnels.
Technologie
Les technologies suivantes ont été adoptées pour promouvoir la solution :
- RPA;
- UIPath.
Résultats : plus de marché et de ventes à grande échelle
L'automatisation des processus est capable de générer d'excellents résultats, car les gains sont perçus immédiatement après la mise en œuvre de la technologie. Avec les technologies de la santé, ce n'était pas différent. Découvrez les principaux résultats obtenus !
- Plus de 12 500 bases de données de transactions par cartes extraites de l'outil Equals en 7 mois
- Plus de 15 000 alertes d'achèvement de processus robotiques envoyées aux parties prenantes
- 2 RPA avec fonctionnement quotidien sans interruption
- Plus de 12 500 reçus enregistrés dans un extrait du système Oracle avec une grande précision
- Gagnez plus de 200 heures d'efficacité par mois
La saisie et le rapprochement des informations sur les créances ont assuré l'efficacité opérationnelle de l'entreprise, avec une plus grande agilité dans le traitement des informations financières et une réduction significative des coûts. Grâce à cela, notre partenaire est en mesure de rationaliser les processus internes et d'obtenir de meilleurs résultats financiers.
Comment pouvons-nous aider votre entreprise
La spécialisation technologique de notre équipe nous permet d'offrir des solutions modernes et innovantes à nos clients qui travaillent dans le domaine de la santé. Nous développons des ressources qui améliorent l'expérience du patient, automatisent les processus, génèrent des gains d'efficacité opérationnelle et financière, entre autres avantages que nous parvenons à offrir, de manière agile et efficace.
Nous avons une équipe qualifiée avec une expertise pour mettre en œuvre les technologies les plus avancées pour le segment de la santé. De cette manière, nous créons des avantages concurrentiels pour toute entreprise du secteur, permettant l'application de modèles prédictifs basés sur l'assistance et la vision analytique nécessaires à une prise de décision précoce guidée par les données. Découvrez quelques technologies que nous pouvons implanter dans votre entreprise !
- Big Data et informatique cognitive
- Intelligence artificielle
- Télémédecine
- PA et API
Avez-vous identifié un ou plusieurs points dans le cas qui sont similaires à vos défis ? Discutez avec nos spécialistes et comptez sur le soutien d'act digital pour développer la solution qui fera de l'automatisation une réalité dans votre entreprise !
