System do śledzenia zadań automatycznie aktualizuje status aktywności, redukując nieefektywności w procesach
W dzisiejszym konkurencyjnym środowisku efektywność operacyjna i przejrzystość procesów są kluczowe dla sukcesu biznesowego. Umożliwiają one dostosowanie działań do strategii firmy, koncentrując się na osiąganiu wyników. W przeciwnym razie pojawiają się powtarzające się zadania i opóźnienia produkcyjne, co negatywnie wpływa na podejmowanie decyzji przez kierownictwo.
Aby uniknąć tych problemów, wiodąca brazylijska firma telekomunikacyjna zdała sobie sprawę, że musi usprawnić kontrolę przepływów pracy. Brak scentralizowanego i zautomatyzowanego systemu utrudniał efektywne monitorowanie terminów realizacji, produktywności oraz identyfikację wąskich gardeł w operacjach.
Celem było zwiększenie przejrzystości działań, poprawa zarządzania przepływami pracy oraz zdolności do podejmowania strategicznych decyzji. Współpraca z act digital przyniosła rozwiązanie tego wyzwania w postaci zautomatyzowanego pulpitu nawigacyjnego (dashboardu), który zrewolucjonizował sposób zarządzania codziennymi operacjami.
Zespół act digital opracował narzędzie, którego celem była eliminacja procesów manualnych i skrócenie czasu poświęcanego na zadania administracyjne związane z gromadzeniem, przetwarzaniem i prezentacją danych o wykonywanych czynnościach. System poprawił efektywność operacyjną zespołów, generując oszczędność czterech dni roboczych w miesiącu. Poznaj szczegóły tego przypadku sukcesu.
Firma jest jednym z najbardziej innowacyjnych operatorów telefonii w Brazylii. Lider w zasięgu 4G i wyróżniający się w rozwoju systemu 5G, z konsekwentnymi inwestycjami w infrastrukturę światłowodową. Obecnie obsługuje ponad 60 milionów klientów w sieci mobilnej.
Skupiając się na innowacji, doświadczeniu klienta i zwinności, firma opiera swoje działania na kulturze odpowiedzialności i transformacji cyfrowej. Operator jest zaangażowany w praktyki środowiskowe, społeczne i związane z ładem korporacyjnym (ESG), będąc częścią ważnych indeksów giełdy brazylijskiej, takich jak S&P/B3 Brasil ESG, Indeks Efektywności Węglowej (ICO2) oraz Indeks Zrównoważonego Rozwoju Przedsiębiorstw (ISE). Obecnie zatrudnia około 10 tysięcy pracowników, a także zespoły zewnętrzne, działające w kluczowych sektorach, takich jak Technologie Informacyjne (IT). Mając złożoną operację i szeroką kadrę do zarządzania, firma potrzebowała pełnej widoczności swoich procesów, aby stale je optymalizować.
Firma borykała się z trudnościami wynikającymi z braku widoczności zadań wykonywanych przez zespoły, co utrudniało śledzenie i organizację przepływów pracy. Brak scentralizowanego i zautomatyzowanego systemu uniemożliwiał efektywne monitorowanie terminów realizacji, produktywności zespołu oraz identyfikację sytuacji wpływających na działalność. Bez odpowiedniego panelu sterowania firma polegała na ręcznych i zdecentralizowanych metodach śledzenia codziennych operacji. To podejście sprawiało, że proces raportowania był czasochłonny i podatny na błędy, a także prowadził do braku przejrzystości i opóźnień w uzyskiwaniu kluczowych informacji potrzebnych do podejmowania decyzji.
Zespoły zarządzające miały trudności z uzyskaniem jasnego i aktualnego obrazu postępów projektów, co negatywnie wpływało na możliwość szybkiego reagowania na problemy i zapewnienia wydajności operacyjnej. Dla zespołów kontekst ten wymagał poświęcenia czasu na organizowanie, przetwarzanie i raportowanie informacji o wykonywanych pracach, co zajmowało nawet cztery dni w miesiącu.
Aby stawić czoła wyzwaniom związanym z widocznością i śledzeniem działań, zespół projektowy stworzył zautomatyzowany dashboard. System umożliwia menedżerom monitorowanie postępu wszystkich zadań, szybko identyfikując status każdego z nich. Rozwiązanie zostało opracowane z automatyczną aktualizacją co trzy godziny, zapewniając aktualność informacji. Dashboard pokazuje osoby odpowiedzialne za wykonanie zadań, zgłaszających oraz obsługiwane obszary. Dodatkowo stworzono zaplanowany proces, który generuje automatyczne raporty dotyczące przyczyn wpływających na terminy i udostępnia harmonogramy zaangażowanym obszarom.
Technologie i metodyki wykorzystane
Wdrożenie zautomatyzowanego dashboardu przyniosło firmie liczne korzyści, w tym większą widoczność działań, lepsze śledzenie terminów i większą efektywność w identyfikowaniu i rozwiązywaniu problemów. Rozwiązanie ułatwia zarządzanie projektami, poprawia komunikację między zespołami i zapewnia solidne podstawy do podejmowania strategicznych decyzji.
Excel i Power Automate
Początkowa baza danych została utworzona w Excelu. Zespół projektowy wykorzystał Power Automate do automatycznego przesyłania tej bazy za każdym razem, gdy generowana była aktualizacja, zapewniając, że dane są zawsze aktualne i dostępne do przetwarzania.
Drive i BigQuery (GCP)
Zaktualizowany plik jest przechowywany na dysku, gdzie BigQuery (Google Cloud Platform) uzyskuje dostęp do bazy danych poprzez zaplanowany proces (schedule). W BigQuery przeprowadzane są niezbędne przetwarzania danych w celu przygotowania ich do końcowego raportu.
Looker Studio
Looker Studio został wykorzystany jako narzędzie wizualizacyjne i posłużył do stworzenia interaktywnego i atrakcyjnego wizualnie dashboardu, prezentującego wszystkie informacje zgodnie z wymaganiami menedżerów. Looker Studio integruje wszystkie przetworzone dane, oferując jasny i szczegółowy obraz wydajności i przepływów pracy.
Wdrożenie zautomatyzowanego dashboardu do śledzenia przepływów pracy przyniosło znaczącą transformację w wydajności operacyjnej firmy. Dzięki nowemu rozwiązaniu wyeliminowano wiele ręcznych procesów, co przełożyło się na oszczędność czasu i wzrost produktywności. Projekt skupił się na poprawie widoczności działań, optymalizacji komunikacji i redukcji obciążenia pracą manualną.
Osiągnięte rezultaty dzięki zautomatyzowanemu dashboardowi
Wdrożenie zautomatyzowanego dashboardu przyniosło różnorodne korzyści, które pozytywnie wpłynęły na działanie firmy.
Eliminacja czasu potrzebnego na generowanie miesięcznych raportów
Automatyzacja procesu całkowicie wyeliminowała czas potrzebny na generowanie miesięcznych raportów. Wcześniej proces ten był ręczny i zajmował co najmniej jeden pełny dzień.
Eliminacja ręcznego raportowania dostaw e-mailem
Nowy system wyeliminował konieczność ręcznego wysyłania raportów dostaw e-mailem. Teraz raporty są generowane i udostępniane automatycznie, zapewniając wszystkim zainteresowanym stronom dostęp do aktualnych informacji bez opóźnień.
Automatyzacja wysyłania walidatora harmonogramu
Ręczny proces wysyłania walidatora harmonogramu został zastąpiony zautomatyzowanym systemem, który generuje jasny i szczegółowy przegląd. Ułatwia to klientowi zatwierdzanie harmonogramu, który teraz otrzymuje wszystkie niezbędne informacje w uporządkowanej i dostępnej formie.
Automatyczne planowanie harmonogramów
Automatyzacja objęła również planowanie harmonogramów poprzez zaplanowany proces, który wysyła aktualizacje bezpośrednio do Looker Studio. Użytkownicy mogą manipulować informacjami według potrzeb, a także mają dostęp do wersji w formacie PDF, eliminując konieczność ręcznego wysyłania.
Zysk 4 dni w miesiącu
Dzięki pełnej automatyzacji raportu zespół zaoszczędził co najmniej jeden dzień w tygodniu, co przekłada się na łączny zysk czterech dni w miesiącu. Teraz ten czas może być przeznaczony na inne strategiczne działania, zwiększając efektywność i produktywność zespołu.
act digital zmienia rzeczywistość firm z różnych branż na całym świecie. Ten wpływ wynika z efektywnego połączenia zaawansowanych technologii ze zwinnych metodologii, umożliwiając szybkie przejście modeli biznesowych do kontekstu cyfrowego. Dysponujemy zespołem specjalistów w sektorze telekomunikacyjnym, którzy potrafią dostrzec szanse i wyzwania branży, dostarczając odpowiednie rozwiązania dla każdego scenariusza.
Czy to poprzez rozwój zautomatyzowanych dashboardów, systemów zarządzania danymi czy innych rozwiązań technologicznych, act digital jest gotowa przekształcić Twoją firmę i poprawić efektywność procesów. Tworzymy spersonalizowane rozwiązania dopasowane do specyficznych potrzeb każdego klienta.
Dashboard przepływów pracy usprawnia procesy i wspiera strategiczne podejmowanie decyzji. Chcesz zwiększyć efektywność i poprawić produktywność swojego zespołu? Skontaktuj się z naszymi ekspertami!
