Le tableau de bord [Dashboard] des flux de travail favorise la gestion et les opérations
Le système de suivi des tâches met automatiquement à jour l'état des activités, en réduisant ainsi l'inefficacité tout au long des processus
Dans le scénario concurrentiel actuel, l’efficacité opérationnelle et la visibilité des processus sont liées au succès de l’entreprise. Ces aspects permettent de structurer les activités selon des stratégies commerciales, axées sur l'obtention des résultats. Dans le cas contraire, la situation est propice au retravail [rework] et aux retards de production, compromettant même la prise de décision des managers.
Pour éviter ces problèmes, une entreprise de télécommunications leader au Brésil a reconnu qu'elle devait améliorer le contrôle des flux de travail. L'absence d'un système centralisé et automatisé rendait difficile le suivi efficace des délais de livraison, de la productivité et l'identification des goulots d'étranglement dans les opérations.
L'objectif était d'optimiser la visibilité des activités, en améliorant la gestion des flux de travail et la capacité à prendre des décisions stratégiques. Le partenariat avec act digital a apporté la réponse à ce défi, en aboutissant à la création d'un tableau de bord automatisé qui a transformé la façon dont l'entreprise gère ses opérations quotidiennes.
L’équipe d’act digital a développé l'outil en mettant l'accent sur l'élimination des processus manuels et la réduction du temps consacré aux tâches administratives liées à l'obtention, au traitement et à la présentation des informations sur les activités effectuées. Le système a amélioré l'efficacité opérationnelle des équipes, en générant une économie de quatre jours par mois. Découvrez en détail ce case de réussite.
Client : transformation numérique et leadership dans les télécommunications au Brésil
L'entreprise est l'un des opérateurs téléphoniques les plus innovants du Brésil. Elle est leader en matière de couverture 4G et se démarque dans l'évolution du système 5G, avec des investissements constants dans son infrastructure de fibre optique. Elle compte actuellement plus de 60 millions de clients sur le réseau mobile.
Axée sur l’innovation, l’expérience client et l’agilité, l’entreprise fonde ses opérations sur une culture de responsabilité et de transformation numérique. L'opérateur s'engage dans des pratiques environnementales, sociales et de gouvernance (ESG), en intégrant d'importants indices boursiers brésiliens, tels que le S&P/B3 Brésil ESG, l'Indice carbone efficient (ICO2) et l’Indice de durabilité d’entreprise (ISE).
Actuellement, elle compte environ 10 mille employés, en plus d'équipes externalisées, qui travaillent dans des secteurs fondamentaux, tels que la Technologie de l'information (IT). Avec une opération complexe et un important contingent de ressources humaines à gérer, l’entreprise a besoin d’avoir une visibilité maximale sur ses processus afin de les optimiser continuellement.
Défi : manque de visibilité et de suivi des flux de travail
L'entreprise était confrontée à des difficultés liées au manque de visibilité sur les tâches réalisées par les équipes, ce qui compromettait le suivi et l'organisation des flux de travail. L'absence d'un système centralisé et automatisé rendait difficile le suivi efficace des délais de livraison, la productivité des équipes et l'identification des situations ayant un impact sur les activités.
Sans un tableau de bord adéquat, l'entreprise dépendait de méthodes manuelles et décentralisées pour suivre ses opérations quotidiennes. Cette approche a rendu le processus de reporting long et sujet aux erreurs, en plus d'entraîner un manque de clarté et des retards dans l'obtention des informations essentielles à la prise de décision.
Les équipes de gestion avaient du mal à obtenir une vue claire et à jour de l'avancement des projets, ce qui affectait négativement leur capacité à répondre rapidement aux problèmes et à garantir l'efficacité opérationnelle. Pour les équipes, le contexte nécessitait de consacrer du temps pour organiser, traiter et communiquer les informations sur les travaux développés, en consommant jusqu'à quatre jours par mois.
Solution : tableau de bord [dashboard] automatisé pour le suivi des flux de travail
Pour faire face aux enjeux de visibilité et de suivi des activités, l’équipe de projet a créé un tableau de bord automatisé. Le système permet aux gestionnaires de suivre la progression de toutes les tâches, en identifiant rapidement le statut de chacune d’elles.
La solution a été développée avec des mises à jour automatiques toutes les trois heures, garantissant que les informations sont récentes. Le tableau de bord montre les responsables de l'exécution des tâches, les demandeurs et les zones desservies. De plus, a été créé un processus planifié qui génère des rapports automatiques sur les raisons qui ont impacté les délais et partage les calendriers avec les zones concernées.
Technologies et méthodologies utilisées
La mise en œuvre du tableau de bord automatisé a apporté de nombreux avantages à l'entreprise, notamment une plus grande visibilité des activités, un meilleur suivi des délais et une plus grande efficacité dans l'identification et la résolution des problèmes. La solution facilite la gestion de projet, améliore la communication entre les équipes et constitue une base solide pour la prise de décisions stratégiques.
Excel et Power Automate
La base de données initiale a été créée sous Excel. L'équipe du projet a utilisé Power Automate pour télécharger automatiquement cette base de données chaque fois qu'une mise à jour est générée, en garantissant ainsi que les données sont toujours à jour et disponibles pour le traitement.
Drive et BigQuery (GCP)
Le fichier mis à jour est stocké sur un lecteur, où BigQuery (Google Cloud Platform) accède à la base de données via un processus planifié (schedule). Dans BigQuery, les traitements nécessaires sont effectués pour préparer les données pour le rapport final.
Looker Studio
Looker Studio a été utilisé comme outil de visualisation et a été utilisé pour créer un tableau de bord interactif et visuellement attrayant pour présenter toutes les informations demandées par les managers. Looker Studio intègre toutes les données traitées, en offrant une vue claire et détaillée des performances et des flux de travail.
Résultats : système de contrôle automatisé et efficace
La mise en œuvre du tableau de bord automatisé pour le suivi des flux de travail a apporté une transformation significative dans l'efficacité opérationnelle de l'entreprise. Avec la nouvelle solution, plusieurs processus manuels ont été éliminés, ce qui a permis un gain de temps et une productivité accrue. Le projet s'est concentré sur l'amélioration de la visibilité des activités, l'optimisation de la communication et la réduction de la charge de travail manuelle.
Résultats obtenus avec le tableau de bord [dashboard] automatisé
La mise en œuvre du tableau de bord automatisé a apporté plusieurs avantages qui ont eu un impact positif sur les opérations de l'entreprise.
Suppression du temps nécessaire à la génération de rapports mensuels
L'automatisation du processus a complètement éliminé le temps nécessaire à la génération de rapports mensuels. Auparavant, ce processus était manuel et prenait au moins une journée entière.
Suppression du processus de reporting de livraison par courrier électronique
Le nouveau système a éliminé le besoin d'envoyer manuellement des rapports de livraison par courrier électronique. Les rapports sont désormais générés et partagés automatiquement, en garantissant que toutes les parties prenantes ont accès sans délai à des informations à jour.
Automatisation de l’envoi du validateur de calendrier
Le processus manuel d’envoi du validateur de calendrier a été remplacé par un système automatisé qui génère une visualisation claire et détaillée. Cela facilite l'approbation du calendrier par le client, qui reçoit désormais toutes les informations nécessaires de manière organisée et accessible.
Programmation automatique des calendriers
L'automatisation comprenait la planification des calendriers via un processus planifié qui envoie les mises à jour directement à Looker Studio. Les utilisateurs peuvent manipuler les informations selon leurs besoins et avoir accès à une version PDF, en éliminant ainsi le besoin d’envois manuels.
Gain de 4 jours par mois
Grâce à l'automatisation complète du rapport, l'équipe a économisé au moins un jour par semaine, ce qui représente un gain total de quatre jours par mois. Maintenant, ce temps peut être consacré à d’autres activités stratégiques, en augmentant ainsi l’efficacité et la productivité de l’équipe.
Comment pouvons-nous aider votre entreprise
act digital transforme la réalité des entreprises, des segments les plus variés, partout dans le monde. Cet impact résulte de la combinaison effective de technologies avancées avec des méthodologies agiles, permettant une transition rapide des modèles économiques vers le contexte numérique. Nous disposons d'une équipe de professionnels spécialisés dans le segment des télécommunications capables d'envisager les opportunités et les défis du secteur, en apportant la réponse appropriée à chaque scénario.
Que ce soit à travers le développement de tableaux de bord automatisés, de systèmes de gestion de données ou d'autres solutions technologiques, act digital est prêt à transformer votre entreprise et à améliorer l'efficacité de vos processus. Nous créons des solutions personnalisées qui répondent aux besoins spécifiques de chaque client.
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