A rápida expansão de uma das maiores agroindústrias da América Latina gerou novos desafios para a empresa, especialmente na área de Controle Comercial. A estratégia de crescimento da empresa, que incluiu a abertura de novas unidades industriais, ampliou significativamente o volume de contratos e documentos a serem gerenciados pelo departamento. Esse contexto evidenciou a necessidade de uma revisão dos processos internos para evitar gaps e garantir a continuidade das operações com alta eficiência.
O setor de Controle Comercial passou a ter que gerenciar mais de 7,4 mil documentos e contratos relacionados à compra de matéria-prima sem contar com ferramentas automatizadas para realizar essas atividades. Assim, a análise, validação e execução financeira desses contratos eram feitas manualmente, consumindo muito tempo e recursos, além do aumento dos riscos de erros.
Por isso, a empresa contratou a act digital para conduzir um projeto de VSM (Value Stream Mapping, também chamado de Mapeamento do Fluxo de Valor ou Mapeamento da Cadeia de Valor) focado na área de Controle Comercial. O objetivo era identificar falhas nos processos e oportunidades de automação, e desenvolver um roadmap (roteiro) de soluções a serem priorizadas. Além de eliminar processos manuais, a abordagem buscava também integrar sistemas e workflows (organização dos fluxos de trabalho), de modo a otimizar ao máximo os processos.
Neste texto, vamos demonstrar como o projeto de VSM foi fundamental para a empresa identificar o melhor formato de reestruturação dos processos e potencializar seus resultados.
Cliente: liderança na produção de etanol e inovação agroindustrial
A empresa que contratou a act digital atua no setor agroindustrial e está em um momento de expansão acelerada. A companhia iniciou suas operações em 2006 com a fabricação de etanol anidro e hidratado, além de DDGS (Distiller’s Dried Grains with Solubles) e óleo de milho. Hoje, tem fábricas instaladas no Paraguai e no Brasil.
Nos últimos anos, a empresa experimentou um crescimento exponencial. Essa expansão fez com que o número de unidades industriais aumentasse de uma para sete (cinco fábricas já estão em operação e as outras duas, em construção).
Com uma missão clara de transformar grãos em soluções limpas, a empresa investe continuamente na verticalização de seus produtos, ampliando o escopo técnico de óleos vegetais e desenvolvendo estratégias para a produção de energia a partir de fontes renováveis. Hoje, a agroindústria é reconhecida como a maior produtora de etanol de milho da América Latina.
Desafio: altos volumes de documentos e processos manuais
O principal desafio a ser enfrentado pelo projeto estava concentrado na área de Controle Comercial, responsável pela análise, elaboração e gestão dos contratos de compra de matéria-prima. Anualmente, o setor gerencia mais de 7,4 mil documentos, que são analisados manualmente.
Como a empresa não contava com sistemas automatizados e integrados, era necessário envolver muitas pessoas nos processos de análise desses documentos. Devido ao risco de erros manuais, era comum que uma mesma tarefa fosse verificada ou refeita várias vezes, a fim de evitar falhas que, na prática, representariam elevados prejuízos financeiros.
Solução: VSM com foco em automatização de processos
Para enfrentar os desafios identificados na área de Controle Comercial, a act digital desenvolveu um projeto que incluiu o mapeamento da cadeia de valor e a proposta de estruturação dos processos visando a implantação de RPA (Automação Robótica de Processos) e a integração dos sistemas da empresa com workflows automatizados.
O objetivo do projeto era compreender o fluxo de trabalho, identificar gaps e oportunidades de melhoria, e gerar um roadmap (roteiro) de ações prioritárias para automatização. Com isso, a empresa poderia fazer um investimento mais alinhado às suas reais necessidades.
Metodologia adotada
Análise do contexto de mercado (Desk Research)
Foi realizada uma análise aprofundada para entender o mercado da indústria de etanol e biomassa a partir do milho. Essa imersão levou em consideração o objetivo estratégico traçado pela empresa, que é aumentar sua capacidade de produção em 45% em 2024. A partir dessa visão, o time da act digital conduziu o projeto buscando entender como a projeção de crescimento pode impactar a área de Controle Comercial.
Análise do contexto interno
Outra análise enfatizou os desafios relacionados à obtenção de matérias-primas para melhor compreensão do contexto interno. Nesse sentido, o foco da equipe da act digital foi avaliar como o crescimento da produção afeta a área de Controle Comercial, considerando que todos os contratos de compra de matéria-prima (para milho e biomassa) são analisados por essa área.
Entrevistas individuais com stakeholders
Foram realizadas entrevistas com os envolvidos na gestão de contratos, que permitiram identificar as necessidades da área. Assim, constatou-se que o setor sofre entraves decorrentes de:
- sistemas internos não integrados;
- falta de rastreabilidade dos documentos;
- ausência de automatização;
- excesso de análise manual de documentos diariamente.
Verificou-se que todos esses pontos dificultavam os fluxos de gestão de contratos e de pagamentos. Ou seja, a área de Controle Comercial ficava “apagando incêndios” para resolver as solicitações urgentes.
Workshop Mapeamento da Cadeia de Valor
Foi realizado um workshop com representantes das áreas envolvidas com o objetivo de mapear os pontos de otimização e soluções para as principais dores de cada jornada do processo de Controle Comercial. Ao final, foi elaborada uma visão de roadmap de implantação e priorização das soluções encontradas.
Análises de cenários de oportunidades de solução
O projeto chegou a 30 soluções mapeadas, que foram analisadas na matriz de impacto (valor de negócio) versus esforço (complexidade). Essa análise combinada evidenciou as oportunidades de longo prazo, com maior complexidade (projetos estruturantes) e oportunidades Quick Wins (melhorias com baixa complexidade que geram valor a curto prazo).
Resultados: ganhos de produtividade e eficiência operacional
O mapeamento da cadeia de valor resultou em propostas de soluções que, quando implementadas, vão facilitar o processo de automatização dos processos da área de Controle Comercial, com resultados que já podem ser estimados.
Benefícios por meio das soluções de automação
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Integração com pastas de redes: a redução de atividades manuais de busca e validação de contratos e documentos deve gerar um ganho estimado de 10% em eficiência;
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Automatização da coleta de dados em sites governamentais via interface de programação de aplicações (APIs): com a eliminação de atividades manuais, projeta-se, como resultado qualitativo, o aumento da precisão associado à maior agilidade na sua execução;
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Implantação de fluxos de trabalho automatizados: a padronização e automação dos processos manuais de alimentação de planilhas e acompanhamento das assinaturas tem um ganho estimado de até 30% na eficiência semanal da Área Comercial.
Como podemos ajudar a sua empresa
A eficiência na gestão de contratos e a automatização de processos são indispensáveis para empresas que buscam crescimento sustentável e inovação. Na act digital, temos a experiência necessária para conduzir processos que trazem compreensão sobre as operações internas e necessidades específicas das empresas. Utilizando metodologias avançadas, como o Design de Serviço e o VSM, conseguimos identificar pontos críticos e oportunidades de melhoria que impulsionam a eficiência operacional.
Nosso trabalho no setor agroindustrial demonstrou como uma abordagem estruturada pode transformar processos complexos e manuais em fluxos de trabalho integrados e automatizados. A partir de um roteiro estratégico, identificamos soluções que atendem tanto a necessidades imediatas quanto a objetivos de longo prazo.
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