La gestion de la comptabilité est un défi pour les entreprises ayant des opérations répandues dans le pays. Plus il y a d'agences et d'unités en activité, plus le traitement des charges locales avec les loyers, les services publics essentiels (tels que l'électricité et l'eau) et les taxes (principalement départementales et municipales) est complexe.
La gestion manuelle de différents comptes dans différentes villes nécessite un temps excessif et un contrôle strict pour éviter les retards et les erreurs manuelles. Mais ce défi peut être surmonté efficacement avec l'automatisation des processus robotiques - robotic process automation (RPA).
L'investissement dans la RPA génère des résultats financiers cohérents et immédiats, car il réduitla bureaucratie et élimine le besoin de processus manuels, générant des gains d'efficacité surprenants. L'une des plus grandes healthtechs brésiliennes a réussi, entre autres avantages, à éliminer plus de 400 heures consacrées à la comptabilité grâce à une solution RPA développée par act digital. On vous raconte tout sur ce cas réussi ci-dessous !
Client : Healthtech avec des opérations complètes dans le secteur
L'entreprise qui a engagé act digital pour ce projet est une startup technologique qui opère dans le domaine de la santé (heathtech) et qui a démocratisé l'accès aux services médicaux, offrant des soins de qualité à un prix et une structure adaptés aux demandes des clients.
Avec plus de 35 unités en activité au Brésil, la startup dispose d'une infrastructure complète pour effectuer des consultations, des examens, des procédures et des chirurgies peu complexes. La technologie est intrinsèque au modèle économique et est présente tant dans les équipements médicaux et de diagnostic que dans la structure du service client, qui dispose d'une application, de la télémédecine et de l'émission numérique de guides de test et de prescriptions médicales.
Défi : réduire l'inefficacité financière
Au cours des 10 dernières années, healthtech a étendu ses opérations, qui ont commencé par la création d'un centre médical unique. Aujourd'hui, le groupe est présent dans deux états du Sud-est avec plus de 35 centres médicaux installés dans différentes villes. La croissance démontre la valeur des services fournis et augmente les résultats financiers de la startup, mais il y a une augmentation de la complexité financière et fiscale.
L'équilibre et la maîtrise des coûts de gestion unitaires sont essentiels pour maintenir la viabilité financière du modèle économique. Le défi auquel la startup a été confrontée lorsqu'elle a sollicité le soutien d'act digital était de réduire les coûts de non-paiement des dépenses, des services et des taxes. La difficulté vient du fait que chaque unité a des dépenses spécifiques avec le loyer, les services publics essentiels et les taxes.
Le traitement de la comptabilité s'est fait manuellement, imposant des coûts opérationnels (principalement en personnel) et soumettant la healthtech à des défaillances dues au manque de centralisation des informations (comme des retards et des erreurs de paiement).
Solution : RPA par automa&on anywhere
L'automatisation robotique des processus (RPA) a été la solution développée par act digital pour les technologies de la santé. L'objectif du projet était de structurer un système capable de rechercher des informations sur la comptabilité dans différents environnements (portails web et e-mails, par exemple) et, sur la base de ces données (qui incluent les factures liées aux loyers, aux services essentiels et aux taxes ), prévoient la génération de bons de commande émis par l'ERP de la startup, en s'affranchissant des intégrations et des tâches manuelles humaines.
Méthodologie appliquée
La solution a été développée en quatre étapes principales :
- préparation des instructions d'exploitation des portails et des systèmes impliqués dans le processus ;
- développement de procédés robotisés, tests, go live et opération assistée avec le client ;
- préparation d'un plan d'amélioration avec hiérarchisation du backlog de développement RPA avec le client ;
- mise en place d'un protocole de communication avec les métiers en cas d'incidents opérationnels.
Technologies appliquées
Les technologies suivantes ont été adoptées pour promouvoir la solution :
- RPA;
- Automation Anywhere.
Résultats : gain d'efficacité financière et opérationnelle
L'automatisation robotisée des processus est un outil qui génère d'excellents résultats, puisque les gains sont perçus dès l'implantation de la technologie. C'est ce qui est arrivé à la healthtech, qui a rapidement réussi à résoudre les défis rencontrés jusque-là dans le domaine de la comptabilité. Voici les résultats obtenus !
- Gain d'efficacité mensuel de plus de 400 heures
- Plus de 400 alertes ou incidents d'achèvement de processus robotique envoyés aux parties prenantes
- Exécution de plus de 1 400 téléchargements de factures et de guides, avec la création respective de bons de commande dans l'ERP avec des données capturées par lecture OCR des documents
- Interaction de plus de 20 RPA avec des dizaines de portails et outils de différentes entreprises et municipalités
- Réduction des frais de personnel et des heures de travail manuel pour le traitement de la comptabilité
- Réduction des risques juridiques et des pénalités causées par des erreurs dans le paiement des dépenses, des services et des taxes
Le rendement financier avec une efficacité financière accrue et une réduction des coûts est amélioré à long terme, et renforce la viabilité économique de la startup afin qu'elle continue à étendre ses opérations en continu.
Comment pouvons-nous aider votre entreprise
act digital dispose d'une expertise et de professionnels spécialisés qui comprennent chaque segment de marché pour développer des solutions sur mesure pour le client, en respectant les particularités de leurs activités économiques. Pour les secteurs pharmaceutiques et de la santé, nous appliquons les connaissances technologiques sur tous les fronts commerciaux pour favoriser la transformation numérique efficace des entreprises opérant dans le secteur.
Notre expertise technologique est utilisée pour optimiser et automatiser les processus, générant d'excellents gains d'efficacité, comme dans le cas décrit dans cet article. Mais nous avons développé d'autres types de solutions, axées sur les soins médicaux, l'accessibilité aux services de santé, l'expérience numérique du patient, l'analyse prédictive des données, entre autres demandes.
Parmi les outils et technologies que nous utilisons pour développer des solutions dans le domaine de la santé, les suivants se démarquent :
- Big data et informatique cognitive ;
- Intelligence artificielle ;
- Télémédecine ;
- RPA et API.
Vous souhaitez promouvoir l'automatisation robotisée des processus ou avancer encore plus loin dans le parcours de transformation numérique de votre entreprise ? Ensemble, promouvons l'innovation en santé ! Parlez à nos experts :
