Fast Check-in : le libre-service hospitalier réduit les temps d'attente

L'innovation et l'intégration technologique accélèrent les services et réduisent les coûts, transformant ainsi l'expérience des patients au sein des hôpitaux

Défi

Un réseau de santé composé d'hôpitaux, de centres médicaux et de laboratoires avait besoin d'une solution pour accélérer le processus de check-in des patients, en minimisant les contacts humains et les coûts associés, tout en optimisant les temps d'attente pour les consultations, les tests et les hospitalisations.

Solution

L'act digital a développé une application intégrée qui permet aux patients de régler le check-in via une application ou des totems installés dans les unités du réseau. La solution est intégrée avec les organismes d'assurance maladie pour automatiser l'autorisation des procédures.

Résultats

Le projet a entraîné une réduction significative du temps moyen de service à la réception, de 25 minutes à tout juste 4 minutes, soit une diminution de plus de 80%. En outre, les coûts liés au check-in des patients ont été réduits de 70 %.

Dans le secteur de la santé, l'efficacité et l'innovation technologique sont essentielles pour fournir des services de qualité et améliorer l'expérience des patients. Dans le but de révolutionner le processus de check-in dans les hôpitaux, l'un des plus grands réseaux de santé du Brésil a engagé act digital pour concevoir une solution capable d'intégrer ses systèmes et d'automatiser le processus de check-in, en réduisant l'interaction humaine et les coûts associés aux processus du secteur.

Le projet s'est concentré sur la création d'un système qui permettrait aux patients de réaliser le check-in pour des consultations, des examens et des hospitalisations via une application mobile ou des totems en libre-service installés dans les unités du réseau. La solution a été intégrée avec les fournisseurs d'assurance maladie, automatisant l'autorisation des procédures et éliminant le besoin d'interaction avec les réceptionnistes.

Pour ce projet, act digital a d'abord travaillé sur le développement du nouveau système, en utilisant des technologies avancées telles que Back End Node Js, Front End React, Dynamo Database, entre autres. Ensuite, nous avons affecté une équipe spécialisée (squad act digital) à ce client, pour assurer l'expansion et l'intégration efficace du système dans toutes les unités du réseau.

En plein processus de transformation numérique de santé, l'autonomie et l'agilité que le système apporte aux patients ont permis d'optimiser les services et d'améliorer l'expérience client. Du point de vue de l'efficacité opérationnelle, la réduction du temps, des coûts et des ressources a le potentiel de produire un impact global sur les résultats de l'entreprise, qui s’occupe quotidiennement près de 3 millions de patients.

Client : Leadership en matière de soins de santé et engagement en faveur de l'excellence

L’act digital a été sélectionné pour mettre en œuvre la solution d'enregistrement automatisé dans l'un des plus grands réseaux intégrés de santé du Brésil. Reconnu pour sa présence étendue, le groupe opère à l'échelle nationale et dispose d'une infrastructure complète qui comprend des dizaines d'hôpitaux propres, des cliniques d'oncologie et une variété de services complémentaires.

Réunissant plus de 70 mille collaborateurs et 87 mille médecins agréés, le réseau délivre un volume expressif de services : 5,3 millions d'urgences, 4,4 millions de services ambulatoires par an, 486 mille interventions chirurgicales et 47 483 accouchements par an, ainsi que la gestion de 11.512 lits et le traitement de 2,7 millions de patients par jour.

La société s'est distinguée par l'adoption de nouvelles technologies et l'élargissement de sa portée, devenant une référence en matière de qualité technique dans le secteur de santé. La mise en œuvre du nouveau système pour le processus de check-in reflète l'alignement du groupe sur la transformation numérique et l'optimisation de ses opérations, en mettant davantage l’accent sur ce qui compte vraiment : la fourniture de services de santé satisfaisants et humanisés.

Défi: intégrer la technologie pour améliorer l'efficacité des services hospitaliers

En vue d'améliorer son efficacité opérationnelle et financière, ainsi que la satisfaction de ses clients, le groupe a identifié le besoin de moderniser et d'accélérer le processus de check-in des patients. La solution devrait minimiser l'interaction humaine et réduire à la fois les coûts d'exploitation et les temps d'attente.

Le défi consistait à développer une application qui s'intégrerait parfaitement aux systèmes existants du réseau de santé ainsi qu'aux prestataires d'assurance maladie. En outre, il était essentiel de garantir la convivialité et l’accessibilité de l'application pour tous les patients, quelle que soit leur familiarité avec la technologie.

Un autre défi critique était la nécessité de mettre en œuvre l'application dans un réseau national de santé susceptible de s'étendre par le biais de fusions et d'acquisitions. Ce contexte exigeait une solution robuste et évolutive. Le réseau recherchait un outil permettant non seulement de simplifier le check-in, mais aussi d'améliorer l'organisation des processus de traitement et d’accueil dans ses unités.

Pour surmonter ces défis, un certain nombre d'objectifs ont été fixés :

  • intégrer l'application de check-in aux systèmes existants et aux prestataires d'assurance maladie ;
  • développer une interface offrant une excellente convivialité et accessible à tous les patients ;
  • assurer l'évolutivité de la solution pour répondre à un vaste réseau hospitalier ;
  • réduire de 70 % les coûts liés au check-in des patients ;
  • réduire d’au moins 30 % le temps d’attente pour les services

Solution : automatisation et intégration pour des gains d'efficacité

Les défis rencontrés par le réseau hospitalier ont mis en évidence la nécessité d'une solution qui optimiserait le processus de check-in, en l'intégrant à d'autres systèmes (internes et externes). La solution proposée s'est concentrée sur ces aspects.

Dans un premier temps, l'équipe de spécialistes d'act digital a procédé à une analyse détaillée des systèmes de check-in et des prestataires d'assurance maladie. En fonction de ce diagnostic, une application a été développée pour permettre aux patients de réaliser le check-in à l'aide de l'application du reseau ou de totems de libre-service dans les unités, avec des fonctionnalités automatiquement intégrées avec les prestataires d'assurance maladie afin d'autoriser les procédures.

Méthodologie

L'approche de l'équipe de développement a consisté à assurer un développement agile, en mettant l'accent sur l'expérience de l'utilisateur, afin d'offrir une interface conviviale. Tout au long du projet, des tests et des validations ont également été effectués de manière continue afin de s'assurer que le système en cours de développement était adapté aux objectifs définis.

Après avoir développé et validé le système Fast Check-In, **act digital **a créé une squad spécialisée qui travaille actuellement en interne pour promouvoir la mise en œuvre du système dans toutes les unités du réseau.

Technologies appliquées

La solution au défi auquel le réseau hospitalier a été confronté a été élaborée en utilisant une combinaison de technologies avancées telles que :

  • Back End Node Js e Front End React ;
  • Base de données Dynamo ;
  • Les tests automatisés dans Jest ;
  • Lambda et SonarQube ;
  • Architecture de microservices, Terraform, SQS, Kafka et REST.

La combinaison de ces méthodologies et technologies a permis de créer une solution innovante répondant aux objectifs de réduction des coûts, d'optimisation des temps d'attente et d'amélioration de l'efficacité opérationnelle des hôpitaux.

Résultats : Fast Check-in transforme l'expérience des services de santé

La mise en œuvre de la solution de check-in automatisé a apporté des résultats remarquables au réseau hospitalier, notamment l'amélioration continue de l'efficacité des processus et de l'expérience des patients. Découvrez les résultats atteints après la mise en œuvre du système.

Réduction du temps de service

L'un des résultats attendus du projet était une réduction de 30 % du temps de service de la réception. Après la mise en œuvre, nous nous sommes rendu compte que la solution avait dépassé cette prévision.

  • Le temps moyen de service est passé de 25 minutes à seulement 4 minutes, soit une réduction de plus de 80% ;
  • Il en résulte une plus grande satisfaction des patients et une optimisation significative des flux de travail dans les unités hospitalières.

Diminution des coûts opérationnels

  • La réduction des coûts afférents au processus de check-in a été un autre objectif atteint.

Une réduction de 70% des coûts associés a permis d'améliorer l'efficacité financière et la compétitivité du réseau.

Amélioration de l'efficacité et de l'organisation des processus

La solution a également amélioré l'organisation et l'efficacité des processus de service.

  • L'agilité et l'autonomie accordées aux patients ont permis d'accélérer et d'améliorer le processus de libre-service et d'autorisation auprès des compagnies d'assurance maladie. Grâce à l'automatisation des processus de service, le réseau a pu améliorer la gestion des flux de patients, offrant ainsi une expérience satisfaisante à ses clients.

Comment nous pouvons aider votre entreprise

L'efficacité et la précision sont fondamentales au sein du secteur de la santé, qui utilise de plus en plus la technologie pour améliorer la qualité des services qu'il fournit. L'act digital s'appuie sur des professionnels spécialisés qui comprennent les défis de ce marché et travaillent à l'optimisation des processus opérationnels et à l'amélioration de l'accessibilité aux services de santé.

Nous menons la transformation numérique dans le secteur de la santé en utilisant des technologies de pointe adaptées aux besoins spécifiques de chaque client.

- Big Data et Informatique Cognitive: nous utilisons le Big Data pour traiter de grands volumes d'informations sur la santé, favorisant ainsi la prise de décision. L'informatique cognitive nous permet d'interpréter des données complexes, apportant insights précieux aux professionnels de santé ;

Intelligence Artificielle: nous mettons en œuvre des solutions d'IA pour les analyses prédictives et d’assistance, améliorant ainsi la personnalisation du parcours de traitement. Cela permet non seulement d'améliorer les résultats pour les patients, mais aussi d'optimiser les ressources des établissements de santé ;

Télémédecine: nous développons des plateformes de télémédecine pour faciliter l'accès aux soins médicaux, en particulier dans les régions reculées ou pour les patients qui ne peuvent pas se déplacer facilement ;

- RPA et API: nous automatisons les processus répétitifs dans la gestion de santé à l'aide de la RPA (Robotic Process Automation), libérant ainsi les professionnels de la santé pour des tâches plus critiques. Les API permettent l'intégration de différents systèmes et dispositifs, améliorant ainsi l'efficacité opérationnelle.

Nous adoptons une méthodologie agile dans nos projets, en veillant à ce que les solutions soient développées et mises en œuvre rapidement et efficacement, tout en conservant la flexibilité nécessaire pour s'adapter aux changements et aux défis émergents. Notre framework est conçu pour s'adapter pleinement aux besoins spécifiques de chaque client dans le secteur de santé, garantissant que les solutions ne sont pas seulement technologiquement avancées, mais aussi alignées sur les objectifs et les défis spécifiques des institutions et des patients qu'elles servent.

Qu'il s'agisse d'optimiser les processus, de réduire les coûts ou de mettre en œuvre des systèmes intégrés, nous disposons de l'expérience et de la technologie nécessaires pour aider votre entreprise à progresser dans le processus de transformation numérique. Contatez nos experts

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