Dashboard dos fluxos de trabalho beneficia gestão e operações
Sistema para acompanhamento de tarefas atualiza automaticamente status das atividades, reduzindo ineficiências ao longo dos processos
No cenário competitivo atual, a eficiência operacional e a visibilidade dos processos estão atreladas ao sucesso empresarial. Esses aspectos permitem que as atividades sejam estruturadas de acordo com as estratégias de negócios, focando no alcance dos resultados. Do contrário, desponta uma situação propícia para o retrabalho e as defasagens produtivas, comprometendo, inclusive, a tomada de decisão dos gestores.
Para evitar esses problemas, uma empresa líder em telecomunicações no Brasil reconheceu que precisava aprimorar o controle dos fluxos de trabalho. A falta de um sistema centralizado e automatizado dificultava o monitoramento eficiente dos prazos de entrega, produtividade e identificação de gargalos nas operações.
O objetivo era otimizar a visibilidade das atividades, melhorando a gestão dos fluxos de trabalho e a capacidade de tomar decisões estratégicas. A parceria com a act digital trouxe a resposta para esse desafio, resultando na criação de um dashboard automatizado que transformou a maneira como a empresa gerencia suas operações diárias.
A equipe da act digital desenvolveu a ferramenta com foco em eliminar processos manuais e reduzir o tempo gasto com tarefas administrativas relacionadas à obtenção, ao processamento e à apresentação das informações sobre as atividades executadas. O sistema melhorou a eficiência operacional das equipes, gerando uma economia de quatro dias por mês. Conheça em detalhes esse caso de sucesso.
Cliente: transformação digital e liderança em telecomunicações no Brasil
A empresa é uma das operadoras de telefonia mais inovadoras do Brasil. É líder na cobertura 4G e tem se destacado na evolução do sistema 5G, com investimentos consistentes em sua infraestrutura de fibra óptica. Atualmente, conta com mais de 60 milhões de clientes de rede móvel.
Focada em inovação, experiência do cliente e agilidade, a empresa baseia suas operações em uma cultura de responsabilidade e transformação digital. A operadora está comprometida com práticas ambientais, sociais e de governança (ESG), integrando importantes índices da bolsa brasileira, como o S&P/B3 Brasil ESG, o Índice Carbono Eficiente (ICO2) e o Índice de Sustentabilidade Empresarial (ISE). Atualmente, conta com cerca de 10 mil colaboradores, além de equipes terceirizadas, que atuam em setores fundamentais, como o de Tecnologia da Informação (TI). Com uma operação complexa e um amplo contingente de recursos humanos para gerenciar, a companhia precisa ter a máxima visibilidade sobre seus processos, a fim de otimizá-los continuamente.
Desafio: falta de visibilidade e acompanhamento dos fluxos de trabalho
A empresa enfrentava dificuldades decorrentes da falta de visibilidade das tarefas realizadas pelas equipes, o que comprometia o acompanhamento e a organização dos fluxos de trabalho. A ausência de um sistema centralizado e automatizado dificultava o monitoramento eficiente dos prazos de entrega, a produtividade do time e a identificação de situações que impactavam as atividades. Sem um dashboard adequado, a empresa dependia de métodos manuais e descentralizados para acompanhar suas operações diárias. Essa abordagem tornava o processo de reporte demorado e sujeito aos erros, além de resultar em falta de clareza e atraso na obtenção de informações essenciais para as tomadas de decisão.
As equipes de gestão enfrentavam dificuldades para obter uma visão clara e atualizada do progresso dos projetos, o que afetava negativamente a capacidade de responder rapidamente a problemas e garantir a eficiência operacional. Para os times, o contexto exigia dedicação de tempo para organizar, processar e reportar as informações sobre os trabalhos desenvolvidos, consumindo até quatro dias por mês.
Solução: dashboard automatizado para acompanhamento de fluxos de trabalho
Para enfrentar os desafios de visibilidade e acompanhamento das atividades, a equipe de projeto criou um dashboard automatizado. O sistema permite que os gestores monitorem o andamento de todas as tarefas, identificando rapidamente a situação de cada uma delas. A solução foi desenvolvida com atualização automática a cada três horas, garantindo que as informações sejam recentes. O dashboard mostra os responsáveis pela execução das tarefas, os demandantes e as áreas atendidas. Além disso, foi criado um processo agendado que gera relatórios automáticos sobre os motivos que impactaram os prazos e compartilha cronogramas com as áreas envolvidas.
Tecnologias e metodologias utilizadas
A implementação do dashboard automatizado trouxe inúmeros benefícios para a empresa, incluindo uma maior visibilidade das atividades, melhor acompanhamento dos prazos e maior eficiência na identificação e resolução de problemas. A solução facilita a gestão de projetos, melhora a comunicação entre as equipes e proporciona uma base sólida para a tomada de decisões estratégicas.
Excel e Power Automate
A base de dados inicial foi criada no Excel. O time do projeto utilizou o Power Automate para fazer o upload automático dessa base sempre que uma atualização é gerada, garantindo que os dados estejam sempre atualizados e disponíveis para processamento.
Drive e BigQuery (GCP)
O arquivo atualizado é armazenado em um drive, onde o BigQuery (Google Cloud Platform) acessa a base de dados por meio de um processo agendado (schedule). No BigQuery, são feitos os tratamentos necessários para preparar os dados para o relatório final.
Looker Studio
O Looker Studio foi utilizado como ferramenta de visualização e foi empregado na criação de um dashboard interativo e visualmente atraente para apresentar todas as informações conforme solicitado pelos gestores. O Looker Studio integra todos os dados tratados, oferecendo uma visão clara e detalhada do desempenho e dos fluxos de trabalho.
Resultados: sistema de controle automatizado e eficiente
A implementação do dashboard automatizado para acompanhamento de fluxos de trabalho trouxe uma transformação significativa na eficiência operacional da empresa. Com a nova solução, foram eliminados vários processos manuais, resultando em economia de tempo e aumento da produtividade. O projeto focou em melhorar a visibilidade das atividades, otimizar a comunicação e reduzir a carga de trabalho manual.
Resultados alcançados com o dashboard automatizado
A implementação do dashboard automatizado proporcionou diversos benefícios que impactaram positivamente a operação da empresa.
Eliminação do tempo para geração de relatórios mensais
A automatização do processo eliminou completamente o tempo necessário para a geração dos relatórios mensais. Antes, este processo era manual e levava pelo menos um dia inteiro para ser concluído.
Eliminação do processo de reporte de entregas por e-mail
O novo sistema eliminou a necessidade de enviar manualmente os relatórios de entregas por e-mail. Agora, os relatórios são gerados e compartilhados automaticamente, garantindo que todos os stakeholders tenham acesso às informações atualizadas sem atrasos.
Automatização do envio de validador de cronograma
O processo manual de envio do validador de cronograma foi substituído por um sistema automatizado que gera uma visualização clara e detalhada. Isso facilita a aprovação do cronograma pelo cliente, que, agora, recebe todas as informações necessárias de forma organizada e acessível.
Programação automática de cronogramas
A automatização incluiu a programação de cronogramas por meio de um processo agendado que envia as atualizações diretamente para o Looker Studio. Os usuários podem manipular as informações conforme necessário, além de ter acesso a uma versão em PDF, eliminando a necessidade de envios manuais.
Ganho de 4 dias por mês
Com a automação completa do relatório, a equipe economizou, pelo menos, um dia por semana, resultando em um ganho total de quatro dias por mês. Agora, esse tempo pode ser direcionado para outras atividades estratégicas, aumentando a eficiência e a produtividade do time.
Como podemos ajudar a sua empresa
A act digital está transformando a realidade de empresas, dos mais variados segmentos, no mundo todo. Esse impacto resulta da combinação efetiva de tecnologias avançadas com metodologias ágeis, propiciando a rápida transição dos modelos de negócios ao contexto digital. Contamos com uma equipe de profissionais especializados no segmento de telecomunicações capazes de vislumbrar as oportunidades e os desafios do setor, trazendo a resposta adequada para cada cenário.
Seja por meio do desenvolvimento de dashboards automatizados, sistemas de gestão de dados ou outras soluções tecnológicas, a act digital está pronta para transformar a sua empresa e melhorar a eficiência dos seus processos. Criamos soluções personalizadas que atendem às necessidades específicas de cada cliente.
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