En expansion accélérée, l’agro-industrie a investi dans un projet de Cartographie de la Chaîne de Valeur pour restructurer les activités d’analyse de documents, en se concentrant sur l’automatisation et l’intégration des processus
L’une des plus grandes agro-industries d’Amérique latine rencontrait des difficultés dans la gestion de milliers de contrats annuels d’achat de matières premières, un processus réalisé manuellement. La croissance rapide et l’expansion vers de nouvelles unités augmentaient la complexité et la quantité de documents, créant des gaps et engageant l’efficacité opérationnelle.
Grâce à un projet VSM (Value Stream Mapping), l’équipe act digital a fait une analyse approfondie des activités menées par le secteur du Contrôle Commercial. Les processus fondamentaux et les priorités quant aux solutions d’automatisation et d’intégration des systèmes ont été identifiés.
Le résultat du projet est analytique, mas il présente des projections de la performance qui peut être atteinte avec les changements suggérés, en se concentrant sur la promotion des gains de productivité. L’investissement dans les améliorations proposées devrait générer une efficacité de jusqu’à 30% pour le secteur du Contrôle Commercial.
L’expansion rapide de l’une des plus grandes agro-industries d’Amérique latine a créé de nouveaux défis pour l’entreprise, notamment dans le secteur du Contrôle Commercial. La stratégie de croissance de l’entreprise, comprenant l’ouverture de nouvelles unités industrielles, a augmenté de forme importante la quantité de contrats et de documents à gérer par le département. Ce contexte a mis en évidence le besoin d’une reformulation des processus internes pour éviter les gaps et assurer la continuité des opérations avec une haute efficacité.
Le secteur du Contrôle Commercial devait gérer plus de 7 400 documents et contrats liés à l’achat de matières premières sans compter sur des outils automatisés pour réaliser ces activités. L’analyse, la validation et l’exécution de ces contrats étaient donc faites manuellement, ce qui prenait beaucoup de temps et de ressources, en plus d’augmenter le risque d’erreurs.
De ce fait, l’entreprise a engagé act digital pour mener un projet VSM (Value Stream Mapping, aussi connu par Cartographie de la Chaîne de Valeur), en se concentrant sur le secteur de Contrôle Commercial. L’objectif était d’identifier les défauts dans les processus et les opportunités d'automatisation et de développer une roadmap (feuille de route) des solutions à prioriser. En plus d’éliminer les processus manuels, l’approche cherchait aussi à intégrer les systèmes et les workflows (organisation des flux de travaux), afin d’optimiser les processus au maximum.
Dans cet article, on montre comment le projet VSM a été fondamental pour l’entreprise identifier le meilleur format de restructuration des processus et booster ses résultats.
L’entreprise qui a engagé act digital opère dans le secteur agro-industriel et passe par un moment d’expansion accélérée. La société a débuté ses opérations en 2006 avec la production d’éthanol anhydre et hydraté, en plus des DDGS (Distiller’s Dried Grains with Solubles) et de l’huile de maïs. Aujourd’hui, elle a des usines installées au Paraguay et au Brésil.
Dans les dernières années, l’entreprise a connu une croissance exponentielle. Cette expansion a fait augmenter le nombre d’unités industrielles d’une à sept (cinq usines sont déjà en fonction et les deux autres sont en construction).
Avec une mission claire de transformer les grains en solutions propres, l’entreprise investit continuellement dans la verticalisation de ses produits, élargissant le champ technique des huiles végétales et développant des stratégies de production d’énergie à partir des sources renouvelables. Aujourd’hui, l’agro-industrie est reconnue comme le plus grand producteur d’éthanol de maïs de l’Amérique latine.
Le principal défi à surmonter était concentré sur le secteur du Contrôle Commercial, chargé de l’analyse, la rédaction et la gestion des contrats d’achat de matières premières. Chaque année, le secteur gère plus de 7 400 documents, analysés manuellement.
Comme l’entreprise ne disposait pas de systèmes automatisés et intégrés, il était nécessaire d’impliquer de nombreuses personnes dans les processus d’analyse de ces documents. Dû au risque d’erreurs manuelles, c’était fréquent qu’une même tâche soit vérifiée ou refaite plusieurs fois, afin d’éviter des fautes qui, dans la pratique, représenteraient de grandes pertes financières.
Pour faire face aux défis identifiés dans le secteur du Contrôle Commercial, act digital a développé un projet comprenant la cartographie de la chaîne de valeur et la proposition de structuration des processus visant la mise en place de la RPA (automatisation robotisée des processus) et l’intégration des systèmes de l’entreprise avec des workflows automatisés.
L’objectif du projet était de comprendre le flux de travail, d’identifier les gaps et les opportunités d’amélioration et de générer une roadmap (feuille de route) des actions prioritaires pour l’automatisation. Ainsi, l’entreprise était en mesure de faire un investissement plus aligné à ses besoins réels.
Une analyse approfondie a été réalisée pour comprendre le marché de l’industrie de l’éthanol et de la biomasse à partir du maïs. Cette immersion a pris en considération l’objectif stratégique établi par l’entreprise d’augmenter sa capacité de production de 45% en 2024. À partir de cette vision, l’équipe act digital a mené le projet en cherchant à comprendre comment la projection de croissance pourrait impacter le secteur du Contrôle Commercial.
Une autre analyse a mis en évidence les défis liés à l'obtention des matières premières pour une meilleure compréhension du contexte interne. Dans ce sens, la priorité de l’équipe act digital était d’évaluer l’impact de la croissance de la production sur le secteur Contrôle Commercial, en considérant que tous les contrats d'achat de matière première (pour le maïs et la biomasse) sont analysés par ce secteur.
Des entretiens ont été menés avec les personnes impliquées dans la gestion des contrats, permettant d’identifier les besoins du secteur. Ainsi, il en est ressorti que le secteur fait face à des obstacles découlant de :
systèmes internes non intégrés ;
manque de traçabilité des documents ;
absence d’automatisation ;
excès d’analyse manuelle des documents au quotidien.
Il s’est avéré que tous ces points rendaient difficile les flux de gestion des contrats et des paiements. C’est-à-dire, le secteur du Contrôle Commercial « éteignait des incendies » pour répondre aux demandes urgentes.
Un atelier a été réalisé avec les représentants des secteurs impliqués dans le but d'identifier les points d'optimisation et les solutions aux principales difficultés de chaque parcours du processus de Contrôle Commercial. À la fin, une vision de la roadmap de mise en place et de priorisation des solutions trouvées a été établie.
Le projet a permis de cartographier 30 solutions qui ont été analysées dans la matrice d’impact (valeur d’affaire) versus l’effort (complexité). Cette analyse combinée a mis en évidence les opportunités à long terme, avec une complexité plus importante (projets structurants) et opportunités Quick Wins (améliorations peu complexes qui génèrent de la valeur à court terme).
La cartographie de la chaîne de valeur a donné lieu à des propositions de solutions qui, une fois mises en œuvre, faciliteront le processus d'automatisation des processus du secteur du Contrôle Commercial, avec des résultats qui peuvent désormais être estimés.
Intégration avec les dossiers réseaux : la réduction des activités manuelles de recherche et de validation de contrats et de documents doit générer des gains d’efficacité estimés à 10% ;
Automatisation de la collecte des données sur les sites gouvernementaux via des interfaces de programmation d’applications (API) : avec l’élimination des activités manuelles, le résultat qualitatif projeté est une augmentation de la précision liée à une plus grande agilité d’exécution ;
Mise en place des flux de travail automatisés : la standardisation et l’automatisation des processus manuels d’alimentation des tableurs et le suivi des signatures ont un gain d’efficacité hebdomadaire estimé de jusqu’à 30% dans le Secteur Commercial.
L’efficacité dans la gestion de contrats et l’automatisation des processus sont indispensables pour les entreprises qui cherchent une croissance durable et l’innovation. Chez act digital, nous avons l’expérience nécessaire pour mener des processus qui permettent de comprendre les opérations internes et les besoins spécifiques des entreprises. En employant des méthodologies avancées, comme le Design de Services et le VSM, nous pouvons identifier les points critiques et les opportunités d’amélioration qui poussent l’efficacité opérationnelle.
Notre travail dans le secteur agro-industriel démontre comment une approche structurée peut transformer les processus complexes et manuels en des flux de travail intégrés et automatisés. À partir d’une feuille de route stratégique, nous identifions les solutions qui répondent aux besoins immédiats aussi bien qu’aux objectifs à long terme.
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