Fast Check-in: autoatendimento hospitalar reduz tempo de espera

Inovação e integração tecnológica agilizam atendimento e reduzem custos, transformando a experiência do paciente em hospitais

Desafio

Uma rede de saúde, composta por hospitais, centros médicos e laboratórios, necessitava de uma solução para agilizar o processo de check-in dos pacientes, minimizando o contato humano e os custos associados, ao mesmo tempo que otimizaria o tempo de espera para consultas, exames e internações.

Solução

A act digital desenvolveu uma aplicação integrada, que permite aos pacientes realizarem o check-in por meio de um app ou totens instalados nas unidades da rede. A solução está integrada com as operadoras de planos de saúde para automatizar a autorização de procedimentos.

Resultados

O projeto resultou em uma redução significativa do tempo médio de atendimento na recepção, de 25 minutos para apenas 4 minutos, uma diminuição superior a 80%. Além disso, houve uma redução de 70% nos custos relacionados ao check-in do paciente.

No setor da saúde, eficiência e inovação tecnológica são fundamentais para oferecer um atendimento de qualidade e melhorar a experiência do paciente. Com o objetivo de revolucionar o processo de check-in nos hospitais, uma das maiores redes de saúde do Brasil contratou a act digital para desenvolver uma solução que pudesse integrar seus sistemas e automatizar o processo de check-in, reduzindo a interação humana e os custos associados aos processos da área.

O projeto concentrou-se na criação de um sistema que permitisse aos pacientes realizarem o check-in para consultas, exames e internações por meio de um aplicativo móvel ou totens de autoatendimento instalados nas unidades da rede. A solução foi integrada com as operadoras de planos de saúde, automatizando a autorização dos procedimentos e dispensando a necessidade de interação com os recepcionistas.

Nesse projeto, a act digital atuou, inicialmente, no desenvolvimento do novo sistema, empregando tecnologias avançadas como Back End Node Js, Front End React, Banco de Dados Dynamo, entre outras. Em um segundo momento, alocamos nesse cliente uma equipe especializada (squad act digital) para garantir a expansão e a integração eficaz do sistema em todas as unidades da rede. Em meio ao processo de transformação digital na saúde, a autonomia e a agilidade que o sistema oferece aos pacientes resultou em otimização do atendimento, aprimorando a experiência dos clientes. Do ponto de vista da eficiência operacional, a redução de tempo, custos e recursos tem potencial para gerar um impacto abrangente nos resultados da companhia, que diariamente atende quase 3 milhões de pacientes.

Cliente: Liderança em cuidados de saúde e compromisso com a excelência

A act digital foi selecionada para implementar a solução de check-in automatizado em uma das maiores redes integradas de cuidados em saúde do Brasil. Reconhecido por sua presença abrangente, o grupo tem atuação nacional, contando com uma infraestrutura abrangente, que contempla dezenas de hospitais próprios, clínicas oncológicas e uma variedade de serviços complementares.

Com uma equipe de mais de 70 mil colaboradores e 87 mil médicos credenciados, a rede realiza um volume expressivo de atendimentos: 5,3 milhões de emergências, 4,4 milhões de atendimentos ambulatoriais por ano, 486 mil cirurgias, e 47.483 partos anuais, além de administrar 11.512 leitos e atender 2,7 milhões de pacientes-dia.

A companhia tem se destacado pela adoção de novas tecnologias e pela expansão do seu alcance, sendo referência em qualidade técnica no setor da saúde. A implantação do novo sistema para o processo de check-in reflete o alinhamento do grupo com a transformação digital e a otimização das suas operações, aumentando o foco da atuação no que realmente importa: a prestação de serviços de saúde satisfatórios e humanizados.

Desafio: integrar tecnologia para melhorar a eficiência no atendimento hospitalar

Buscando melhorar sua eficiência operacional e financeira, além de aprimorar a satisfação dos clientes, o grupo identificou que era necessário modernizar e agilizar o processo de check-in dos pacientes. A solução deveria minimizar a interação humana e reduzir tanto os custos operacionais quanto o tempo de espera para atendimento.

O desafio estava em desenvolver uma aplicação que se integrasse perfeitamente com os sistemas existentes da rede de saúde e também com as operadoras de planos de saúde. Além disso, era fundamental garantir a usabilidade e a acessibilidade da aplicação para todos os pacientes, independentemente de sua familiaridade com a tecnologia.

Outro desafio crítico era a necessidade de implementar a aplicação em uma rede de saúde de abrangência nacional e com potencial para expansão por meio de fusões e aquisições. Esse contexto exigia uma solução robusta e escalável. A rede buscava uma ferramenta que não apenas simplificasse o processo de check-in, mas também melhorasse a organização dos processos de atendimento e acolhimento em suas unidades.

Para superar esses desafios, foram estabelecidos alguns objetivos:

  • integrar a aplicação de check-in com sistemas existentes e operadoras de planos de saúde;
  • desenvolver uma interface com excelente usabilidade e acessível para todos os pacientes;
  • garantir a escalabilidade da solução para atender uma grande rede hospitalar;
  • diminuir em 70% os custos relacionados ao check-in do paciente;
  • reduzir em pelo menos 30% o tempo de espera para atendimento.

Solução: automação e integração para ganho de eficiência

Os desafios enfrentados pela rede hospitalar destacavam a necessidade de uma solução que otimizasse o processo do check-in, integrando-o a outros sistemas (internos e externos). A solução proposta focava exatamente nesses aspectos. Inicialmente, a equipe de especialistas da act digital realizou uma análise detalhada dos sistemas de check-in e das operadoras de planos de saúde. Com base nesse diagnóstico, foi desenvolvida uma aplicação que permitisse aos pacientes realizarem o check-in utilizando o app da rede ou totens de autoatendimento nas unidades, com funcionalidades integradas automaticamente com as operadoras de planos de saúde para a autorização de procedimentos.

Metodologia

A abordagem da equipe de desenvolvimento concentrou-se em garantir um desenvolvimento ágil, com foco na experiência do usuário, para oferecer uma interface de fácil utilização. Ao longo do projeto, também foram executados testes e validações continuamente, buscando assegurar a adequação do sistema em desenvolvimento aos propósitos traçados.

Depois do desenvolvimento e validação do sistema Fast Check-In, a act digital alocou uma squad especializada, que agora atua internamente na companhia promovendo a implantação do sistema em todas as unidades da rede.

Tecnologias aplicadas

A solução para o desafio enfrentado pela rede hospitalar foi construída com uma combinação de tecnologias avançadas, como:

  • Back End Node Js e Front End React;
  • Banco de Dados Dynamo;
  • Testes Automatizados em Jest;
  • Lambda e SonarQube;
  • Arquitetura de Microsserviços, Terraform, SQS, Kafka e REST.

A combinação dessas metodologias e tecnologias permitiu a criação de uma solução inovadora que atendeu aos objetivos de reduzir custos, otimizar o tempo de espera e melhorar a eficiência operacional dos hospitais.

Resultados: Fast Check-in transforma a experiência de atendimento na saúde

A implementação da solução de check-in automatizado trouxe resultados notáveis para a rede hospitalar, destacando-se pela melhoria contínua na eficiência dos processos e na experiência do paciente. Confira os resultados alcançados após a implementação do sistema.

Redução do tempo de atendimento

Um dos resultados esperados pelo projeto era a redução de 30% no tempo de atendimento na recepção. Depois da implantação, identificamos que a solução conseguiu superar essa projeção.

  • O tempo médio de atendimento foi reduzido de 25 minutos para apenas 4 minutos, uma diminuição superior a 80%;
  • Isso resultou em uma maior satisfação dos pacientes e uma otimização significativa dos fluxos de trabalho nas unidades hospitalares.

Diminuição dos custos operacionais

A redução de custos relacionados ao processo de check-in foi outra meta alcançada.

  • Diminuição de 70% nos custos associados, melhorando a eficiência financeira e a competitividade da rede.

Melhoria na eficiência e organização dos processos

A solução também promoveu uma melhoria na organização e eficiência dos processos de atendimento.

  • A agilidade e a autonomia proporcionadas aos pacientes permitiram que o processo de autoatendimento e autorização junto aos convênios fosse realizado de maneira mais rápida e eficiente;
  • Devido à automação dos processos de atendimento, a rede conseguiu melhorar o gerenciamento dos fluxos de pacientes, oferecendo uma experiência satisfatória aos seus clientes.

Como podemos ajudar a sua empresa

Eficiência e precisão são fundamentais na área da saúde, que se apropria cada vez mais da tecnologia para aprimorar a qualidade dos serviços prestados. A act digital conta com profissionais especializados, que entendem os desafios desse mercado e atuam para otimizar processos operacionais e aprimorar a acessibilidade aos serviços de saúde.

Estamos conduzindo a transformação digital na área da saúde a partir de tecnologias avançadas, que são adaptadas às necessidades específicas de cada cliente.

  • Big Data e Computação Cognitiva: utilizamos Big Data para processar grandes volumes de informações de saúde, favorecendo a tomada de decisões. A computação cognitiva permite interpretar dados complexos, fornecendo insights valiosos para profissionais da saúde;
  • Inteligência Artificial: implementamos soluções de IA para análises preditivas e assistenciais, aprimorando a personalização da jornada de tratamento. Isso não só melhora os resultados para os pacientes, mas também otimiza os recursos das instituições de saúde;
  • Telemedicina: desenvolvemos plataformas de telemedicina para facilitar o acesso a cuidados médicos, especialmente em áreas remotas ou para pacientes que não podem se deslocar facilmente;
  • RPA e APIs: automatizamos processos repetitivos na gestão da saúde usando RPA (Robotic Process Automation), liberando profissionais da saúde para tarefas mais críticas. As APIs permitem a integração de diferentes sistemas e dispositivos, melhorando a eficiência operacional.

Adotamos uma metodologia ágil nos nossos projetos, garantindo que as soluções sejam desenvolvidas e implementadas de forma rápida e eficiente, mantendo a flexibilidade para adaptar-se às mudanças e desafios emergentes. Nosso framework é projetado para ser totalmente adaptável às necessidades específicas de cada cliente no setor da saúde, garantindo que as soluções sejam não apenas tecnologicamente avançadas, mas também alinhadas com os objetivos e desafios específicos das instituições e dos pacientes que elas servem.

Seja para otimizar processos, reduzir custos, ou implementar sistemas integrados, temos a experiência e a tecnologia para ajudar a sua empresa a avançar no processo de transformação digital. Entre em contato com os nossos especialistas.

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