A gestão das contas a pagar é desafiadora para empresas com atuação abrangente no país. Quanto mais filiais e unidades em operação, mais complexo é o processamento dos custos locais com aluguéis, serviços públicos essenciais (como energia elétrica e água) e tributos (sobretudo estaduais e municipais).
Administrar manualmente contas variadas em diferentes cidades requer excessivo tempo de trabalho e um controle rigoroso para evitar atrasos e erros manuais. Mas esse desafio pode ser superado de forma eficiente com a automatização robótica de processos — robotic process automation (RPA).
O investimento em RPA gera resultados financeiros consistentes e imediatos, pois desburocratiza procedimentos e elimina a necessidade de realização manual dos processos, gerando ganhos de eficiência surpreendentes. Uma das maiores healthtechs brasileiras conseguiu, entre outros benefícios, eliminar mais de 400 horas de dedicação às contas a pagar com uma solução RPA desenvolvida pela act digital. Contamos tudo sobre este case de sucesso a seguir. Confira!
Cliente: healthtech com atuação abrangente no setor
A empresa que contratou a act digital para este projeto é uma startup de base tecnológica que atua na área da saúde (heathtech) e que tem democratizado o acesso a serviços médicos, oferecendo atendimento de qualidade com preço e estrutura adequados às demandas dos clientes.
Com mais de 35 unidades em operação no Brasil, a startup conta com uma infraestrutura completa para realização de consultas, exames, procedimentos e cirurgias de baixa complexidade. A tecnologia é intrínseca ao modelo de negócio e está presente tanto nos equipamentos médicos e de diagnóstico quanto na estrutura de atendimento ao cliente, que conta com app, telemedicina e emissão digital de guias de exames e receituário médico.
Desafio: reduzir a ineficiência financeira
Ao longo dos últimos 10 anos, a healthtech expandiu suas operações, que foram iniciadas com a criação de um único centro médico. Hoje, o grupo está presente em dois estados do Sudeste com mais de 35 centros médicos instalados em diferentes cidades. O crescimento demonstra o valor dos serviços prestados e incrementa os resultados financeiros da startup, mas há um aumento da complexidade financeira e tributária.
Equilibrar e controlar os custos na gestão das unidades é essencial para manter a viabilidade financeira do modelo de negócios. O desafio enfrentado pela startup quando buscou o apoio da act digital era reduzir os custos com falhas em pagamentos de despesas, serviços e tributos. A dificuldade se dá pelo fato de que cada unidade tem gastos específicos com aluguéis, serviços públicos essenciais e tributos.
O processamento dessas contas a pagar era feito de forma manual, impondo custos operacionais (com pessoal, sobretudo) e sujeitando a healthtech a falhas decorrentes da falta centralização das informações (como atrasos e erros de pagamento).
Solução: RPA por automation anywhere
A automatização robótica de processos (RPA) foi a solução desenvolvida pela act digital para a healthtech. O objetivo do projeto era estruturar um sistema capaz de buscar informações sobre contas a pagar em diferentes ambientes (portais web e e-mails, por exemplo) e, a partir desses dados (que englobam faturas relativas a aluguéis, serviços essenciais e tributos), providenciar a geração de ordens de compra emitidas pelo sistema ERP da startup, dispensando integrações e tarefas manuais humanas.
Metodologia aplicada
A solução foi desenvolvida em quatro etapas centrais:
- elaboração de instruções operacionais dos portais e sistemas envolvidos no processo;
- desenvolvimentos dos processos robóticos, testes, go live e operação assistida com o cliente;
- confecção de plano de melhorias com priorização do backlog de desenvolvimento dos RPAs em conjunto com o cliente;
- implantação de protocolo de comunicação com as áreas de negócios em casos de incidentes operacionais.
Tecnologias aplicadas
As seguintes tecnologias foram adotadas para promover a solução:
- RPA;
- Automation Anywhere.
Resultados: ganho de eficiência financeira e operacional
A automatização robótica de processos é uma ferramenta que gera excelentes resultados, pois os ganhos são percebidos assim que a tecnologia é implantada. Foi o que aconteceu com a healthtech, que rapidamente conseguiu sanar os desafios até então enfrentados na área de contas a pagar. Confira os resultados obtidos!
- Ganho de eficiência mensal superior a 400 horas
- Mais de 400 alertas de conclusão de processo robótico ou incidentes enviados aos stakeholders
- Execução de mais de 1.400 downloads de faturas e guias, com a respectiva criação de ordens de compra no ERP com dados capturados por leitura de OCR de documentos
- Interação de mais de 20 RPAs com dezenas de portais e ferramentas de diferentes companhias e prefeituras
- Redução de custos com pessoal e horas de trabalho manual para processamento das contas a pagar
- Diminuição de riscos jurídicos e penalidades provocados por erros de pagamento de despesas, serviços e tributos
O retorno financeiro com aumento da eficiência financeira e redução de custos é potencializado a longo prazo e fortalece a viabilidade econômica da startup para que continue expandindo suas operações continuamente.
Como podemos ajudar a sua empresa
A act digital possui expertise e profissionais especializados que entendem cada segmento de mercado para desenvolver soluções sob medida para o cliente, respeitando as particularidades das suas atividades econômicas. Para os ramos farmacêutico e de saúde, aplicamos o conhecimento tecnológico em todas as frentes de negócios para promover a efetiva transformação digital das empresas que atuam no setor.
Nossa especialização tecnológica é utilizada para otimizar e automatizar processos, gerando excelentes ganhos de eficiência, como no case que descrevemos neste artigo. Mas desenvolvemos outros tipos de soluções, voltadas à atenção médica, acessibilidade aos serviços de saúde, experiência digital do paciente, análise preditiva de dados, entre outras demandas.
Entre as ferramentas e tecnologias que utilizamos para desenvolver soluções na área da saúde, destacam-se: Big Data e Computação Cognitiva;
- Inteligência Artificial;
- Telemedicina;
- RPA e APIs.
Quer promover a automatização robótica de processos ou avançar ainda mais na jornada de transformação digital da sua empresa? Vamos juntos promover a inovação na área da saúde! Fale com nossos especialistas:
