En rápida expansión, la agroindustria invirtió en un proyecto de Value Stream Mapping para reestructurar las actividades de análisis de documentos, centrándose en la automatización e integración de procesos.
Una de las mayores empresas agroalimentarias de América Latina tenía dificultades para gestionar miles de contratos anuales de compra de materias primas, un proceso que se realizaba manualmente. El rápido crecimiento y la expansión a nuevas unidades aumentaron la complejidad y el volumen de los documentos, creando brechas y poniendo en peligro la eficiencia operativa.
A través de un proyecto VSM (Value Stream Mapping), el equipo de act digital llevó a cabo un análisis en profundidad de las actividades realizadas por el área de Control Comercial. Se identificaron los procesos clave, así como las prioridades para las soluciones de automatización e integración de sistemas.
El resultado del proyecto es analítico, pero presenta proyecciones del rendimiento que se puede alcanzar con los cambios sugeridos, con el foco puesto en promover una ganancia de productividad. La inversión en las mejoras propuestas debería generar una eficiencia de hasta el 30% para el área de Control Comercial.
La rápida expansión de uno de los mayores agronegocios de América Latina ha creado nuevos retos para la empresa, especialmente en el área de Control Comercial. La estrategia de crecimiento de la empresa, que incluyó la apertura de nuevas unidades industriales, aumentó significativamente el volumen de contratos y documentos a ser gestionados por el departamento. Este contexto puso de manifiesto la necesidad de revisar los procesos internos para evitar brechas y garantizar la continuidad de las operaciones con gran eficacia.
El sector de Control Comercial tenía que gestionar más de 7.400 documentos y contratos relacionados con la compra de materias primas sin disponer de herramientas automatizadas para llevar a cabo estas actividades. Así, el análisis, la validación y la ejecución financiera de estos contratos se realizaban manualmente, lo que consumía mucho tiempo y recursos, además de aumentar el riesgo de errores.
Por eso, la empresa contrató a act digital para llevar a cabo un proyecto VSM (Value Stream Mapping) centrado en el área de Control Comercial. El objetivo era identificar fallos en los procesos y oportunidades de automatización, y elaborar una hoja de ruta de soluciones a las que dar prioridad. Además de eliminar los procesos manuales, el enfoque también buscaba integrar sistemas y flujos de trabajo para optimizar al máximo los procesos.
En este artículo, mostraremos cómo el proyecto VSM fue fundamental para que la empresa identificara la mejor forma de reestructurar sus procesos y maximizar sus resultados.
La empresa que contrató act digital opera en el sector agroindustrial y está experimentando una rápida expansión. Inició sus operaciones en 2006 con la fabricación de etanol anhidro e hidratado, además de DDGS (granos secos de destilería con solubles) y aceite de maíz. Hoy cuenta con plantas en Paraguay y Brasil.
En los últimos años, la empresa ha experimentado un crecimiento exponencial. Esta expansión ha aumentado el número de unidades industriales de una a siete (cinco plantas ya están en funcionamiento y las otras dos en construcción).
Para transformar los granos en soluciones limpias, la empresa invierte continuamente en verticalizar sus productos, ampliando el alcance técnico de los aceites vegetales y desarrollando estrategias para producir energía con fuentes renovables. Hoy, la agroindustria es reconocida como la mayor productora de etanol de maíz de América Latina.
El principal reto al que se enfrentaba el proyecto se concentraba en el área de Control Comercial, encargada de analizar, elaborar y gestionar los contratos de compra de materias primas. Cada año, el sector gestiona más de 7.400 documentos, que se analizan manualmente.
Como la empresa no disponía de sistemas automatizados e integrados, era necesario implicar a muchas personas en los procesos de análisis de estos documentos. Debido al riesgo de errores manuales, era habitual que la misma tarea se revisara o rehiciera varias veces para evitar fallos que, en la práctica, supondrían enormes pérdidas económicas.
Para abordar los retos identificados en el área de Control Comercial, act digital desarrolló un proyecto que incluía el mapeo de la cadena de valor y la propuesta de estructuración de procesos con vistas a la implantación de RPA (Robotic Process Automation) y la integración de los sistemas de la empresa con flujos de trabajo automatizados.
El objetivo del proyecto era comprender el flujo de trabajo, identificar brechas y oportunidades de mejora y generar una hoja de ruta de acciones prioritarias para la automatización. Como resultado, la empresa pudo realizar una inversión más acorde con sus necesidades reales.
Se realizó un análisis en profundidad para conocer el mercado del etanol y la biomasa a partir del maíz. Esta inmersión tuvo en cuenta el objetivo estratégico fijado por la empresa, que es aumentar su capacidad de producción en un 45% para 2024. A partir de esta visión, el equipo de act digital lideró el proyecto, buscando entender cómo la proyección de crecimiento podría impactar en el área de Control Comercial.
Otro análisis hizo hincapié en los retos relacionados con la obtención de materias primas para comprender mejor el contexto interno. En este sentido, el foco del equipo de act digital fue evaluar cómo el crecimiento de la producción afecta al área de Control Comercial, considerando que todos los contratos de compra de materia prima (para maíz y biomasa) son analizados por esta área.
Se mantuvieron entrevistas con los implicados en la gestión de contratos para determinar las necesidades del sector. Como resultado, se constató que el sector adolece de obstáculos debidos a:
Resultó que todos estos puntos dificultaban la gestión de los contratos y los flujos de pago. En otras palabras, el área de Control Comercial estaba "apagando fuegos" para resolver las solicitudes urgentes.
Se organizó un taller con representantes de las áreas implicadas con el objetivo de identificar puntos de optimización y soluciones para los principales puntos débiles de cada trayecto del proceso de Control Comercial. Al final, se elaboró una hoja de ruta para la implantación y priorización de las soluciones encontradas.
Del proyecto surgieron 30 soluciones mapeadas, que se analizaron en la matriz de impacto (valor empresarial) frente a esfuerzo (complejidad). Este análisis combinado puso de relieve las oportunidades a largo plazo con mayor complejidad (proyectos de estructuración) y las oportunidades Quick Wins (mejoras de baja complejidad que generan valor a corto plazo).
El mapeo de la cadena de valor resultó en propuestas de soluciones que, cuando se implementen, facilitarán el proceso de automatización de los procesos en el área de Control Comercial, con resultados que ya se pueden estimar.
Integración con carpetas de red: la reducción de las actividades manuales de búsqueda y validación de contratos y documentos debería generar una ganancia estimada del 10% en eficiencia;
Automatización de la recogida de datos en los sitios web de la Administración a través de interfaces de programación de aplicaciones (API): con la eliminación de actividades manuales, se prevé que el resultado cualitativo sea una mayor precisión asociada a una mayor agilidad en su ejecución;
Implantación de flujos de trabajo automatizados: la estandarización y automatización de los procesos manuales de alimentación de hojas de cálculo y seguimiento de las firmas supone una ganancia estimada de hasta el 30% en la eficiencia semanal del Área Comercial.
La gestión eficaz de los contratos y la automatización de los procesos son indispensables para las empresas que buscan el crecimiento sostenible y la innovación. En act digital, contamos con la experiencia necesaria para llevar a cabo procesos que permitan comprender las operaciones internas y las necesidades específicas de las empresas. Utilizando metodologías avanzadas como Service Design y VSM, somos capaces de identificar puntos críticos y oportunidades de mejora que impulsen la eficiencia operativa.
Nuestro trabajo en el sector agroindustrial ha demostrado cómo un enfoque estructurado puede transformar procesos manuales complejos en flujos de trabajo integrados y automatizados. Partiendo de una hoja de ruta estratégica, hemos identificado soluciones que satisfacen tanto las necesidades inmediatas como los objetivos a largo plazo.
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