Em acelerada expansão, agroindústria investiu em projeto de Mapeamento do Fluxo de Valor para reestruturar atividades de análise de documentos, com foco em automatizar e integrar processos
Uma das maiores agroindústrias da América Latina enfrentava dificuldades na gestão de milhares de contratos anuais de compra de matéria-prima, processo que era realizado de forma manual. O rápido crescimento e a expansão para novas unidades aumentavam a complexidade e o volume de documentos, gerando gaps e comprometendo a eficiência operacional.
Por meio de um projeto de VSM (Value Stream Mapping, ou Mapeamento do Fluxo de Valor), a equipe da act digital fez uma análise aprofundada das atividades executadas pela área de Controle Comercial. Foram identificados processos fundamentais e as prioridades quanto às soluções de automação e integração de sistemas.
O resultado do projeto é analítico, mas apresenta projeções do desempenho que pode ser alcançado com as mudanças sugeridas, tendo como foco promover um ganho de produtividade. O investimento nas melhorias propostas deve gerar uma eficiência de até 30% para a área de Controle Comercial.
A rápida expansão de uma das maiores agroindústrias da América Latina gerou novos desafios para a empresa, especialmente na área de Controle Comercial. A estratégia de crescimento da empresa, que incluiu a abertura de novas unidades industriais, ampliou significativamente o volume de contratos e documentos a serem gerenciados pelo departamento. Esse contexto evidenciou a necessidade de uma revisão dos processos internos para evitar gaps e garantir a continuidade das operações com alta eficiência.
O setor de Controle Comercial passou a ter que gerenciar mais de 7,4 mil documentos e contratos relacionados à compra de matéria-prima sem contar com ferramentas automatizadas para realizar essas atividades. Assim, a análise, validação e execução financeira desses contratos eram feitas manualmente, consumindo muito tempo e recursos, além do aumento dos riscos de erros.
Por isso, a empresa contratou a act digital para conduzir um projeto de VSM (Value Stream Mapping, também chamado de Mapeamento do Fluxo de Valor ou Mapeamento da Cadeia de Valor) focado na área de Controle Comercial. O objetivo era identificar falhas nos processos e oportunidades de automação, e desenvolver um roadmap (roteiro) de soluções a serem priorizadas. Além de eliminar processos manuais, a abordagem buscava também integrar sistemas e workflows (organização dos fluxos de trabalho), de modo a otimizar ao máximo os processos.
Neste texto, vamos demonstrar como o projeto de VSM foi fundamental para a empresa identificar o melhor formato de reestruturação dos processos e potencializar seus resultados.
A empresa que contratou a act digital atua no setor agroindustrial e está em um momento de expansão acelerada. A companhia iniciou suas operações em 2006 com a fabricação de etanol anidro e hidratado, além de DDGS (Distiller’s Dried Grains with Solubles) e óleo de milho. Hoje, tem fábricas instaladas no Paraguai e no Brasil.
Nos últimos anos, a empresa experimentou um crescimento exponencial. Essa expansão fez com que o número de unidades industriais aumentasse de uma para sete (cinco fábricas já estão em operação e as outras duas, em construção).
Com uma missão clara de transformar grãos em soluções limpas, a empresa investe continuamente na verticalização de seus produtos, ampliando o escopo técnico de óleos vegetais e desenvolvendo estratégias para a produção de energia a partir de fontes renováveis. Hoje, a agroindústria é reconhecida como a maior produtora de etanol de milho da América Latina.
O principal desafio a ser enfrentado pelo projeto estava concentrado na área de Controle Comercial, responsável pela análise, elaboração e gestão dos contratos de compra de matéria-prima. Anualmente, o setor gerencia mais de 7,4 mil documentos, que são analisados manualmente.
Como a empresa não contava com sistemas automatizados e integrados, era necessário envolver muitas pessoas nos processos de análise desses documentos. Devido ao risco de erros manuais, era comum que uma mesma tarefa fosse verificada ou refeita várias vezes, a fim de evitar falhas que, na prática, representariam elevados prejuízos financeiros.
Para enfrentar os desafios identificados na área de Controle Comercial, a act digital desenvolveu um projeto que incluiu o mapeamento da cadeia de valor e a proposta de estruturação dos processos visando a implantação de RPA (Automação Robótica de Processos) e a integração dos sistemas da empresa com workflows automatizados.
O objetivo do projeto era compreender o fluxo de trabalho, identificar gaps e oportunidades de melhoria, e gerar um roadmap (roteiro) de ações prioritárias para automatização. Com isso, a empresa poderia fazer um investimento mais alinhado às suas reais necessidades.
Foi realizada uma análise aprofundada para entender o mercado da indústria de etanol e biomassa a partir do milho. Essa imersão levou em consideração o objetivo estratégico traçado pela empresa, que é aumentar sua capacidade de produção em 45% em 2024. A partir dessa visão, o time da act digital conduziu o projeto buscando entender como a projeção de crescimento pode impactar a área de Controle Comercial.
Outra análise enfatizou os desafios relacionados à obtenção de matérias-primas para melhor compreensão do contexto interno. Nesse sentido, o foco da equipe da act digital foi avaliar como o crescimento da produção afeta a área de Controle Comercial, considerando que todos os contratos de compra de matéria-prima (para milho e biomassa) são analisados por essa área.
Foram realizadas entrevistas com os envolvidos na gestão de contratos, que permitiram identificar as necessidades da área. Assim, constatou-se que o setor sofre entraves decorrentes de:
Verificou-se que todos esses pontos dificultavam os fluxos de gestão de contratos e de pagamentos. Ou seja, a área de Controle Comercial ficava “apagando incêndios” para resolver as solicitações urgentes.
Foi realizado um workshop com representantes das áreas envolvidas com o objetivo de mapear os pontos de otimização e soluções para as principais dores de cada jornada do processo de Controle Comercial. Ao final, foi elaborada uma visão de roadmap de implantação e priorização das soluções encontradas.
O projeto chegou a 30 soluções mapeadas, que foram analisadas na matriz de impacto (valor de negócio) versus esforço (complexidade). Essa análise combinada evidenciou as oportunidades de longo prazo, com maior complexidade (projetos estruturantes) e oportunidades Quick Wins (melhorias com baixa complexidade que geram valor a curto prazo).
O mapeamento da cadeia de valor resultou em propostas de soluções que, quando implementadas, vão facilitar o processo de automatização dos processos da área de Controle Comercial, com resultados que já podem ser estimados.
Integração com pastas de redes: a redução de atividades manuais de busca e validação de contratos e documentos deve gerar um ganho estimado de 10% em eficiência;
Automatização da coleta de dados em sites governamentais via interface de programação de aplicações (APIs): com a eliminação de atividades manuais, projeta-se, como resultado qualitativo, o aumento da precisão associado à maior agilidade na sua execução;
Implantação de fluxos de trabalho automatizados: a padronização e automação dos processos manuais de alimentação de planilhas e acompanhamento das assinaturas tem um ganho estimado de até 30% na eficiência semanal da Área Comercial.
A eficiência na gestão de contratos e a automatização de processos são indispensáveis para empresas que buscam crescimento sustentável e inovação. Na act digital, temos a experiência necessária para conduzir processos que trazem compreensão sobre as operações internas e necessidades específicas das empresas. Utilizando metodologias avançadas, como o Design de Serviço e o VSM, conseguimos identificar pontos críticos e oportunidades de melhoria que impulsionam a eficiência operacional.
Nosso trabalho no setor agroindustrial demonstrou como uma abordagem estruturada pode transformar processos complexos e manuais em fluxos de trabalho integrados e automatizados. A partir de um roteiro estratégico, identificamos soluções que atendem tanto a necessidades imediatas quanto a objetivos de longo prazo.
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A partir do mapeamento da jornada e das personas, a act digital propôs a solução mais compatível para garantir a satisfação do cliente
Projeto de imersão e descoberta foi conduzido pela act digital e gerou direcionamentos para melhorias no atendimento
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