RPA genera eficiencia que supera 600 horas por mes

La gestión eficiente de los gastos operativos (Opex) es una medida indispensable para las empresas que buscan optimizar recursos y potenciar los resultados financieros. Los procesos de captura de notas fiscales y el procesamiento de solicitudes de compra son rutinarios y repetitivos. Cuando se realizan manualmente pueden volverse ineficientes, ya que requieren mucho tiempo y están más sujetos a errores.

Una solución tecnológica capaz de solucionar este problema es la automatización robótica de procesos (Robotic Process Automation, RPA). Fue el recurso que act digital desarrolló para una de las mayores operadoras de telefonía en Brasil. Con la solución implementada, la empresa eliminó más de 600 horas al mes dedicadas a administrar los gastos operativos relacionados solo con los servicios arrendados. Además de aumentar la eficiencia operativa de la empresa, la solución mejoró el sistema de gestión y control de solicitudes de compra. ¡Descubre cómo generamos este impacto!

Cliente: operadora de telefonía

Con casi 25 años de experiencia en el mercado nacional, la operadora de telefonía que contrató act digital para este proyecto es una de las más innovadoras del segmento, con desempeño destacado en la implementación de tecnología 5G para la red móvil y liderazgo en la cobertura 4G en Brasil. Las operaciones de la compañía incluyen la prestación de servicios de telecomunicaciones, telefonía móvil, telefonía fija y banda ancha fija.

La eficiencia operativa es una necesidad constante para asegurar resultados financieros acordes con las expectativas de la empresa, el mercado y los inversionistas. Entre los recursos adoptados para viabilizar las operaciones y optimizar el flujo de caja, la empresa opta por el arrendamiento de servicios. Sin embargo, este frente genera gastos operativos (Opex), los cuales necesitan una gestión con controles automatizados y precisos.

Reto: aumentar la eficiencia operativa

La demanda presentada por la empresa está relacionada con la gestión de Opex para servicios arrendados, los cuales necesitaban mejorar la eficiencia operativa en la ejecución de las actividades de gestión, control y procesamiento.

Como el área realiza procesos repetitivos, el tiempo dedicado a las funciones representa un costo y no genera valor agregado para la empresa. Entre los procesos que se realizan mensualmente se encuentra el levantamiento de cientos de notas fiscales emitidas por diferentes proveedores y la gestión de numerosas solicitudes de compra, incluyendo cálculo y conciliación de saldos.

Solución: Gestión automatizada de Opex

Act digital solucionó el reto que enfrentaba la empresa al implementar la automatización y proveer eficiencia para los procesos operativos y repetitivos de gestión de Opex para servicios arrendados, sin necesidad de realizar integraciones de aplicaciones existentes.

Metodología aplicada

Para llevar a cabo este proyecto, el equipo de act digital aplicó un plan dividido en tres conjuntos de acciones principales. ¡Veámoslo

• Estructuración del modelo de trabajo y creación de artefactos para respaldar la gestión de la automatización.
• Mapeo As Is, priorización y especificación funcional de procesos a ser automatizados por RPA.
• Programación de robots, automatización de procesos, análisis de mejora continua y seguimiento de actividades.

Tecnologías utilizadas

• RPA
• OpenIT

Resultados: operación y control eficientes

La implementación de la automatización robótica de procesos en la gestión de Opex para servicios arrendados mejoró los procesos operativos y de control de la empresa eliminando tiempo dedicado a actividades repetitivas y facilitando el control gerencial sobre proveedores, solicitudes de compra, saldos y otras solicitudes. ¡Descubre los resultados obtenidos con el proyecto!

• 11 RPAs estructurados involucrando 4 sistemas
• Descarga de aproximadamente 278 notas mensuales de sitios web de proveedores
• Eficiencia generada por robots superior a 600 horas al mes
• Reducción de errores humanos
• Seguimiento del saldo de artículos de solicitudes de compra en el SAP
• Control de autoridad de aprobación y cambio de estado de solicitudes y órdenes de compra en el SAP

Los beneficios generados por la automatización robótica son inmediatos: después de la implementación, la solución comienza a promover ganancias de eficiencia todos los meses, de manera continua. A largo plazo, el impacto en la reducción de costos y errores es aún mayor.

Cómo podemos ayudar su empresa

La eficiencia operativa a través de la tecnología RPA es solo una de las soluciones que act digital desarrolla para las empresas que operan en el segmento de telecomunicaciones y medios. Nuestros equipos especializados están listos para conducir procesos de innovación y transformación digital de manera ágil y eficiente.

En el segmento de telecomunicaciones y medios, trabajamos para generar resultados eficaces en diferentes frentes, como:

• desarrollo de recorridos digitales;
• estrategias para streaming;
• cultura omnichannel;
• seguridad de procesos y datos;
• API y aplicaciones

En materia de operación y gestión, promovemos el uso de datos e inteligencia analítica para calificar el modelo de negocios de nuestros clientes garantizando integridad, eficiencia y alto rendimiento.

Desde la automatización robótica de procesos hasta el formateo de nuevos modelos de negocio, podemos colaborar con la evolución de su empresa. ¡Hable con nuestros especialistas!