La gestion efficace des charges d'exploitation (Opex) est une mesure indispensable pour les entreprises qui cherchent à optimiser les ressources et à améliorer les résultats financiers. Les processus de saisie des factures et de traitement des bons de commande sont routiniers et répétitifs, mais lorsqu'ils sont exécutés manuellement, ils peuvent devenir inefficaces, car ils nécessitent beaucoup de temps et sont plus sujets aux erreurs.
Une solution technologique capable de résoudre ce problème est l'automatisation robotique des processus — robotic process automation (RPA). C'était la ressource qu’act digital a développé pour l'un des plus grands opérateurs de téléphonie au Brésil. Avec la solution en place, l'entreprise a éliminé plus de 600 heures par mois consacrées à la gestion des Opex liés aux seuls services loués. En plus d'augmenter l'efficacité opérationnelle de l'entreprise, la solution a amélioré le système de contrôle et de gestion des bons de commande. Découvrez comment nous générons cet impact !
Client : opérateur téléphonique
Avec près de 25 ans d'expérience sur le marché national, l'opérateur de téléphonie qui a engagé act digital pour ce projet est l'un des plus innovants du segment, avec des performances exceptionnelles dans la mise en œuvre de la technologie 5G pour le réseau mobile et un leadership dans la couverture 4G en Brésil. Les activités de la société comprennent la fourniture de services de télécommunication, de téléphonie mobile, de téléphonie fixe et de services fixes à large bande.
L'efficacité opérationnelle est un besoin constant pour assurer des résultats financiers en ligne avec les attentes de l'entreprise, du marché et des investisseurs. Parmi les moyens mis en place pour pérenniser les opérations et optimiser la trésorerie, l'entreprise opte pour la location de services. Cependant, ce front génère des dépenses opérationnelles (Opex), qui doivent être gérées avec des contrôles automatisés et précis.
Défi : augmenter l'efficacité opérationnelle
La demande présentée par la société est liée à la gestion des Opex pour les services loués, qui devaient améliorer l'efficacité opérationnelle dans l'exécution des activités de gestion, de contrôle et de traitement.
Le domaine réalisant des processus répétitifs, le temps dédié aux fonctions représente un coût et ne génère pas de valeur ajoutée pour l'entreprise. Parmi les processus effectués mensuellement, on compte le relevé de centaines de factures émises par différents fournisseurs et la gestion de nombreux bons de commande, y compris le calcul et le rapprochement des soldes.
Solution : Gestion automatisée des opérations
act digital a relevé le défi auquel était confrontée l'entreprise en mettant en œuvre l'automatisation et en apportant de l'efficacité aux processus opérationnels et répétitifs de gestion des Opex pour les services loués, sans qu'il soit nécessaire de procéder à des intégrations d'applications existantes.
Méthodologie appliquée
Dans la réalisation de ce projet, l'équipe d'act digital a appliqué un plan divisé en trois séries d'actions principales :
- Structurer le modèle de travail et créer des artefacts pour prendre en charge la gestion de l’automatisation
- Mapping As Is, priorisation et spécification fonctionnelle des processus à automatiser par RPA
- Programmation de robots, automatisation de processus, analyse d'amélioration continue et suivi d'activité
Technologies utilisées
- RPA
- OpenIT
Résultats : exploitation et contrôle efficaces
La mise en œuvre de l'automatisation robotique des processus dans la gestion des Opex pour les services loués a amélioré les processus opérationnels et de contrôle de l'entreprise, éliminant le temps consacré aux activités répétitives et facilitant le contrôle de gestion sur les fournisseurs, les bons de commande, les soldes et autres demandes. Découvrez les résultats obtenus par le projet !
- 11 RPAs structurés impliquant 4 systèmes
- Téléchargement d'environ 278 notes mensuelles à partir des sites Web des fournisseurs
- Efficacité générée par les robots plus de 600 heures par mois
- Réduction des erreurs humaines
- Suivi du solde des postes de bon de commande dans le SAP
- Contrôle de l'autorité d'approbation et changement de statut des demandes d'achat et des bons de commande dans le SAP
Les avantages générés par l'automatisation robotique sont immédiats — après la mise en œuvre, la solution commence à promouvoir des gains d'efficacité chaque mois, de manière continue. À long terme, l'impact sur la réduction des coûts et des erreurs est encore plus important.
Comment pouvons-nous aider votre entreprise
L'efficacité opérationnelle grâce à la technologie RPA n'est qu'une des solutions développées par act digital pour les entreprises qui opèrent dans le segment des télécommunications et des médias. Nos équipes spécialisées sont prêtes à mener des processus d'innovation et de transformation numérique de manière agile et efficace.
Dans le segment des télécommunications et des médias, nous travaillons pour générer des résultats efficaces sur différents fronts, tels que :
- développement de parcours numériques ;
- stratégies de diffusion ;
- culture omnichannel ;
- sécurité des processus et des données ;
- APIs et applications.
En matière d'exploitation et de gestion, nous favorisons l'utilisation des données et de l'intelligence analytique pour qualifier les modèles économiques de nos clients, garantissant intégrité, efficacité et haute performance.
