Dzięki coraz lepszym i bardziej zróżnicowanym narzędziom programowym ułatwiającym komunikację i współpracę między zespołami, coraz więcej firm stosuje pracę zdalną. I słusznie. Zespoły wirtualne – np. zespoły Nearshore – mogą być doskonałym zasobem dla firm, ponieważ menedżerowie zyskują talenty i wiedzę, które mogą nie być dostępne w ramach organizacji, w tym samym mieście lub nawet kraju.

Jednak zarządzanie zespołami zdalnymi może okazać się wyzwaniem. Bez kontaktu twarzą w twarz może być trudniej stworzyć więź i zbudować zaufanie między członkami zespołu. Ze względu na brak niewerbalnych wskazówek problemy z komunikacją są w tych zespołach najczęstsze.

Wierzymy w moc pracy zdalnej. Mając to na uwadze, przedstawiamy 9 wskazówek, które pomogą ci w procesie zarządzania wysoce produktywnym, dobrze skoordynowanym i zaangażowanym zespołem zdalnym:

#1 Ustal z góry podstawowe zasady 

Jedną z najważniejszych rzeczy, którą musisz zrobić jako lider zdalnego zespołu, jest określenie (za zgodą i przy udziale wszystkich) pewnych podstawowych zasad:

• Godziny pracy: należy określić, jakie są standardowe godziny pracy zespołu, by zapewnić, że równowaga między pracą a życiem prywatnym nie zostanie naruszona. Czas ten musi uwzględniać ewentualne różnice w strefach czasowych;
• Spotkania zespołu: jak często w ciągu tygodnia odbywają się spotkania zespołu? W zespołach zdalnych dobrym sposobem na budowanie silniejszych więzi między członkami jest planowanie regularnych spotkań grupowych;
• Zgłaszanie nieobecności: kiedy pracujemy w tej samej przestrzeni fizycznej, wyjście na wizytę lekarską lub wzięcie dnia wolnego nie stanowi problemu. Jednak w zespołach zdalnych ważne jest określenie, w jaki sposób zespół będzie powiadamiany o nieobecności, aby uniknąć sytuacji, w których niektórzy członkowie mogą czekać na odpowiedzi od nieobecnego kolegi. 

#2 Pozwól na elastyczne godziny pracy

Jedną z zalet pracy zdalnej, którą chwali większość pracowników, jest elastyczność godzin. Zarządzając zespołami zdalnymi, należy zapewnić pewną elastyczność godzin pracy, aby uwzględnić osobiste zobowiązania i zadania członków zespołu. Daj im odczuć, że im ufasz, a bardzo prawdopodobne jest, że odwzajemnią się tym samym w przyszłości, gdy konieczna będzie praca poza normalnymi godzinami.

#3 Pokaż swoją dostępność

Pracując w zespole zdalnym, łatwo jest zignorować drobne problemy między jego członkami. Jako menedżer musisz pokazać członkom swojego zespołu, że Twoje wirtualne drzwi są zawsze otwarte:

• Ważne jest, by oferować pomoc i wspomagać zespół w razie potrzeby;
• Zaplanuj spotkania indywidualne. Spotkania jeden na jeden z każdym członkiem zespołu są doskonałym sposobem na uzyskanie informacji zwrotnej na temat tego, jak przebiega projekt, zrozumienie frustracji każdego z pracowników, a także dostrzeżenie wszelkich niewypowiedzianych problemów, które mogły się pojawić.

#4 Komunikuj się w sposób jasny i zwięzły

Ze względu na brak wskazówek niewerbalnych niewłaściwa komunikacja jest częstym problemem w zespołach zdalnych. To dobry moment, aby podszlifować swoje umiejętności pisania i nauczyć się komunikować jasno i zwięźle, by uniknąć zdezorientowania członków zespołu. Dobrym rozwiązaniem jest również zainwestowanie w narzędzia do komunikacji grupowej, obejmujące różne rodzaje kontaktu (np. e-mail w przypadku bardziej formalnych wniosków, komunikatory internetowe do rozwiązywania szybkich problemów, wideokonferencje w przypadku spotkań itp.).

#5 Komunikuj się w ludzki sposób

Podczas interakcji głównie w formie pisemnej lub za pośrednictwem narzędzi wirtualnych łatwo jest zapomnieć o drobnych szczegółach komunikacyjnych, które mogą znacznie przyczynić się do stworzenia dobrego środowiska pracy:

• Przywitaj się i zapytaj członków zespołu, jak się mają na początku każdego e-maila lub rozmowy na czacie. Zwracaj się do członków zespołu jak do ludzi i okazuj troskę o to, jak sobie radzą, a nie tylko o pracę, którą wykonują w ramach projektu;
• Na początku każdego spotkania grupowego pozwól na krótką rozmowę. Te pięć minut pogawędki może sprawić, że zespół będzie bardziej zgrany.

#6 Ustanów kulturę video-first

Priorytetowo traktuj spotkania wideo nad spotkaniami wyłącznie głosowymi. Wideokonferencje mają kilka zalet:

• Wskazówki niewerbalne: znaczna część ludzkiej komunikacji jest niewerbalna. Spotkania w formie wideokonferencji pozwalają menedżerowi i członkom zespołu na wykorzystanie i obserwację mimiki i gestów, co jest przydatne w przekazywaniu komunikatów;
• Wideokonferencja zachęca do uczestniczenia w spotkaniach z profesjonalnego i spokojnego miejsca, co przyczynia się do mniejszej ilości bodźców rozpraszających i zmarnowanego czasu;
• Skłania również do ubrania się i wstania z łóżka do pracy.

#7 Twórz wspólne dokumenty

Korzystaj z narzędzi współpracy online, aby zachęcić do wspólnej pracy w zespole. Jest to ważny sposób budowania kultury zespołu, łatwiejszy niż ciągłe wysyłanie maili i pobieranie dokumentów, które muszą być edytowane przez kilka osób.

#8 Inwestuj w narzędzia do zarządzania projektami

Inwestycja w narzędzie do zarządzania projektami pomaga śledzić postępy projektów, a także oczekujące i nadchodzące zadania oraz terminy. Większość narzędzi umożliwia komentowanie i ponowne przydzielanie zadań, dołączanie dokumentów, a także posiada opcję czatu ułatwiającą komunikację. Pomagają one w procesie koordynacji zespołu i monitorowania produktywności.

#9 Organizuj osobiste spotkanie co najmniej raz w roku

Mimo całej dostępnej technologii nic nie zastąpi kontaktu twarzą w twarz. Ważne jest, by raz na jakiś czas zorganizować szkolenie zespołu offline i zachęcić wszystkich do wzięcia w nim udziału. Ma to znaczenie dla budowania relacji i poprawy morale zespołu.