RPA aumenta eficiência no processamento de contas a receber

Contas a Receber é um departamento de grande importância dentro das organizações. Ele é responsável por garantir que todos os pagamentos sejam processados no prazo e com precisão. Erros nesse departamento podem causar desconfortos em todas as partes envolvidas.

O departamento garante ainda que os clientes sejam cobrados adequadamente. Por causa de sua importância, melhorias nessa área são sempre bem-vistas pelos líderes das empresas.

Entretanto, administrar manualmente todas essas contas, além de demandar muito tempo da equipe e um controle rigoroso, expõe a área a erros que podem comprometer a saúde financeira de uma empresa.

Por isso, investir em RPA (Robotic Process Automation) pode ser a solução para diminuir as ocorrências. A automatização de processos têm sido cada vez mais utilizada por empresas de diversos setores para lidar com tarefas básicas e repetitivas do dia a dia e ajudar na tomada de decisões com base em Inteligência Artificial e Machine Learning.

Veja abaixo como a act digital ajudou um cliente a otimizar seus processos de contas a receber e quais foram os resultados obtidos.

Cliente: saúde e tecnologia em evolução

A empresa parceira é uma healthtech com mais de dez anos de atuação e que opera cerca de 35 centros médicos em São Paulo e no Rio de Janeiro.

Nosso parceiro já atendeu mais de 2 milhões de clientes e possui mais de mil profissionais de saúde cadastrados. Com uma estrutura tão robusta, há um grande volume de dados e processos para as equipes de contas a pagar e receber.

A tecnologia faz parte do DNA dessa startup e, por isso, ela está sempre em busca de soluções tecnológicas que facilitem o dia a dia da empresa e de seus clientes. Essa veia inovadora faz parte de seus valores.

Em um cenário de crescimento, e com uma visão moderna para o futuro, chegou o momento de investir em automação.

Desafio: otimizar a gestão de recebíveis

Em 2011, a startup iniciava suas atividades com seu primeiro — e na época, único — centro médico. Hoje, 11 anos depois, suas operações cresceram e o volume de dados que lidam diariamente, também.

Porém, o crescimento dos serviços prestados e dos resultados financeiros foram acompanhados também por um aumento de operações internas, na quantidade de dados e na complexidade dos processos.

O desafio enfrentado pela startup quando buscou o apoio da act digital era reduzir os custos com falhas e atrasos nos recebimentos.

O processamento das contas a receber era feito manualmente, o que significava altos custos operacionais e sujeitava a healthtech a falhas decorrentes da falta de centralização das informações.

Solução: automatização robótica de processos

Conhecendo o desafio, a act digital desenvolveu uma solução de automatização robótica de processos (RPA), a mesma criada para o setor de contas a pagar. O foco desse projeto foi estruturar um sistema para captar e processar informações sobre recebíveis que estavam dispersas em diferentes fontes de dados.

Por meio de processos automatizados, a solução deveria realizar diariamente o download das bases de dados que possuem os registros dos pagamentos via cartão de débito ou crédito, além de concatenar e higienizar esses dados para lançamento via API no extrato do ERP (Oracle).

Metodologia

A solução foi desenvolvida em quatro etapas centrais:

• elaboração de instruções operacionais dos portais e sistemas envolvidos no processo;
• desenvolvimentos dos processos robóticos, testes, go live e operação assistida com o cliente;
• confecção de plano de melhorias com priorização do backlog de desenvolvimento dos RPAs em conjunto com o cliente;
• implantação de protocolo de comunicação com as áreas de negócios em casos de incidentes operacionais.

Tecnologia

As seguintes tecnologias foram adotadas para promover a solução:

• RPA;
• UIPath.

Resultados: mais mercado e vendas em escala

A automatização de processos é capaz de gerar excelentes resultados, pois os ganhos são percebidos imediatamente após a implementação da tecnologia. Com a healthtech não foi diferente. Veja os principais resultados obtidos!

• Mais de 12,5 mil bases de dados de transações com cartões extraídas da ferramenta Equals em 7 meses
• Mais de 15 mil alertas de conclusão de processo robótico enviados aos stakeholders
• 2 RPAs com operação diária sem interrupção
• Mais de 12.500 recebimentos registrados em extrato do sistema Oracle com alta precisão
• Ganho de mais de 200 horas de eficiência por mês

A captação e conciliação das informações sobre recebíveis garantiu eficiência operacional à empresa, com maior agilidade no processamento das informações financeiras e redução significativa de custos. Com isso, nosso parceiro consegue agilizar processos internos e alcançar resultados financeiros melhores.

Como podemos ajudar a sua empresa

A especialização tecnológica da nossa equipe nos permite oferecer soluções modernas e inovadoras aos nossos clientes que atuam na área da saúde. Desenvolvemos recursos que melhoram a experiência do paciente, automatizam processos, geram ganho de eficiência operacional e financeiro, entre outros benefícios que conseguimos entregar, de forma ágil e efetiva.

Contamos com uma equipe qualificada e com expertise para implementar as tecnologias mais avançadas para o segmento da saúde. Dessa forma, criamos diferenciais competitivos para qualquer negócio do setor, possibilitando a aplicação de modelos preditivos com bases assistenciais e a visão analítica necessária para uma tomada de decisões antecipada e guiada por dados. Conheça algumas tecnologias que podemos implantar na sua empresa!

• Big Data e computação cognitiva
• Inteligência Artificial
• Telemedicina
• PA e APIs

Identificou um ou mais pontos do case que se assemelham aos seus desafios? Converse com nossos especialistas e conte com o apoio da act digital para desenvolver a solução que vai tornar a automatização uma realidade na sua empresa!