Szybka ekspansja jednej z największych agroprzemysłowych firm w Ameryce Łacińskiej przyniosła nowe wyzwania, szczególnie w obszarze Kontroli Handlowej. Strategia wzrostu przedsiębiorstwa, obejmująca otwieranie nowych zakładów produkcyjnych, znacząco zwiększyła liczbę umów i dokumentów wymagających zarządzania przez ten dział. Ta sytuacja uwidoczniła potrzebę rewizji procesów wewnętrznych, aby zapobiec lukom i zapewnić ciągłość operacji przy zachowaniu wysokiej efektywności.

Dział Kontroli Handlowej musiał zarządzać ponad 7,4 tys. dokumentów i umów dotyczących zakupu surowców bez wsparcia zautomatyzowanych narzędzi. W efekcie analiza, walidacja i realizacja finansowa tych umów odbywały się ręcznie, pochłaniając znaczne zasoby czasu i zwiększając ryzyko błędów.

W odpowiedzi na te wyzwania firma nawiązała współpracę z act digital w celu przeprowadzenia projektu VSM (Value Stream Mapping, znanego również jako Mapowanie Strumienia Wartości lub Mapowanie Łańcucha Wartości) skoncentrowanego na dziale Kontroli Handlowej. Celem było zidentyfikowanie wad procesów i możliwości automatyzacji oraz opracowanie roadmapy (planu działań) priorytetowych rozwiązań. Oprócz eliminacji procesów manualnych, podejście to miało na celu integrację systemów i workflow (organizację przepływów pracy), aby zmaksymalizować wydajność procesów.

W tym artykule pokażemy, jak projekt VSM okazał się kluczowy dla firmy w identyfikacji optymalnego modelu restrukturyzacji procesów i wzmocnienia jej wyników.

Klient: Lider w produkcji etanolu i innowacjach agroprzemysłowych

Firma, która nawiązała współpracę z act digital, działa w sektorze agroprzemysłowym i przeżywa okres szybkiej ekspansji. Przedsiębiorstwo rozpoczęło działalność w 2006 roku od produkcji etanolu bezwodnego i hydratowego, a także DDGS (Distiller’s Dried Grains with Solubles) i oleju kukurydzianego. Dziś posiada fabryki w Paragwaju i Brazylii.

W ostatnich latach firma odnotowała eksponencjalny wzrost. W wyniku tej ekspansji liczba zakładów produkcyjnych wzrosła z jednego do siedmiu (pięć jest już w pełni operacyjnych, a dwa są w budowie).

Dzięki jasnej misji przekształcania zbóż w ekologiczne rozwiązania, firma stale inwestuje w dywersyfikację produktów, poszerzając zakres technologiczny wytwarzania olejów roślinnych i rozwijając strategie produkcji energii ze źródeł odnawialnych. Obecnie agroprzemysł ten jest uznawany za największego producenta etanolu kukurydzianego w Ameryce Łacińskiej.

Wyzwanie: Duże wolumeny dokumentów i manualne procesy

Główne wyzwanie projektu koncentrowało się w dziale Kontroli Handlowej, odpowiedzialnym za analizę, przygotowanie i zarządzanie umowami zakupu surowców. Rocznie dział ten zarządza ponad 7,4 tys. dokumentów, które są analizowane ręcznie.

Ponieważ firma nie dysponowała zautomatyzowanymi i zintegrowanymi systemami, konieczne było angażowanie wielu osób w proces analizy dokumentów. Ze względu na ryzyko błędów manualnych często zdarzało się, że te same zadania były wielokrotnie sprawdzane lub powtarzane, aby uniknąć błędów, które mogłyby skutkować znacznymi stratami finansowymi.

Rozwiązanie: VSM z naciskiem na automatyzację procesów

Aby sprostać wyzwaniom w dziale Kontroli Handlowej, act digital opracowała projekt obejmujący mapowanie łańcucha wartości oraz propozycję restrukturyzacji procesów w celu wdrożenia RPA (Robotic Process Automation) i integracji systemów firmy z zautomatyzowanymi workflow.

Celem projektu było zrozumienie przepływu pracy, zidentyfikowanie luk i możliwości usprawnień oraz opracowanie roadmapy priorytetowych działań automatyzacyjnych. Dzięki temu firma mogła dokonać inwestycji lepiej dopasowanych do swoich rzeczywistych potrzeb.

Wykorzystana metodologia

1. Analiza kontekstu rynkowego (Desk Research)
   Przeprowadzono pogłębioną analizę rynku etanolu i biomasy kukurydzianej, uwzględniając strategiczny cel firmy, jakim jest zwiększenie zdolności produkcyjnych o 45% do 2024 roku.
2. Analiza kontekstu wewnętrznego
   Skupiono się na wyzwaniach związanych z pozyskiwaniem surowców, aby lepiej zrozumieć, jak wzrost produkcji wpływa na dział Kontroli Handlowej.
3. Wywiady indywidualne z interesariuszami
   Dzięki rozmowom z osobami zaangażowanymi w zarządzanie umowami zidentyfikowano kluczowe problemy, takie jak:
   • brak integracji systemów,
   • brak możliwości śledzenia dokumentów,
   • brak automatyzacji,
   • nadmiar ręcznej analizy dokumentów.
4. Warsztat Mapowania Łańcucha Wartości
   Wspólnie z przedstawicielami zaangażowanych działów zmapowano punkty optymalizacji i opracowano rozwiązania dla największych wyzwań.
5. Analiza scenariuszy rozwiązań
   Zidentyfikowano 30 potencjalnych rozwiązań, oceniając je pod kątem wpływu na biznes i złożoności wdrożenia.

Rezultaty: Wzrost produktywności i efektywności operacyjnej

Wdrożenie proponowanych rozwiązań przyniesie wymierne korzyści, w tym:

• 10% wzrost efektywności dzięki integracji z folderami sieciowymi,
• zwiększenie precyzji i szybkości poprzez automatyzację pobierania danych z witryn rządowych (API),
• 30% poprawa wydajności dzięki zautomatyzowanym workflow.

Jak możemy pomóc Twojej firmie

W act digital specjalizujemy się w projektach optymalizacyjnych, wykorzystując zaawansowane metody, takie jak Service Design i VSM. Nasze podejście pozwala przekształcić złożone, manualne procesy w zintegrowane, zautomatyzowane przepływy pracy.

Inwestuj z pewnością siebie – skorzystaj z VSM, aby zidentyfikować najlepsze możliwości dla Twojej firmy. Skontaktuj się z ekspertami act digital!