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Healthtech elimina 400 horas mensuales de procesamiento financiero

Solución desarrollada por act digital automatizó procesos en el área de cuentas por pagar, reduciendo costos con tiempo de trabajo y fallas en el pago.

Reto

Reducir costos de procesamiento y errores en el pago de servicios, impuestos y otras cuentas por pagar

Solución

act digital implementó la automatización robótica de procesos en el sector, procedimiento que captura información de cuentas por pagar y concentra las órdenes de compra en el sistema ERP de la startup

Resultados

La automatización de procesos eliminó más de 400 horas de procesamiento manual de información de cuentas por pagar, lo que redujo los costos operativos y financieros, así como el error humano

La gestión de cuentas por pagar es un desafío para las empresas con operaciones integrales en el país. Cuantas más sucursales y unidades en operación, más complejo es el procesamiento de costos locales con rentas, servicios públicos esenciales (como luz y agua) e impuestos (principalmente estatales y municipales).

La gestión manual de diferentes cuentas en diferentes ciudades requiere un tiempo excesivo y un control estricto para evitar retrasos y errores manuales. Pero este reto se puede superar de manera eficiente con la automatización robótica de procesos — robotic process automation (RPA).

La inversión en RPA genera resultados financieros consistentes e inmediatos, ya que reduce la burocracia y elimina la necesidad de procesos manuales, generando ganancias de eficiencia sorprendentes. Una de las mayores healthtechs brasileñas logró, entre otros beneficios, eliminar más de 400 horas de dedicación a cuentas por pagar con una solución RPA desarrollada por act digital. Le contamos todo sobre este case exitoso, a continuación. ¡Veámoslo!

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Cliente: healthtech con actuación integral en el sector

La empresa que contrató act digital para este proyecto es una startup de base tecnológica que opera en el área de la salud (heathtech) y que ha democratizado el acceso a los servicios médicos, ofreciendo atención de calidad con precio y estructura adecuados a las demandas de los clientes.

Con más de 35 unidades en operación en Brasil, la startup cuenta con una completa infraestructura para realizar citas médicas, pruebas, procedimientos y cirugías de baja complejidad. La tecnología es intrínseca al modelo de negocio y está presente tanto en los equipos médicos y de diagnóstico como en la estructura de atención al cliente que cuenta con app, telemedicina y emisión digital de guías de pruebas y recetas médicas.

Reto: reducir la ineficiencia financiera

Durante los últimos 10 años, healthtech ha ampliado sus operaciones, que comenzaron con la creación de un único centro médico. Hoy, el grupo está presente en dos estados del sureste brasileño y cuenta con más de 35 centros médicos instalados en diferentes ciudades. El crecimiento demuestra el valor de los servicios prestados y aumenta los resultados financieros de la startup; sin embargo, hay un aumento de la complejidad financiera y fiscal.

Equilibrar y controlar los costes de gestión de las unidades es fundamental para mantener la viabilidad financiera del modelo de negocio. El reto al que se enfrentó la startup cuando buscó el apoyo de act digital fue reducir los costos relacionados con fallas en el pago de gastos, servicios e impuestos. La dificultad se debe a que cada unidad tiene gastos específicos con alquiler, servicios públicos esenciales e impuestos.

El procesamiento de estas cuentas por pagar se hacía de forma manual, imponiendo costos operativos (principalmente de personal) y sometiendo a la healthtech a fallas derivadas de la falta de centralización de la información (como demoras y errores de pago).

Solución RPA por automatización anywhere

La automatización robótica de procesos (RPA) fue la solución desarrollada por act digital para la healthtech. El objetivo del proyecto fue estructurar un sistema capaz de buscar informaciones sobre cuentas por pagar en diferentes entornos (portales web y correos electrónicos, por ejemplo) y, a partir de estos datos (que incluye facturas relacionadas con alquileres, servicios esenciales e impuestos), determinar la generación de órdenes de compra emitidas por el sistema ERP de la startup, prescindiendo de integraciones y tareas manuales humanas.

Metodología aplicada

La solución se desarrolló en cuatro pasos centrales:

  • elaboración de instrucciones de operación de los portales y sistemas involucrados en el proceso;
  • desarrollo de procesos robóticos, pruebas, go live y operación asistida con el cliente;
  • creación de un plan de mejora con priorización del backlog de desarrollo de los RPAs junto con el cliente;
  • implantación de un protocolo de comunicación con las áreas de negocios en caso de incidentes operativos.

Tecnologías aplicadas

Se adoptaron las siguientes tecnologías para promover la solución:

  • RPA;
  • Automation Anywhere
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Resultados: ganancia en eficiencia financiera y operativa

La automatización robótica de procesos es una herramienta que genera excelentes resultados, ya que se perciben ganancias apenas se implementa la tecnología. Eso fue lo que le sucedió a healthtech, que rápidamente logró resolver los retos enfrentados en el área de cuentas por pagar hasta entonces. ¡Comprueba los resultados obtenidos!

  • Ganancia de eficiencia mensual de más de 400 horas.
  • Más de 400 alertas de finalización de proceso robótico o incidentes enviados a los stakeholders.
  • Ejecución de más de 1.400 descargas de facturas y guías, con la respectiva creación de órdenes de compra en el ERP con datos capturados por lectura OCR de documentos.
  • Interacción de más de 20 RPAs con decenas de portales y herramientas de diferentes empresas y ayuntamientos.
  • Reducción de costos de personal y horas de trabajo manual para el procesamiento de cuentas por pagar.
  • Reducción de riesgos legales y sanciones ocasionadas por errores en el pago de gastos, servicios e impuestos.

El retorno financiero con mayor eficiencia financiera y reducción de costos se potencia a largo plazo y fortalece la viabilidad económica de la startup para que continúe expandiendo sus operaciones continuamente.

Cómo podemos ayudar su empresa

act digital cuenta con experiencia y profesionales especializados que entienden cada segmento de mercado para desarrollar soluciones a la medida del cliente, respetando las particularidades de sus actividades económicas. Para los sectores farmacéutico y sanitario, aplicamos el conocimiento tecnológico en todos los frentes de negocio para impulsar la transformación digital efectiva de las empresas que operan en el sector.

Nuestra especialización tecnológica se utiliza para optimizar y automatizar procesos, generando excelentes ganancias de eficiencia, como en el case descrito en este artículo. Desarrollamos otros tipos de soluciones, enfocadas a la atención médica, accesibilidad a los servicios de salud, experiencia digital del paciente, análisis predictivo de datos, entre otras demandas.

Entre las herramientas y tecnologías que utilizamos para desarrollar soluciones en el área de la salud, se destacan las siguientes:

  • Big Data y Computación Cognitiva.
  • Inteligencia Artificial;
  • Telemedicina;
  • RPA y APIs

¿Desea impulsar la automatización robótica de procesos o avanzar aún más en el camino de la transformación digital de su empresa? ¡Promovamos juntos la innovación en el sector de la salud! ¡Hable con nuestros especialistas!

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