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Empresa mejora RPA y obtiene retorno de R$60.000 por mes

El rediseño de los procesos y la migración a la nueva tecnología permitieron ganar en productividad, precisión y eficiencia

Reto

Una gran empresa de belleza se enfrentaba a retos relacionados con la mejora de sus procesos automatizados, que se estaban implantando con la tecnología Blue Prism y que debían migrarse a la herramienta de automatización UiPath, lo que requería un rediseño completo para garantizar una transición eficaz en línea con los objetivos operativos de la organización.

Solucíon

act digital formó un equipo interfuncional especializado en automatización robótica de procesos (RPA) utilizando la tecnología UiPath. El grupo trabajó en colaboración para mapear los procesos con el fin de identificar oportunidades de automatización y soluciones personalizadas para satisfacer las necesidades específicas de cada departamento. La estrategia también incluía la migración tecnológica.

Resultados

El proyecto de RPA dio lugar a un backlog de 105 oportunidades. Sólo con los seis proyectos entregados inicialmente, se consiguió un ahorro medio estimado de 60.000 reales al mes. La automatización ha permitido ganar en productividad, precisión y eficiencia en los procesos internos, reduciendo costes, riesgos y errores. Los resultados también contribuyeron a las acciones de conformidad y al aumento de los niveles de satisfacción tanto de los clientes como de los empleados.

El sector empresarial se ha visto afectado por una serie de transformaciones provocadas por la constante evolución de las tecnologías digitales. Para operar en este nuevo contexto, las empresas tienen el reto de incorporar innovaciones y herramientas que generen ganancias de eficiencia, reduzcan riesgos y aumenten la productividad.

Para el escenario actual, la Automatización Robótica de Procesos (RPA) es una solución que aporta mejoras continuas y, por lo tanto, ofrece mejores resultados. Es esta atención la que permite identificar y corregir ineficiencias que pueden haber persistido incluso después de la implementación de una herramienta RPA.

Al invertir en este proceso de mejora, una de las mayores empresas de cosméticos de Brasil pudo maximizar los resultados obtenidos con RPA. act digital colaboró con este proyecto, trabajando tanto en el mapeo y replanificación de los procesos como en la transición tecnológica de la solución.

El proyecto requería no solo la sustitución de herramientas, sino una reevaluación completa y estratégica de los procesos existentes. Con el apoyo de un equipo especializado y multidisciplinar de act digital, la empresa consiguió aumentar su productividad, eficiencia y resultados, con un ahorro inicial estimado en 60.000 reales al mes y la creación de un backlog con más de 100 oportunidades listadas. Siga leyendo y descubra cómo se lograron estos resultados

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Cliente: liderando la transformación a través de la belleza y la sostenibilidad

Con casi 50 años de historia, la empresa que contrató a act digital para mejorar su cinta de RPA (automatización de procesos) opera en el segmento de la belleza. El grupo está formado por diferentes marcas que persiguen el propósito de transformar la vida de las personas a través de sus procesos y el impacto de sus acciones, que también se reflejan en la búsqueda de una acción social y ambiental responsable.

Actualmente, el grupo brasileño está presente en más de 50 países y cuenta con 4.000 tiendas físicas en funcionamiento. La marca se ha consolidado como la mayor franquicia de belleza del mundo y lidera las preferencias de los consumidores en el mercado nacional. Con más de 10 marcas bajo su gestión, la empresa necesita mejorar continuamente la eficiencia de sus operaciones, algo fundamental para maximizar los resultados, mitigar los riesgos y garantizar la competitividad del negocio en un contexto de competencia global.

Reto: revisión completa de la cinta de automatización

La empresa se enfrentaba al reto de optimizar sus procesos internos y aumentar la eficiencia operativa. Aunque la herramienta RPA ya estaba siendo utilizada por las diferentes áreas y unidades de negocio, la empresa necesitaba impulsar mejoras en el cinturón de automatización en su conjunto, desde el levantamiento y priorización de procesos hasta el número total de personas en la cinta para atender todas las demandas.

Otro reto fue la migración de la herramienta de RPA. Inicialmente, todos los procesos se estaban construyendo con la automatización Blue Prism, pero la empresa había establecido que utilizaría la automatización UiPath. Debido a la necesidad de realizar la transición entre las tecnologías utilizadas, hubo que rediseñar toda la cinta transportadora y adaptarla a la nueva herramienta.

Dados los retos planteados, se fijaron una serie de objetivos para el proyecto:

  • cartografiar los procesos;
  • desarrollar proyectos;
  • generar un nuevo backlog mediante la prospección de oportunidades para automatizar procesos utilizando UiPath para las áreas;
  • diseñar claramente la cinta completa de RPA;
  • refinar y priorizar 56 demandas;
  • establecer mejoras que resulten en agilidad y mayor entrega de valor.

Solución: nueva cinta de automatización

Teniendo en cuenta los retos a los que se enfrentaban y los objetivos a alcanzar, se incorporó al proyecto un equipo multifuncional de act digital para desarrollar la solución más acorde con la demanda. El equipo estaba formado por tres desarrolladores, un arquitecto, tres analistas funcionales y un agile master, que trabajaron para estructurar un pipeline de desarrollo del proyecto dentro del cliente.

Metodología

El diferencial innovador del proyecto fue la combinación de las mejores prácticas de negocio con la tecnología desarrollada en el proceso, maximizando el potencial de entregas y la generación de valor mediante herramientas de automatización.

  • Innovación en los procesos: se llevó a cabo un proceso de descubrimiento para comprender la situación de la empresa en ese momento y co-crear soluciones basadas en el mapeo de los procesos y la definición de las mejores prácticas.

  • Innovación en tecnología: uso de mejores prácticas y enfoques RPA, así como centralización de todos los procesos en una única plataforma de gestión (UiPath).

Tecnologías aplicadas

En el proceso de actualización del RPA se aplicaron las siguientes tecnologías:

  • UiPath;
  • Automation Hub;
  • Insights;
  • BluePrism;
  • Automation Anywhere;
  • Power Automate.
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Resultados: más eficiencia, menos costes y mejor rendimiento

La reestructuración de la cinta de automatización de la empresa se ha traducido en una productividad optimizada, con una mayor precisión en la ejecución de las tareas, una reducción de los costes y los errores, una mejora del cumplimiento, así como un aumento del nivel de satisfacción de los consumidores y los empleados. Estos beneficios han reforzado la competitividad de la empresa en el mercado.

Los resultados prácticos obtenidos por el proyecto incluyen:

- ahorro mensual: desde las primeras entregas, el proyecto supuso un ahorro medio mensual de 60.000 reales;

- oportunidades de mejora: se entregó a la empresa un backlog detallado con 105 oportunidades registradas;

- acciones de mejora realizadas: el equipo trabajó en un backlog de 62 demandas y un total de 43 documentos;

- redefinición de procesos: se elaboró el diseño del proceso AS IS (proceso inicial) y TO BE (flujo a implantar) a partir de un estudio de dolores, necesidades y oportunidades;

- matriz de priorización: se construyó una matriz de priorización teniendo en cuenta las características específicas de la empresa;

- gestión: se evaluó la documentación de los procesos y, a continuación, se centralizaron las demandas mediante el Automation Hub.

Cómo podemos ayudar a su empresa

El segmento minorista y de bienes de consumo se caracteriza por una gran competencia en el mercado. Ante el reto de posicionar marcas y productos, las empresas buscan constantemente incorporar más eficiencia a sus operaciones, garantizando resultados sostenibles.

La cinta de automatización mediante una herramienta RPA es una solución alineada con estas demandas.

A través de equipos interfuncionales, act digital se especializa en ofrecer soluciones digitales para el sector minorista y de bienes de consumo. Los profesionales que trabajan en estos proyectos entienden la dinámica del segmento y trabajan junto con los clientes para crear las mejores alternativas para alcanzar los resultados esperados.

¿La cinta de automatización de su empresa está generando los resultados esperados? act digital puede ayudar con esa respuesta. Póngase en contacto con nuestros expertos.

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