​Fast Check-in: el autoservicio hospitalario reduce los tiempos de espera

La innovación y la integración tecnológica agilizan el servicio y reducen costes, transformando la experiencia del paciente en los hospitales

Reto

Una red de salud formada por hospitales, centros médicos y laboratorios necesitaba una solución para agilizar el proceso de registro de pacientes, minimizando el contacto humano y los costes asociados, a la vez que ​optimizaba​​ ​ los tiempos de espera para citas, pruebas e ingresos.

Solución

act digital desarrolló una aplicación integrada que permite a los pacientes registrarse a través de una aplicación o de tótems instalados en las unidades de la red. La solución se integra con los proveedores de seguros médicos para automatizar la autorización de procedimientos.

Resultados

El proyecto se tradujo en una reducción significativa del tiempo medio de atención en recepción, que pasó de 25 minutos a solo 4 minutos, una reducción de más del 80%. Además, se redujeron en un 70% los costes relacionados con el registro de los pacientes.

En el sector de salud, la eficiencia y la innovación tecnológica son fundamentales para ofrecer una atención de calidad y mejorar la experiencia del paciente. Con el objetivo de revolucionar el proceso de check-in en los hospitales, una de las mayores redes sanitarias de Brasil contrató a act digital para desarrollar una solución que pudiera integrar sus sistemas y automatizar el proceso de check-in, reduciendo la interacción humana y los costes asociados a los procesos del área.

El proyecto se centró en la creación de un sistema que permitiera a los pacientes registrarse para consultas, exámenes y hospitalizaciones a través de una aplicación móvil o de tótems de autoservicio instalados en las unidades de la cadena. La solución se integró con los proveedores de seguros médicos, automatizando la autorización de procedimientos y eliminando la necesidad de interacción con los recepcionistas.

En este proyecto, act digital trabajó inicialmente en el desarrollo del nuevo sistema, utilizando tecnologías avanzadas como Back End Node Js, Front End React, Dynamo Database, entre otras. En una segunda fase, asignamos a este cliente un equipo especializado (squad act digital) para asegurar la expansión e integración efectiva del sistema en todas las unidades de la red.

En pleno proceso de transformación digital de la salud, la autonomía y agilidad que el sistema ofrece a los pacientes se ha traducido en una atención optimizada, mejorando la experiencia del cliente. Desde el punto de vista de la eficiencia operativa, la reducción de tiempo, costes y recursos tiene el potencial de generar un impacto integral en los resultados de la compañía, que atiende diariamente a casi 3 millones de pacientes.

Cliente: Liderazgo en atención sanitaria y compromiso con la excelencia

act digital fue seleccionada para implantar una solución de facturación automatizada para una de las mayores redes sanitarias integradas de Brasil. Reconocido por su amplia presencia, el grupo opera en todo el país y cuenta con una completa infraestructura que incluye decenas de hospitales propios, clínicas oncológicas y una gran variedad de servicios complementarios.

Con un equipo de más de 70.000 empleados y 87.000 médicos acreditados, la red presta un importante volumen de asistencia: 5,3 millones de urgencias, 4,4 millones de consultas externas al año, 486.000 intervenciones quirúrgicas y 47.483 partos anuales, además de gestionar 11.512 camas y atender 2,7 millones de pacientes-día.

La empresa ha destacado por adoptar nuevas tecnologías y ampliar su alcance, convirtiéndose en un referente de calidad técnica en el sector sanitario. La implantación del nuevo sistema para el proceso de facturación refleja la alineación del grupo con la transformación digital y la optimización de sus operaciones, aumentando su foco en lo que realmente importa: la prestación de servicios sanitarios satisfactorios y humanizados.

Reto: integrar la tecnología para mejorar la eficiencia en la atención hospitalaria

Buscando mejorar su eficiencia operativa y financiera, así como aumentar la satisfacción del cliente, el grupo identificó la necesidad de modernizar y agilizar el proceso de registro de pacientes. La solución debía minimizar la interacción humana y reducir tanto los costes operativos como los tiempos de espera.

El reto consistía en desarrollar una aplicación que se integrara perfectamente con los sistemas existentes de la red sanitaria y también con los proveedores de seguros médicos. Además, era esencial garantizar la usabilidad y accesibilidad de la aplicación para todos los pacientes, independientemente de su familiaridad con la tecnología.

Otro reto crítico era la necesidad de implantar la aplicación en una red sanitaria de ámbito nacional con potencial de expansión mediante fusiones y adquisiciones. Este contexto requería una solución robusta y escalable. La red buscaba una herramienta que no sólo simplificara el proceso de facturación, sino que también mejorara la organización de los procesos de atención y recepción en sus unidades. Para superar estos retos, se fijaron una serie de objetivos

  • integrar la aplicación de facturación con los sistemas existentes y los proveedores de seguros médicos;
  • desarrollar una interfaz ​​​con una excelente usabilidad y accesible a todos los pacientes;
  • garantizar la escalabilidad de la solución para dar servicio a una gran red hospitalaria;
  • reducir los costes relacionados con la facturación de los pacientes en un 70
  • reducir los tiempos de espera en al menos un 30%.

Solución: automatización e integración para aumentar la eficiencia

Los retos a los que se enfrentaba la red hospitalaria pusieron de manifiesto la necesidad de una solución que optimizara​ el proceso de facturación integrándolo con otros sistemas (internos y externos).La solución propuesta se centraba exactamente en estos aspectos.

Inicialmente, el equipo de especialistas de act digital llevó a cabo un análisis detallado de los sistemas de facturación y de los proveedores de seguros médicos. A partir de este diagnóstico, se desarrolló una aplicación que permitiera a los pacientes realizar el check-in a través de la app de la cadena o de tótems de autoservicio en las unidades, con funcionalidades integradas automáticamente con los proveedores de seguros de salud para autorizar los trámites.

Metodología

El enfoque del equipo de desarrollo se centró en garantizar un desarrollo ágil, centrado en la experiencia del usuario, para ofrecer una interfaz fácil de usar. A lo largo del proyecto, también se llevaron a cabo pruebas y validaciones de forma continua para garantizar que el sistema en desarrollo era adecuado para su propósito.

Tras el desarrollo y la validación del sistema Fast Check-In, act digital asignó una ​squad ​especializada, que ahora trabaja internamente en la empresa para promover la implantación del sistema en todas las unidades de la cadena.

Tecnologías aplicadas

La solución al desafío enfrentado por la red hospitalaria fue construida utilizando una combinación de tecnologías avanzadas como:

  • Back End Node Js y Front End React;
  • Base de datos Dynamo;
  • Pruebas automatizadas en Jest;
  • Lambda y SonarQube;
  • Arquitectura de microservicios, Terraform, SQS, Kafka y REST.

La combinación de estas metodologías y tecnologías permitió crear una solución innovadora que cumplió con los objetivos de reducción de costes, optimización de los tiempos de espera y mejora de la eficiencia operativa de los hospitales.

Resultados: Fast Check-in transforma la experiencia de atención de salud

La implantación de la solución de facturación automatizada ha aportado notables resultados a la red hospitalaria, destacando por la mejora continua en la eficiencia de los procesos y la experiencia del paciente. Compruebe los resultados obtenidos tras la implantación del sistema.

Reducción de los tiempos de atención

Uno de los resultados esperados del proyecto era una reducción del 30% en los tiempos de servicio de recepción. Tras la implantación, nos dimos cuenta de que la solución consiguió superar esta previsión.

  • El tiempo medio de servicio se redujo de 25 minutos a sólo 4 minutos, lo que supone una disminución de más del 80%;
  • El resultado ha sido una mayor satisfacción de los pacientes y una importante optimización de los flujos de trabajo en las unidades hospitalarias.

Disminución de los costes operativos

La reducción de los costes relacionados con el proceso de facturación fue otro de los objetivos alcanzados.

  • Una reducción del 70% de los costes asociados, mejorando la eficiencia financiera y la competitividad de la red.

Mejora de la eficiencia y la organización de los procesos

La solución también mejoró la organización y eficiencia de los procesos de servicio.

  • La agilidad y autonomía proporcionada a los pacientes permitió que el proceso de autoservicio y autorización con las compañías de seguros de salud se llevara a cabo de forma más rápida y eficiente gracias a la automatización de los procesos de servicio, la red pudo mejorar la gestión de los flujos de pacientes, ofreciendo una experiencia satisfactoria a sus clientes.

Cómo podemos ayudar a su empresa

La eficiencia y la precisión son claves en el sector sanitario, que cada vez utiliza más la tecnología para mejorar la calidad de los servicios que presta act digital cuenta con profesionales especializados que entienden los retos de este mercado y trabajan para optimizar los procesos operativos y mejorar la accesibilidad a los servicios de salud.

Impulsamos la transformación digital en la sanidad utilizando tecnologías avanzadas que se adaptan a las necesidades específicas de cada cliente.

  • Big Data y Computación Cognitiva: utilizamos Big Data para procesar grandes volúmenes de información de salud, favoreciendo la toma de decisiones. La computación cognitiva nos permite interpretar datos complejos, aportando insights de valor para los profesionales sanitarios;
  • Inteligencia Artificial: implementamos soluciones de IA para análisis predictivos y asistenciales, mejorando la personalización del recorrido terapéutico. Esto no sólo mejora los resultados para los pacientes, sino que también optimiza los recursos de las instituciones sanitarias;
  • Telemedicina: desarrollamos plataformas de telemedicina para facilitar el acceso a la atención médica, especialmente en zonas remotas o para pacientes que no pueden desplazarse con facilidad;
  • RPA y APIs: automatizamos procesos repetitivos en la gestión sanitaria mediante RPA (Robotic Process Automation), liberando a los profesionales sanitarios para tareas más críticas. Las APIs permiten la integración de diferentes sistemas y dispositivos, mejorando la eficiencia operativa.

Adoptamos una metodología ágil en nuestros proyectos, garantizando que las soluciones se desarrollen e implementen de forma rápida y eficiente, manteniendo la flexibilidad para adaptarse a los cambios y retos emergentes. Nuestro marco de trabajo está diseñado para ser totalmente adaptable a las necesidades específicas de cada cliente del sector sanitario, garantizando que las soluciones no sólo sean tecnológicamente avanzadas, sino que también estén alineadas con los objetivos y retos específicos de las instituciones y de los pacientes a los que atienden.

Ya se trate de optimizar procesos, reducir costes o implantar sistemas integrados, contamos con la experiencia y la tecnología necesarias para ayudar a su empresa a avanzar en el proceso de transformación digital.

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