Dział rozliczeń należności to kluczowy obszar w każdej organizacji. Odpowiada za terminowe i precyzyjne przetwarzanie wszystkich płatności. Błędy w tym dziale mogą powodować problemy dla wszystkich zaangażowanych stron.

Dodatkowo, departament ten zapewnia prawidłowe rozliczenia z klientami. Ze względu na jego znaczenie, wszelkie usprawnienia w tym obszarze są zawsze mile widziane przez kadrę zarządzającą.

Jednak ręczne zarządzanie wszystkimi tymi rozliczeniami nie tylko wymaga dużo czasu i ścisłej kontroli, ale także naraża firmę na błędy, które mogą zagrozić jej kondycji finansowej.

Dlatego inwestycja w automatyzację procesów (RPA) może być rozwiązaniem zmniejszającym liczbę błędów. Coraz więcej firm z różnych branż wykorzystuje RPA do obsługi rutynowych, powtarzalnych zadań oraz wspomagania decyzji opartych na sztucznej inteligencji i uczeniu maszynowym.

Poniżej prezentujemy, jak act digital pomogła klientowi zoptymalizować procesy rozliczeń należności oraz jakie rezultaty osiągnięto.

Klient: rozwój zdrowia i technologii

Nasz partner to firma healthtech z ponad 10-letnim doświadczeniem, zarządzająca około 35 centrami medycznymi w São Paulo i Rio de Janeiro.

Partner obsłużył już ponad 2 miliony pacjentów i zrzesza ponad tysiąc zarejestrowanych pracowników medycznych. Przy tak dużej skali działalności, zespoły rozliczeń muszą radzić sobie z ogromną ilością danych i procesów.

Technologia stanowi integralną część DNA tego startupu, który nieustannie poszukuje innowacyjnych rozwiązań usprawniających codzienne operacje zarówno firmy, jak i jej klientów. Ta innowacyjna postawa jest wpisana w jego wartości.

W obliczu dynamicznego wzrostu i nowoczesnej wizji przyszłości, nadszedł czas na inwestycję w automatyzację.

Wyzwanie: optymalizacja zarządzania płatnościami

W 2011 roku startup rozpoczął działalność od jednego centrum medycznego. 11 lat później jego operacje znacząco się rozrosły, a wraz z nimi - dzienna ilość przetwarzanych danych.

Jednak wzrostowi usług i wyników finansowych towarzyszył również wzrost operacji wewnętrznych, ilości danych i złożoności procesów.

Wyzwaniem, z którym startup zwrócił się do act digital, była redukcja kosztów związanych z błędami i opóźnieniami w rozliczeniach.

Ręczne przetwarzanie płatności generowało wysokie koszty operacyjne i narażało firmę na błędy wynikające z rozproszonych źródeł danych.

Rozwiązanie: robotyzacja procesów (RPA)

act digital opracowała rozwiązanie wykorzystujące automatyzację procesów robotycznych (RPA), podobne do wdrożonego wcześniej w dziale rozliczeń. Projekt koncentrował się na stworzeniu systemu gromadzącego i przetwarzającego dane o płatnościach z rozproszonych źródeł.

Zautomatyzowane procesy codziennie pobierają bazy danych z transakcjami kartowymi, łączą i oczyszczają te informacje, a następnie przekazują je przez API do systemu ERP (Oracle).

Metodologia

Wdrożenie odbyło się w czterech etapach:

1. Opracowanie instrukcji operacyjnych dla portali i systemów
2. Budowa procesów robotycznych, testy, wdrożenie i wsparcie operacyjne
3. Przygotowanie planu usprawnień z priorytetyzacją backlogu RPA
4. Wdrożenie protokołu komunikacji międzyzespołowej w przypadku incydentów

Technologia

Wykorzystane rozwiązania technologiczne:

• Robotyzacja procesów (RPA)
• Platforma UiPath

Rezultaty: większa skala rynkowa i sprzedażowa

Automatyzacja procesów może przynieść doskonałe efekty, a korzyści są widoczne natychmiast po wdrożeniu technologii. W przypadku tej healthtech nie było inaczej. Oto kluczowe osiągnięcia:

• Ponad 12,5 tys. baz danych transakcji kartowych pozyskanych z narzędzia Equals w ciągu 7 miesięcy
• Ponad 15 tys. alertów o zakończeniu procesów robotycznych wysłanych do interesariuszy
• 2 automatyzacje (RPA) działające codziennie bez przerw
• Ponad 12,5 tys. płatności zarejestrowanych w systemie Oracle z wysoką dokładnością
• Oszczędność ponad 200 godzin miesięcznie dzięki zwiększonej efektywności

Pozyskiwanie i uzgadnianie danych o płatnościach zapewniło firmie wydajność operacyjną, szybsze przetwarzanie informacji finansowych i znaczną redukcję kosztów. Dzięki temu nasz partner mógł przyspieszyć wewnętrzne procesy i osiągnąć lepsze wyniki finansowe.

Jak możemy pomóc Twojej firmie?

Wyspecjalizowany zespół act digital oferuje nowoczesne i innowacyjne rozwiązania dla sektora zdrowia. Rozwijamy narzędzia, które:

• Poprawiają doświadczenia pacjentów
• Automatyzują procesy
• Zwiększają efektywność operacyjną i finansową

Dysponujemy ekspertami w dziedzinie zaawansowanych technologii dla ochrony zdrowia, pomagając firmom zbudować przewagę konkurencyjną. Wdrażamy modele predykcyjne i analizy danych, umożliwiając szybsze, oparte na danych decyzje. Oto niektóre z technologii, które możemy zaimplementować w Twojej firmie:

• Big Data i przetwarzanie kognitywne
• Sztuczna inteligencja (AI)
• Telemedycyna
• Automatyzacja procesów (RPA) i API

Czy widzisz podobieństwa między tym przypadkiem a wyzwaniami Twojej firmy? Porozmawiaj z naszymi ekspertami i pozwól act digital wdrożyć rozwiązanie, które uczyni automatyzację rzeczywistością w Twoim biznesie!